Zarządzanie zapasami w modelu omnichannel: poznaj sposoby na zbilansowane stany magazynowe

Omnichannel jest modelem sprzedaży integrującym obszary offline i online.Inaczej niż w multichannel, gdzie każdy kanał działa niezależnie, w omnichannel wszystko odznacza się spójnością. Znacznie poprawia to doświadczenia klientów. Rolę spoiwa łączącego całą sieć sprzedaży odgrywają systemy ERP, WMS i OMS. Narzędzia umożliwiają centralizację danych i aktualizację stanów magazynowych na bieżąco. Dzięki temu firmy mogą szybko reagować na zmiany w popycie, zachowując zbilansowany poziom zapasów.

Zarządzanie zapasami w modelu omnichannel jest wyzwaniem. Nadmiar produktów oznacza wzrost kosztów magazynowania. Z kolei braki hamują handel, powodując spadek zaufania klientów. Często dochodzi do overselling, czyli sprzedaży produktów, które nie mają pokrycia w stanach. Wniosek? Zapasy należy odpowiednio bilansować.

Zarządzanie towarem w omnichannel komplikuje fakt, że odpowiednią jego ilość należy przypisać do każdego kanału sprzedaży. To ważne, bo klienci oczekują szybkiej realizacji zamówień i wglądu w ofertę niezależnie od miejsca styku z marką. Utrzymywanie rentowności wymaga więc precyzyjnego monitorowania zapasów i dynamicznej reakcji na zmieniające się potrzeby.

Skuteczne zarządzanie zapasami w modelu omnichannel opiera się o cztery kluczowe elementy:

• Pełna widoczność zapasów: zapewniają to system z centralną bazą danych, który może aktualizować stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Pozwala to kontrolować zapasy we wszystkich kanałach sprzedaży w jednym narzędziu – sprawnie i precyzyjnie. Gwarantuje również dynamiczną reakcję na często zmieniające się potrzeby klientów.
• Wskaźnik – możliwe do obiecania (ang. Available to Promise): mechanizm uwzględnia aktualne zapasy, przewidywane dostawy i średni czas realizacji zamówień. Na tej podstawie podpowiada, ile jeszcze zamówień można przyjąć nawet, jeśli bazowe produkty dostępne są wyłącznie wirtualnie (np. kiedy dostawa jest w drodze). Dzięki temu przedsiębiorstwa zawsze mogą spełniać oczekiwania klientów.
• Dynamiczne prognozowanie popytu: analiza danych historycznych z wykorzystaniem technologii AI demand sensing umożliwia przewidywanie przyszłego popytu. Takie podejście to sposób na optymalizację zapasów i minimalizację ryzyka finansowego.
• Elastyczne lokowanie towaru: dynamiczna alokacja, systemy zarządzania zamówieniami (ang. Distributed Order Management) oraz strategia polegająca na wysyłce ze sklepu stacjonarnego ( Ship-From-Store). To rozwiązania, które pozwalają na szybkie transportowanie towaru między lokalizacjami w odpowiedzi na bieżące potrzeby rynku. Wyraźnie zwiększa to efektywność pracy i doświadczenia zakupowe klientów.

Analiza ABC jest metodą zarządzania zapasami, która polega na klasyfikowaniu produktów według ich wartości i wielkości obrotu. Te z kategorii A – cenne (ang. Vital few) generują największe przychody i wymagają szczególnej uwagi. Do grupy B należy towar o umiarkowanym znaczeniu, a do C masowy (ang. Trivial many). Bazując na analizie ABC, można zaplanować optymalny rozkład asortymentu na hali. Artykuły o wysokiej rotacji przesunąć najbliżej strefy wysyłkowej, a te o mniejszej do dalszych stref hali. Gwarantuje to dobry przepływ produktów w magazynie.

Utrzymywanie zapasu bezpieczeństwa (ang. Safety stock) pozwala firmie realizować zamówienia nawet, jeśli główne zasoby się wyczerpały. Oblicza się go, zestawiając czas dostawy, procent świadczonych usług oraz poziom standardowego zapotrzebowania (+odchylenia) na produkty. Firma powinna tak ustalać odpowiednie wartości dla każdego kanału sprzedaży.

Istnieje także wiele metod redukcji zapasów martwych (ang. Dead stock). Jedną z nich są promocje. Kolejnym – bundling, czyli sprzedaż kilku pozycji w jednym pakiecie po niskiej cenie. Towar można także dystrybuować w outletach, lub przekazywać organizacjom charytatywnym. Dobrze sprawdza się też recykling – ponowne zużytkowanie materiałów pochodzących z przetworzonych produktów. Tych kilka strategii pomaga utrzymywać zbilansowany poziom zapasów i minimalizować koszty magazynowania.

Efektywną kontrolę zapasów w modelu omnichannel zapewnia system zarządzania magazynem (ang. Warehouse Management System, WMS). Narzędzie wspiera procesy przyjmowania towaru oraz kompletowania zamówień. Wybierając WMS, warto zwrócić uwagę na skalowalność narzędzia oraz jego możliwości w zakresie integracji z platformami e-commerce. Oprogramowanie powinno być elastyczne i sprawnie współpracować z różnymi źródłami danych. Dzięki temu wspiera dynamiczny rozwój firmy oraz zapewnia klientom spójne doświadczenia zakupowe w każdym kanale sprzedaży.

System zarządzania zamówieniami (ang. Order Management System, OMS) monitoruje pracę biura obsługi klienta. Jest to centralne źródło danych, które dostarcza spójne informacje o przebiegu realizacji zamówień, jego statusach, wysłanych dokumentach czy procesach obsługi posprzedażowej.

Z wykorzystaniem nowoczesnych technologii można kompleksowo automatyzować przebieg kluczowych operacji na hali. RFID (Radio Frequency Identification) automatyzuje procesy zarządzania przepływem asortymentu, w tym inwentaryzację w czasie rzeczywistym.  Dostarcza tak precyzyjnych danych o rzeczywistych stanach magazynowych. Dalszy rozwój w tym obszarze polega na wdrażaniu inteligentnego systemu uzupełniania zapasów (ang. Smart Inventory Replenishment). Rozwiązanie na podstawie m.in. danych sprzedażowych z poprzednich okresów  podpowiada, ile towaru zamówić, żeby utrzymać płynną sprzedaż.

Pomocne są też sztuczna inteligencja (ang. Artificial Intelligence) i uczenie maszynowe (ang. Machine Learning). Algorytmy bazujące na tej technologii precyzyjnie prognozują zapotrzebowanie (na podstawie danych historycznych), minimalizując ryzyko nadwyżek lub braków towarów. Narzędzia tej klasy mogą na podobnej zasadzie generować zamówienia.

Wdrożenie nowoczesnych technologii przekłada się na wiele korzyści, w tym: mniejszą ilość błędów, czy możliwość szybszego uzupełniania zapasów. Pozwala to firmom skuteczniej zarządzać stanami magazynowymi.

Implementacja oprogramowania do zarządzania zapasami w omnichannel oznacza wiele wydatków. Koszty obejmują licencje na systemy WMS, OMS oraz API wymagane do sprawnej wymiany danych między narzędziami. W poczet inwestycji wchodzą też wydatki na sprzęt (np. RFID i IoT) pomocny w monitorowaniu stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Poza tym personel powinien przejść szkolenia w zakresie pracy z nową technologią.

Całościowe koszty wdrożenia i utrzymania wymienionych rozwiązań mogą być szczególnie odczuwalne dla małych czy średnich firm. Z tego względu częściej decydują się one na modele SaaS (ang. Software as a Service) oraz Płać w miarę rozwoju (ang. Pay-as-you-grow). W ramach SaaS przedsiębiorca zyskuje dostęp do systemu bez inwestowania w drogi sprzęt i infrastrukturę IT. Z kolei wybierając drugi, płaci wyłącznie za zasoby i funkcje, których używa.

Ważnych informacji o jakości zarządzania zapasami w modelu omnichannel dostarczają wskaźniki efektywności takie jak:

• Rotacja zapasów (ang. Inventory Turnover Ratio): informuje, jak często zapasy są odnawiane.
• Wskaźnik braków (ang. Defect Rate): określa procent zamówień niezrealizowanych z powodu braku towaru.
• Skuteczność realizacji zamówień ( Order Fulfilment Rate): mierzy efektywność obsługi zamówień w różnych kanałach sprzedaży.
• Koszty nadmiarowych zapasów: wydatki związane z magazynowaniem nadmiarowej ilości towaru.
• Zwrot z inwestycji w marżę brutto: ocenia opłacalność zapasów, wyrażając ją w stawce brutto.
• Wartość Życiowa Klienta ( Customer Lifetime Value): szacuje, jaką wartość dla firmy generuje klient w ciągu całego okresu współpracy.

Dzięki regularnej analizie wskaźników przedsiębiorca szybko dowiaduje się, które obszary wymagają optymalizacji. Może wprowadzać potrzebne zmiany, zwiększając wydajność poszczególnych działań i tym samym utrzymując wysoki poziom konkurencyjności.

W kolejnych latach jeszcze większą rolę w zarządzaniu zapasami odegrają analizy predykcyjne. Algorytmy przyszłości będą przewidywać popyt, bazując nie tylko na historii sprzedaży, ale również wskaźnikach pogodowych i ekonomicznych, a nawet opiniach w mediach społecznościowych. Pozwoli to sprawniej zarządzać towarem.

W przyszłości jeszcze więcej operacji na hali zostanie zautomatyzowanych. Roboty czy pojazdy AGV usprawnią obsługę towaru, minimalizując liczbę błędów. W części zadań, zwłaszcza tych powtarzalnych, ludzi będą wyręczać autonomiczne systemy. Ważną rolę odegrają też cyfrowi bliźniacy służący do symulacji rozchodu stanów magazynowych. Dalszego rozwoju można spodziewać się w zakresie Internetu Rzeczy (IoT), który będzie kluczem do konkurencyjności w dynamicznym świecie handlu nowoczesnego.

Przemyślane strategie oraz nowoczesne technologie – to filary skutecznego zarządzania zapasami w modelu omnichannel. Właściwe rozwiązania umożliwiają m.in. śledzenie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym (RFID, IoT), obliczanie przyszłego popytu (analizy predykcyjne) oraz dynamiczną relokację towaru (analiza ABC). Ważną rolę odgrywają również systemy WMS i OMS, które centralizują dane o zamówieniach i zapasach, łącząc całą sieć sprzedaży w zintegrowaną całość.

Umów się na bezpłatną prezentację z naszym ekspertem – poznaj w praktyce działanie Streamsoft Verto WMS, który zapewni Ci pełną kontrolę nad stanami magazynowymi.