Zakupy służbowe z pieniędzy pracownika - jak rozliczać

Dzień dobry, prowadzę kilkuosobową firmę dopiero od paru miesięcy. Do tej pory, jeśli była potrzeba, żeby któryś z pracowników kupił coś do biura, to dawałem zaliczkę a potem ją rozliczałem. Ostatnio była jednak sytuacja, że pracownik zakupił za prywatne środki, a teraz muszę mu zwrócić. Jak się rozliczyć w takim przypadku? Dziękuję! – Adam

W natłoku obowiązków przedsiębiorcy mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracownik będzie kupował materiały, towary i inne artykuły do firmy. W przypadku płatności środkami przedsiębiorstwa sprawa jest prosta, gdyż bezpośrednio pieniądze schodzą z konta firmy.

Pojawia się natomiast pytanie jak rozliczyć zakupy sfinansowane środkami pracownika?

Transakcja ta nie jest skomplikowana, gdyż taki zakup możemy rozliczyć albo gotówką, albo poprzez przelew bankowy. Zwrot środków pracownikowi następuje najczęściej na podstawie prawidłowo dostarczonej faktury, która jest wystawiona na dane firmowe. W przypadku zwrotu środków w gotówce należy stworzyć dokument potwierdzający przekazanie środków. Takim dokumentem może być KW (kasa wyda). Odpowiednio wypełnione wartością oraz podpisane przez obie strony stanowi rzetelny dokument do tej transakcji.

W przypadku zwrotu środków pracownikowi przelewem bankowym sytuacja jest prostsza, gdyż samo potwierdzenie przelewu już jest rzetelnym dokumentem. Przedsiębiorca powinien w tej sytuacji odpowiednio go zatytułować, tzn. w treści przelewu wskazać za co konkretnie jest zwrot środków.

Takie sytuacje jak powyżej mogą zdarzać się bardzo często w przedsiębiorstwie, gdyż czasami nawet dla ułatwienia pracownik płaci swoimi środkami, np. podczas wyjazdu służbowego, gdy nie została przed wyjazdem wypłacona zaliczka. Najważniejsze w całej sytuacji jest, aby środki zostały zwrócone pracownikowi, a zwrot odpowiednio udokumentowany.

Innym sposobem rozliczeń z pracownikami może być, tak jak Pan wskazał w zapytaniu, wypłata zaliczki dla pracownika oraz jej późniejsze rozliczenie. Ten mechanizm jest bardzo często stosowany w firmach.