Gdzie umieszczać adnotację „metoda kasowa” na fakturze?

Metoda kasowa w podatku VAT to szczególny sposób rozliczenia tego podatku, w którym moment powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy jest powiązany z otrzymaniem zapłaty za dostawę towarów lub świadczenie usług, a w konsekwencji wpływa również na moment odliczenia podatku naliczonego po stronie nabywcy. Zasady stosowania metody kasowej zostały określone w art. 21 ustawy o podatku od towarów i usług. Na mocy art. 21 ust. 1 mały podatnik może wybrać metodę rozliczeń polegającą na tym, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych przez niego dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:

1) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny,

2) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1

– po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę, zwaną dalej „metodą kasową”; otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Oznacza to, że sposób rozliczenia VAT jest bezpośrednio powiązany z przepływem środków pieniężnych, a nie – jak w zasadach ogólnych – z momentem dokonania dostawy lub wykonania usługi. Przy czym otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego wyłącznie w tej części.

Należy podkreślić, że prawo wyboru metody kasowej przysługuje wyłącznie tzw. małym podatnikom VAT. Zgodnie z art. 2 ust. 25 ustawy o VAT przez małego podatnika rozumie się podatnika podatku od towarów i usług:

2. u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2.000.000 euro,
3. prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, zarządzającego alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45.000 euro

– przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł.

Podatnik, który zdecydował się na stosowanie metody kasowej i spełnia warunki jej stosowania, jest zobowiązany do realizacji dodatkowych obowiązków w zakresie dokumentowania sprzedaży. Wynika to z faktu, że metoda kasowa wpływa nie tylko na sposób rozliczenia podatku po stronie sprzedawcy, lecz również na moment odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę. Z tego względu ustawodawca wprowadził obowiązek oznaczania faktur dodatkową adnotacją „metoda kasowa”.

Zgodnie bowiem z art. 106e ust. 1 pkt 16 ustawy o VAT, w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 21 ust. 1, faktura powinna zawierać wyrazy „metoda kasowa”.  Obowiązek ten ma charakter bezwzględny i dotyczy każdej faktury wystawionej przez podatnika stosującego metodę kasową. Brak tego oznaczenia stanowi naruszenie wymogów formalnych faktury i może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach VAT.

Adnotacja „metoda kasowa” na fakturze ma istotne znaczenie nie tylko dla sprzedawcy rozliczającego się metodą kasową w VAT, lecz przede wszystkim dla nabywcy. Zgodnie z art. 86 ust. 10e ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych towarów i usług udokumentowanych fakturą, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 16, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za te towary i usługi. Oznacza to, że w przypadku nabycia towarów lub usług udokumentowanych fakturą oznaczoną jako „metoda kasowa”, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje dopiero w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za tę fakturę.

Zatem nabywca nie może odliczyć VAT na zasadach ogólnych, lecz musi powiązać moment odliczenia z faktycznym uregulowaniem zobowiązania. W praktyce oznaczenie to pełni funkcję informacyjną i zapewnia prawidłowość rozliczeń podatkowych po obu stronach transakcji.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują konkretnego miejsca, w którym należy umieścić adnotację „metoda kasowa”. Oznacza to, że w przypadku faktur wystawianych poza KSeF podatnik ma w tym zakresie pewną swobodę, natomiast w przypadku faktur ustrukturyzowanych oznaczenie to wykazywane jest zgodnie ze strukturą logiczną systemu.

Warunkiem jest jednak, aby oznaczenie:

• było jednoznaczne,
• czytelne,
• nie zastępowało innych obowiązkowych elementów faktury.

W praktyce oznaczenie to najczęściej umieszczane jest:

• w nagłówku faktury,
• w części dodatkowych informacji lub uwag.

Należy również podkreślić, że oznaczenie to powinno być stosowane w języku polskim, zgodnie z brzmieniem wynikającym z ustawy. Dopuszczalne jest dodatkowe zamieszczenie tłumaczenia, jednak nie może ono zastąpić oryginalnej formy.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur istotnie zmienia sposób prezentowania danych na fakturze.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF:

• podatnik nie ma pełnej dowolności w zakresie rozmieszczenia danych,
• informacje są przekazywane w ramach określonej struktury logicznej – obecnie jest to FA(3).

Oznaczenie „metoda kasowa” nie funkcjonuje wyłącznie jako dowolny opis tekstowy, lecz powinno być wykazane zgodnie ze strukturą faktury ustrukturyzowanej. W praktyce oznacza to, że informacja o zastosowaniu metody kasowej jest przekazywana w odpowiednich elementach struktury logicznej, zgodnie z wymaganiami schemy FA(3), a systemy finansowo-księgowe zapewniają jej prawidłowe ujęcie przy wystawianiu faktury.
W konsekwencji, w środowisku KSeF znaczenie ma nie tylko sama treść adnotacji, lecz przede wszystkim jej prawidłowe ujęcie w strukturze logicznej dokumentu.
Z perspektywy praktycznej stosowania metody kasowej istotne jest zapewnienie spójności pomiędzy:

• statusem podatnika (mały podatnik stosujący metodę kasową),
• sposobem rozliczania VAT,
• oznaczeniem faktur,
• momentem odliczenia podatku przez kontrahentów.

Współczesne systemy księgowe co do zasady automatyzują proces oznaczania faktur, jednak odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń nadal spoczywa na podatniku. Błędne oznaczenie faktury lub jego brak może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach VAT zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy, w szczególności w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.