Najem mieszkania przeznaczonego na cele działalności – co w przypadku wydatków na jego remont?

W nawiązaniu do art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7.07.1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2025 r. poz. 418 zwanej dalej ustawą – Prawo budowlane) przez remont rozumie się wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

Remont nie polega na ulepszeniu istniejącego obiektu, na zwiększeniu jego wartości użytkowej, wartości funkcjonalnej.

Remont polega na odtworzeniu stanu pierwotnego niemniej możliwe jest użycie do tego celu innych materiałów aniżeli użyto pierwotnie.

Nie można również mylić remontu z bieżącą konserwacją obiektu.

Remont ma więc za zadanie przywrócenie stanu obiektu do jego pierwotnej funkcjonalności, przywrócenie jego pierwotnej wartości użytkowej.

Wydatki poniesione na remont lokalu przez podatnika będącego jego właścicielem mogą zostać przez niego ujęte bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów, a więc w odróżnieniu od ulepszenia nie zwiększają one wartości początkowej lokalu.

Na mocy art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF wydatki ponoszone na cele działalności gospodarczej będą uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli spełnią łącznie poniższe warunki:

• będą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie zostaną podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie,
• będzie istnieć związek pomiędzy tymi wydatkami a uzyskiwanymi przychodami,
• będą poniesione przez podatnika,
• nie będą występować w ustawowym katalogu kosztów niepodatkowych,
• zostaną właściwie udokumentowane.

Wydatki uznane za koszty uzyskania przychodów obniżają wysokość podatku dochodowego a nieuznane za koszty podatkowe nie obniżają podatku dochodowego.

Podatnik zawsze musi być w stanie (przed organami podatkowym) udowodnić, że dany wydatek jest zasadny w prowadzonej działalności gospodarczej.

Czy wobec tego wydatki na remont najmowanego mieszkania na cele prowadzonej działalności będą stanowić koszty uzyskania przychodów?

W nawiązaniu do ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 zwanej dalej ustawą – Kodeks cywilny) wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę.

Jeżeli w czasie trwania najmu rzecz wymaga napraw, które obciążają wynajmującego, a bez których rzecz nie jest przydatna do umówionego użytku, najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego.

Niemniej najemcy, także z własnej woli, ponoszą różnego rodzaju wydatki na najmowane mieszkanie na cele prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Czy wobec tego wydatki na remont najmowanego mieszkania, które jest przeznaczone na prowadzenie działalności, będą stanowić u najemcy koszty uzyskania przychodu?

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą i postanowił wynająć na cele firmowe mieszkanie np. na siedzibę firmy wiele razy zastanawia się, czy poza opłatami za najem i za media może coś jeszcze zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Czy wydatki na remont najmowanego na cele prowadzonej działalności mieszkania stanowią koszty uzyskania przychodów u najemy tego mieszkania?

Tak stanowią, niemniej wydatki te muszą wypełniać powyżej wymienione warunki uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów. Poza tym wydatki te muszą faktycznie stanowić wydatki na remont. Jeżeli bowiem okazałoby się, iż wydatki na remont doprowadziły jednak do ulepszenia najmowanego mieszkania, wówczas wartość tych wydatków stanowiłaby ulepszenie obcego środka trwałego, a jak wiadomo ani amortyzacja mieszkania ani amortyzacja ulepszenia tego mieszkania nie stanowi aktualnie kosztów uzyskania przychodów.

Remont mieszkania jest nieodzowny w celu utrzymania go w stanie odpowiedniej używalności. Jeżeli najemca prowadzi w wynajętym mieszkaniu działalność, to wydatki na remont tego mieszkania może ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Należy jednak podkreślić, iż najemca powinien udokumentować i uzasadnić, iż remont najmowanego mieszkania jest niezbędny dla osiągania przychodów z działalności. Jeżeli np. profil działalności wymaga użytkowania biura (mieszkania), które jest w dobrym stanie, a przychodzą do tego biura klienci i zauważają aktualny stan nieruchomości, to oczywiście podatnik nie może sobie pozwolić na kiepski lub przeciętny stan tego biura (mieszkania). Niektórzy klienci mogą nie powrócić do przedsiębiorcy z uwagi na słaby stan nieruchomości. Inni mogą wprawdzie przychodzić, ale swoją opinie o biurze przekażą kolejnym osobom. Wydatki na remont w takim wypadku znajdują wówczas swoje uzasadnienie.

Najistotniejsze więc u najemcy na gruncie uznania poniesionych przez niego wydatków na remont najmowanego mieszkania, przeznaczonego na cele działalności za koszty uzyskania przychodów poza spełnieniem ww. przesłanek, jest racjonalne uzasadnienie konieczności poniesienia tych wydatków.