Przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy, że niekiedy po przekroczeniu limitu obrotu 20.000 zł nie trzeba od razu instalować kasy fiskalnej i prowadzić ewidencji sprzedaży przy jej pomocy.
Tę kwestię szczegółowo wyjaśniono w niniejszej publikacji.
Kto ma obowiązek stosować kasę rejestrującą?
W nawiązaniu do art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) oraz rolników ryczałtowych jest zobligowany do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Zatem prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej dotyczy tylko sprzedaży na rzecz osób prywatnych – konsumentów. Nie dotyczy sprzedaży na rzecz firm.
Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT.
Ponadto należy pamiętać, iż zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani m.in. do wystawiania i wydania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej lub
- za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa KAS pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Co więcej w myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625) podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz konsumentów przy pomocy kasy rejestrującej są zobligowani m.in. do:
- wystawiania i wydawania nabywcy bez jego żądania paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;
- w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
- w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
- za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Kiedy następuje moment, w którym przedsiębiorca będzie zobowiązany do instalacji kasy rejestrującej?
Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902) występują momenty, w których przedsiębiorca będzie zobowiązany do rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej.
Moment ten nazywa się utratą prawa do korzystania ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy, z którego dotychczas przedsiębiorca korzystał.
Utrata prawa do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej |
|
Wartość sprzedaży dokonanej na rzecz konsumentów oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę rocznego limitu 20.000 zł (zapłata gotówką lub przelewem). | Rozpoczęcie sprzedaży towarów lub usług wykluczających zwolnienie z kasy rejestrującej a zawartych § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas rejestrujących nawet, jeżeli u nich wartość sprzedaży nie przekroczyła kwoty limitu 20.000 zł |
W niektórych sytuacjach utrata prawa do zwolnienia nie wiąże się bezwzględnie z obowiązkiem instalacji kasy rejestrującej. Należy jednak od tego momentu ściśle przestrzegać pewnych zasad.
Przedsiębiorcy zapominają o pewnej możliwości
W załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kasy rejestrującej znajduje się następujące zwolnienie.
Zwalnia się przedsiębiorcę z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej w przypadku:
- dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),
- świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła
Skorzystanie z powyższych zwolnień wymaga od przedsiębiorcy:
- otrzymania całości zapłaty (za dostawę towarów w systemie wysyłkowym albo świadczenie usług) za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, oraz
- z prowadzonej przez przedsiębiorcę ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie sprzedaży ta wpłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres) – chodzi o to, aby z ewidencji i przelewów wynikały takie danej jak: dane odbiorcy, numer paragonu (faktury), za co została dokonana zapłata.
Jeżeli przedsiębiorca jest w stanie zidentyfikować każdą otrzymaną przelewem lub pocztą wpłatę, czego ona dotyczy i od kogo jest, wówczas cały czas może korzystać z tego zwolnienia – nawet jak przekroczy limit 20.000 zł. To z kolei powoduje, że nie musi instalować kasy rejestrującej i ewidencjonować sprzedaży za pomocą kasy – dopóki nie otrzyma po raz pierwszy zapłaty gotówką za sprzedane towary lub usługi.
Przedsiębiorca ma obowiązek zaliczyć każdą sprzedaż na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) do wartości limitu obrotu 20.000 zł z wyjątkiem:
- dostawy nieruchomości,
- sprzedaży składników majątku zaliczanych u przedsiębiorcy do środków trwałych.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię.
W § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień ustawodawca zawarł katalog towarów lub usług, których już pierwsza sprzedaż wymaga zaewidencjonowania na kasie rejestrującej.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta z powyższego zwolnienia i jednocześnie rozpocznie sprzedaż poniżej wymienionych towarów lub usług (§ 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień), to powinien pamiętać, że:
- rozpoczęcie sprzedaży pierwszego towaru lub usługi wymienionych w 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień zobowiązuje go do zaewidencjonowania tej sprzedaży na kasie rejestrującej, oraz
- nadal może korzystać z powyższego zwolnienia w stosunku do sprzedaży towarów lub usług, które dotychczas przedsiębiorca sprzedawał nawet, jeżeli przekroczył limit 20.000 zł.
Poniżej przedstawiono aktualny wykaz usług wykluczających zwolnienie z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Usługi, których sprzedaż wymaga stosowania kasy fiskalnej - bez względu na nieprzekroczenie limitu 20.000 zł |
|
Punkt | Opis usługi |
a) | Przewozy pasażerskie w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień z kasy rejestrującej |
b) | Przewozy taksówkami (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą |
c) | Naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania |
d) | Wymiana opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów |
e) | Badania i przeglądy techniczne pojazdów |
f) | Opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień z kasy rejestrującej |
g) | Usługi prawnicze, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień z kasy rejestrującej |
h) | Doradztwo podatkowe |
i) | Usługi związane z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie catering oraz świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo |
j) | Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne |
k) | Usługi kulturalne i rozrywkowe - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe |
l) | Usługi związane z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne |
m) | Usługi mycia, czyszczenia samochodów i usługi zbliżone (PKWiU 45.20.30.0), |
Poniżej przedstawiono aktualny wykaz towarów wykluczających zwolnienie z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Towary, których sprzedaż wymaga stosowania kasy fiskalnej - bez względu na nieprzekroczenie limitu 20.000 zł |
|
Punkt | Opis towaru |
a) | Gaz płynny |
b) | Części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00) |
c) | Silniki do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408) |
d) | Nadwozia do pojazdów silnikowych (CN 8707) |
e) | Przyczepy i naczepy (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00) |
f) | Części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90) |
g) | Części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do:
|
h) | Komputery, wyroby elektroniczne i optyczne oraz silniki elektryczne, prądnice i transformatory (PKWiU ex 26 i ex 27.11) |
i) | Sprzęt fotograficzny, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1) |
j) | Wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT |
k) | Zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych |
l) | Wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN |
m) | Wyroby tytoniowe (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów |
n) | Napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2% a także będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów |
o) | Perfumy i wody toaletowe (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów |
Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy
Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy