Kiedy należy stosować mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności jak sama nazwa wskazuje to metoda dokonywania płatności (przelewu) przy użyciu specjalnej opcji (komunikatu) dostępnej w bankowości elektronicznej, która nazywa się split payment (lub mechanizm podzielonej płatności).

Podatnik (nabywca) używając opcji split payment dokonuje zapłaty za otrzymaną fakturę, a mechanizm podzielonej płatności realizuje automatycznie podział kwoty zapłaty na:

• całą wartość netto faktury albo część wartości netto z faktury,
• całą wartość podatku VAT albo część podatku VAT odpowiadający części wartości netto z faktury.

Technicznie rzecz biorąc, kwota należna za fakturę pobierana jest z podziałem na:

• wartość netto z faktury z rachunku firmowego (rozliczeniowego),
• wartość VAT dotyczący opłacanej faktury z rachunku VAT a jeżeli nie ma na nim środków to z rachunku firmowego.

Pytanie wydawałoby się proste, jednak nie jest tak do końca. Należy się przyjrzeć obydwu stronom transakcji z podziałem na czynnych podatników VAT i podatników zwolnionych z VAT.

Zobligowanym do stosowania mechanizmu podzielonej płatności jest:

• sprzedawca będący czynnym podatnik VAT (także stosujący proporcję VAT),
• nabywca będący czynnym podatnikiem VAT albo podatnikiem zwolnionym z VAT

– jeżeli transakcja dotyczy towarów z załącznika nr 15 do ustawy o VAT a jej wartość przekracza sumę 15.000 zł.

Warto podkreślić, że po stronie sprzedawcy zastosowanie mechanizmu split payment będzie obowiązkowe tylko, gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Zupełnie inaczej jest po stronie nabywcy. Obowiązek zastosowania mechanizmu split payment będzie posiadał nabywca będący albo czynnym podatnikiem VAT, albo podatnikiem zwolnionym z VAT:

• podmiotowo czyli ze względu na nieprzekroczenie rocznej wartości sprzedaży w poprzednim roku 200.000 zł (limit należy zmniejszyć w proporcji do liczby dni prowadzenia działalności w przypadku podatników rozpoczynających w danym roku sprzedaż opodatkowaną VAT ( 113 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług zwanej dalej ustawą o VAT), lub
• przedmiotowo a więc z uwagi na przedmiot (rodzaj) dokonywanej sprzedaży ( 43 ustawy o VAT).

Oczywiście posiadanie ww. określonego statusu VAT jeszcze nie obliguje podatnika do stosowania mechanizmu podzielonej płatności, bowiem wraz ze statusem łącznie muszą być spełnione poniżej wymienione warunki.

Mechanizm podzielonej płatności należy stosować w ściśle określonych przypadkach. Warunki te zawarto w poniższej tabeli. Muszą one być spełnione łącznie. Zatem niewypełnienie choćby jednego powoduje, iż zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności nie jest obowiązkowe. Co to oznacza? Można wówczas zastosować go dobrowolnie.

Warto jeszcze powiedzieć o kwestii dobrowolności mechanizmu podzielonej płatności.

Sprzedawca będący czynnym podatnikiem VAT, który sprzedaje towar lub usługę z załącznika nr 15 do ustawy o VAT o łącznej wartości 15.000 zł, ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży z uwzględnieniem mechanizmu podzielonej płatności.

Poza standardowymi elementami faktury sprzedaży musi dodać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”.

Nabywca, który otrzyma fakturę o wartości powyżej 15.000 zł za nabyte towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT ma obowiązek zapłacić za tę fakturę z użyciem mechanizmu split payment.

W takim wypadku na skutek przelewu za fakturę z użyciem komunikatu split payment:

• kwota netto z otrzymanej faktury regulowana jest z rachunku firmowego nabywcy na rachunek firmowych sprzedawcy,
• kwota VAT z otrzymanej faktury regulowana jest z rachunku VAT nabywcy na rachunek VAT sprzedawcy.

To jednak nie wszystko.

Nabywca, który otrzyma fakturę z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, ma obowiązek opłacić daną fakturę z zastosowaniem tego mechanizmu jeżeli:

• wartość faktury opiewa na sumę powyżej 15.000 zł,
• na fakturze jest minimum jedna pozycja towaru albo usługi zawarta w załączniku nr 15 do ustawy o VAT,
• sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Trzeba podkreślić, że wszystkie pozycje na fakturze nie muszą dotyczyć towarów lub usług zawartych w art. 15 do ustawy o VAT. Wystarczy, że jedna pozycja na fakturze będzie towarem lub usługą z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, niemniej cała taka faktura musi opiewać na wartość większą, aniżeli 15.000 zł.

Kolejna kwestia to 15.000 zł dotyczy kwoty wartości brutto a nie netto.

Niezwykle ważną rzeczą jest to, że nawet gdy sprzedawca nie zawarł na fakturze sformułowania „mechanizm podzielonej płatności”, a faktura powinna być tak opłacona, to nabywca ma obowiązek zapłacić za nią z zastosowaniem tego mechanizmu.

To oznacza, że nabywca ma obowiązek każdorazowo sprawdzić czy otrzymana faktura o wartości powyżej 15.000 zł brutto (otrzymana od czynnego podatnika VAT) zawiera choć jeden towar lub usługę z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.

Przykład 1

Nabywca otrzymał od sprzedawcy – czynnego podatnika VAT fakturę na sumę 14.000 zł brutto tytułem wykonania usług malarskich. Czy tę fakturę nabywca powinien opłacić z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności?

W tej sytuacji nabywca może dobrowolnie uregulować fakturę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Przykład 2

Nabywca otrzymał od sprzedawcy – czynnego podatnika VAT fakturę na sumę 11.000 zł brutto za związane z wykonywaniem elementów dekoracyjnych. Na fakturze widnieje zapis „mechanizm podzielonej płatności”. Czy tę fakturę nabywca powinien opłacić z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności?

W tej sytuacji nabywca może dobrowolnie uregulować fakturę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Opatrzenie faktury sformułowaniem „mechanizm podzielonej płatności” wobec faktury poniżej 15.000 zł nie powoduje obowiązku zapłaty za nią z zastosowaniem tego mechanizmu.

Przykład 3

Sprzedawca – czynny podatnik VAT wystawił i przekazał nabywcy fakturę na sumę 16.000 zł brutto za sprzedaż wyposażenia ogrodowego i nie tylko na plac przed siedzibą firmy. Jedna pozycja na fakturze dotyczy samochodu osobowego. Na fakturze sprzedawca zawarł zapis „mechanizm podzielonej płatności”. Czy tę fakturę nabywca powinien opłacić z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności?

Wobec jednej pozycji na fakturze z załącznika nr 15 do ustawy o VAT i wartości faktury ponad 15.000 zł nabywca ma:

• obowiązek zapłacić za tę jedną pozycję faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności a za pozostałą wartość faktury bez użycia tego mechanizmu,
• obowiązek zapłacić za tę jedną pozycję faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności a za pozostałą wartość może dobrowolnie opłacić także z zastosowaniem tego mechanizmu.

Przykład 4

Nabywca otrzymał od sprzedawcy będącego czynnym podatnikiem VAT fakturę na sumę 17.000 zł brutto tytułem wykonania usług reklamowych. Faktura zawiera wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Czy tę fakturę nabywca powinien opłacić z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności?

W tej sytuacji nabywca może dobrowolnie uregulować fakturę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Na fakturze błędnie umieszczono zapis „mechanizm podzielonej płatności”. Usługi reklamowe nie widnieją w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (nie są objęte obowiązkiem zapłaty mechanizmem split payment).

Nawiązując o art. 105a ustawy o VAT w przypadku zakupu towarów z załącznika nr 15 do ustawy o VAT nabywca wraz ze sprzedawcą odpowiada solidarnie za zaległości w VAT sprzedawcy w części podatku VAT proporcjonalnie przypadającego na daną dostawę towarów dokonaną na rzecz nabywcy.

Dzieje się tak wtedy, gdy nabywca zauważył, iż:

• okoliczności towarzyszące tej dostawie towarów lub
• warunki, na jakich została ona dokonana

– odbiegały od okoliczności lub warunków zwykle występujących w obrocie tymi towarami, w szczególności jeżeli cena za towary była zaniżona w stosunku bez ekonomicznego uzasadnienia niższa od ich wartości rynkowej.

Należy zauważyć jedną rzecz. W ww. przepisie nie jest określona wartość transakcji powyżej 15.000 zł, a jedynie wymóg zakupu towarów z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Nabywcy powinni więc uważać, gdyż w każdym przypadku będą ponosić odpowiedzialność solidarną za niezapłacony z tej sprzedaży VAT sprzedawcy.

Co należy zrobić aby tego uniknąć?

Nabywca nie poniesie solidarnej odpowiedzialności wraz ze sprzedawcą za niezapłacony przez sprzedawcę VAT (z danej transakcji), jeżeli opłaci fakturę, na której choć jedna pozycja towaru występuje w załączniku nr 15 do ustawy o VAT z użyciem mechanizmu podzielonej płatności.

Powyższe odnosi się zarówno do faktur sprzedaży o wartości 15.000 zł, jak i poniżej tej wartości.

Końcowo należy podkreślić, iż nabywca musi każdorazowo sprawdzać faktury na kwotę powyżej 15.000 zł brutto i to niezależnie od tego co napisze tam sprzedawca. Musi zweryfikować czy:

• zostały wystawione przez czynnego podatnik VAT,
• zawierają choć jeden towar lub usługę z załącznika nr 15 do ustawy o VAT,
• powinny być zapłacone z użyciem mechanizmu split payment czy też nie.