Kiedy należy a kiedy nie trzeba wystawiać faktury końcowej?

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361, zwanej dalej ustawą o VAT) podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę, jeżeli:

• dokonał sprzedaży towarów lub usług na terytorium RP i poza terytorium RP na rzecz innego podatnika (na rzecz firmy lub osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej), która jest opodatkowania podatkiem VAT,
• dokonał wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, chyba, że podatnik korzysta ze szczególnej procedury rozliczania podatku VAT – czyli VAT OSS,
• dokonał wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• otrzymał całość zapłaty albo zaliczkę przed wykonaniem usługi lub dokonaniem dostawy towarów, których sprzedaż jest opodatkowana VAT.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Fakturę (w tym zaliczkową) podatnik jest zobowiązany wystawić najdalej do 15-go dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym dokonał dostawy towaru lub wykonał usługę lub otrzymał zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub realizacji usługi.

Należy jednak podkreślić, iż przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem albo podatnikiem zwolnionym z VAT jest obowiązany wystawić fakturę na żądanie nabywcy towaru lub usługi, która dokumentuje:

• sprzedaż towarów lub usług na terytorium RP i poza terytorium RP, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynikał z podstawowej zasady (początek publikacji) – z wyjątkiem sprzedaży, która musi być opodatkowana w dacie wystawienia faktury, albo sprzedaży rozliczanej przy zastosowaniu procedur szczególnych VAT-OSS, VAT-IOSS,
• otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem sprzedaży towarów lub usług, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z podstawowej zasady wystawiania faktur (początek publikacji),
• sprzedaż zwolnioną z opodatkowania VAT

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik – sprzedawca wystawił fakturę do paragonu bez numeru NIP – organ podatkowy może ustalić podatnikowi będącym sprzedawcą dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku VAT wykazanego na tej fakturze.

Osoby fizyczne, które otrzymały taką fakturę i będą się nią posługiwały mogą odpowiedzieć na za dokonanie wykroczenia skarbowego lub przestępstwa skarbowego, natomiast nie będzie naliczone dla nich dodatkowe zobowiązanie podatkowego.

Należy przypomnieć, iż faktur zaliczkowych przedsiębiorca nie może wystawić w stosunku do sprzedaży, która jest opodatkowana VAT w dacie wystawienia faktury, a nie w dacie dostawy towarów lub świadczenia usług.

Mowa tu m.in. o świadczeniach usług:

• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
• usług dystrybucji gazu przewodowego,
• usług dystrybucji energii elektrycznej,
• usług dystrybucji energii cieplnej lub chłodniczej,
• pozostałych.

Faktury zaliczkowej nie można wystawiać także, gdy zaliczkę przedsiębiorca otrzymał na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).

Warto wspomnieć, iż podatnik korzystający z procedur szczególnych VAT-OSS lub VAT-IOSS może jednak dobrowolnie wystawić fakturę dokumentującą czynności sprzedaży –  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na odległość a więc sprzedaż wysyłkową (WSTO),  albo sprzedaż na odległość towarów importowanych (SOTI).

Faktura końcowa to ostatnia faktura sprzedaży, jaka dotyczy realizowanej transakcji. Można by rzec, że to dokument, który zawiera podsumowanie i finalizuje rozliczenie danej transakcji sprzedaży.

Dlatego tak istotne jest, aby była wystawiona prawidłowo i w odpowiednim momencie.

Fakturę końcową przedsiębiorca wystawia tylko i wyłącznie do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej, albo do wystawionych wcześniej wielu faktur zaliczkowych.

Fakturę końcową należy wystawić, jeżeli:

• wartość wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej (oczywiście dotyczącej tej samej transakcji sprzedaży), albo
• wartość wszystkich wystawionych do danej transakcji faktur zaliczkowych

– nie opiewały na pełną wartość transakcji.

Zgodnie z art. 106f ust. 3 oraz 4 ustawy o VAT w sytuacji, gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, wówczas sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku VAT pomniejsza się o sumę kwot podatku VAT wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Faktura zaliczkowa powinna również zawierać numery identyfikujące ją w Krajowym Systemie e-Faktur, faktury wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane – numery tych faktur.

Jeżeli przedsiębiorca wystawił więcej niż jedną fakturę zaliczkową dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, to ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane – numery poprzednich faktur.

Przedsiębiorca nie musi w każdym przypadku wystawiać faktury końcowej do wystawionej uprzednio faktury zaliczkowej, albo faktur zaliczkowych.

Warto wspomnieć o jeszcze jednej wyjątkowej kwestii.

Jeżeli przedsiębiorca wystawił fakturę zaliczkową (lub faktury zaliczkowe), której wartość opiewa na 100% wartości transakcji, wówczas również nie będzie zobligowany do wystawienia faktury końcowej.

Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna z dnia 28.10.2020r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, iż „(…) Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca do otrzymanej „z góry” całości lub części zapłaty wynagrodzenia na poczet świadczenia ww. usług wystawia fakturę zaliczkową na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy.

W niniejszej sprawie należy wskazać, że jeżeli fakturą zaliczkową/fakturami zaliczkowymi Wnioskodawca udokumentował już całą należność, po wykonaniu usługi nie wystawia się już faktury końcowej. W takim przypadku ostatnią (końcową) fakturą jest faktura dokumentująca ostatnią wpłatę przed wykonaniem usług, przy czym faktura ta powinna zawierać numery faktur wystawianych przed wykonaniem usługi.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane w tym zakresie przepisy należy stwierdzić, że Wnioskodawca co do zasady nie powinien wystawić faktury końcowej w przypadku otrzymania i udokumentowania otrzymanych wcześniej zaliczek obejmujących całą zapłatę za usługę. Jednocześnie należy zaznaczyć, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają wystawiania faktur końcowych, które będą dodatkowym dowodem potwierdzającym wyświadczenie usługi i z których wynikać będzie, że należność w całości została uregulowana. Jeżeli zatem w przypadku, gdy Wnioskodawca wystawi fakturę końcową, gdy uprzednio do tej samej transakcji wystawił faktury zaliczkowe obejmujące 100% należnego wynagrodzenia na poczet świadczonych usług, to w takiej fakturze końcowej powinien zostać „wyzerowany podatek”. (…)”.