Faktury korygujące w KSEF

Czynny podatnik VAT jest zobligowany w określonych okolicznościach do wystawienia faktury korygującej. W jakich okolicznościach?

Po wystawieniu faktury pierwotnej:

• Podstawa opodatkowania VAT lub kwota podatku VAT występujące na fakturze pierwotnej uległa zmianie
• Nabywca zwrócił sprzedawcy towary lub opakowania
• Sprzedawca zwrócił nabywcy należność lub zaliczkę
• Nabywca lub sprzedawca stwierdził pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

W odniesieniu do KSEF, do faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy pomocy KSEF ustawodawca nie przewidział innych przyczyn wystawiania faktur korygujących.

Podobnie rzecz się ma z tzw. fakturami korygującymi zbiorczymi. Jeżeli sprzedawca udzieli nabywcy rabatów na towar sprzedany w danym okresie rozliczeniowym, to może on wystawić zbiorczą, ustrukturyzowaną fakturę korygującą dla wszystkich towarów (także usług) objętych rabatem w danym okresie rozliczeniowym.

Ogólne zasady wystawiania i rozliczania faktur korygujących w VAT nie ulegną zmianie. Gdy jednak podatnik wejdzie w szczegóły, okazuje się, że pewne zmiany nastąpiły.

Należy przypomnieć, że faktura korygująca, także w postaci ustrukturyzowanej, może powodować:

• podwyższenie podstawy opodatkowania VAT i kwoty podatku VAT (wartość netto z faktury i VAT), albo
• obniżenie podstawy opodatkowania VAT i kwoty podatku VAT (wartość netto z faktury i VAT).

Jednym z dwóch skutków korekty udokumentowanej fakturą korygującą jest zwiększenie podstawy opodatkowania podatkiem VAT, jak i samego podatku VAT liczonego od tej podstawy (zwiększenie wartości faktury i podatku VAT liczonego od tej wartości).

Faktury korygujące zwiększające podstawę opodatkowania VAT, wystawione w KSeF, będą oczywiście musiały być ujęte w ewidencji i deklaracji JPK_V7X. Wartym uwagi jest, że będą ujmowane na dotychczasowych zasadach. Zasady te zaprezentowano w poniższej tabeli.

Drugim ze skutków korekty udokumentowanej fakturą korygującą jest zmniejszenie podstawy opodatkowania podatkiem VAT, jak i samego podatku VAT liczonego od tej podstawy (zmniejszenie wartości faktury i podatku VAT liczonego od tej wartości).

Faktury korygujące zmniejszające podstawę opodatkowania VAT, wystawione w KSeF, będą – tak jak dotąd (obligatoryjnie) – ujmowane w ewidencji i deklaracji JPK_V7X. Natomiast nastąpiły pewne zmiany na płaszczyźnie ich ujęcia w VAT. Zasady te zaprezentowano w poniższej tabeli.

W tym miejscu należy podkreślić, że posiadanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi nie jest wymagane w stosunku do faktur korygujących ustrukturyzowanych (zarówno zwiększających, jak i zmniejszających podstawę opodatkowania).

Natomiast jeżeli podatnik – sprzedawca – wystawia fakturę korygującą nie w postaci ustrukturyzowanej, wówczas ujmuje daną fakturę w ewidencji i deklaracji JPK_V7X za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał potwierdzenie otrzymania tej faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

Na koniec warto wspomnieć o pewnej nowości, która wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. Dotyczy ona wyłącznie faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania VAT.

Jeżeli po dokonanej sprzedaży:
• sprzedawca udzielił nabywcy rabatu,
• nabywca zwrócił sprzedawcy towary lub opakowania,
• sprzedawca zwrócił nabywcy należność lub zaliczkę przed dokonaniem sprzedaży (gdy ostatecznie do niej nie doszło), wówczas sprzedawca wystawia fakturę korygującą zmniejszającą podstawę opodatkowania VAT.

Jeżeli w takiej sytuacji sprzedawca wystawia nabywcy fakturę korygującą w postaci elektronicznej – zgodnie ze wzorem udostępnionym przez KSeF – i udostępnia ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF:

1. w sytuacji niedostępności KSeF innej niż awaria (dotyczy to m.in. wystawienia faktury na rzecz nabywcy nieposiadającego w Polsce siedziby działalności, stałego miejsca prowadzenia działalności, konsumenta, podmiotu korzystającego ze zwolnienia z VAT w Polsce w ramach SME lub nabywcy nieposługującego się numerem identyfikacji podatkowej),
2. w sytuacji niedostępności KSeF z powodu awarii, wówczas obniżenia podstawy opodatkowania VAT (czyli ujęcia tej faktury korygującej w ewidencji i deklaracji JPK_V7X, w stosunku do podstawy określonej na fakturze z wykazanym podatkiem VAT) sprzedawca dokonuje w rozliczeniu za okres, w którym przesłał fakturę korygującą do KSeF.

Z kolei, gdy podatnik – sprzedawca wystawi fakturę korygującą w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym przez KSeF w przypadku awarii lub innej niedostępności KSeF i udostępni ją nabywcy przy użyciu KSeF, wówczas obniżenia podstawy opodatkowania VAT (ujęcia tej faktury w ewidencji i deklaracji JPK_V7X) sprzedawca dokonuje w rozliczeniu za okres, w którym przesłał wystawioną fakturę korygującą do KSeF.