Faktura na żądanie a KSEF

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT podatnik – sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży na żądanie nabywcy towaru lub usługi będącego podatnikiem prowadzącym działalność, osobą fizyczną lub podmiotem niebędącym podatnikiem VAT, dokumentującą:

1. sprzedaż (krajową), a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez podatnika posiadającego na terytorium RP siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – posiadającego na terytorium RP stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium UE lub państwa spoza UE na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem – z wyjątkiem czynności, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury, oraz czynności rozliczanych w VAT przy pomocy szczególnych procedur, takich jak VAT OSS czy VAT IOSS;
2. otrzymanie całości należności lub zaliczki przed wykonaniem dostawy towarów lub świadczeniem usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium RP siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca – posiadającego na terytorium RP stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium UE lub państwa spoza UE, na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem – z wyjątkiem:

• przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury, czynności rozliczanych przy pomocy procedur szczególnych (VAT OSS, VAT IOSS) oraz czynności dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika, dla których obowiązek podatkowy powstaje w momencie zaakceptowania płatności,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

3. sprzedaż zwolnioną z VAT – w przypadku korzystania przez podatnika (sprzedawcę) ze zwolnienia podmiotowego, przedmiotowego lub szczególnego trybu zwolnienia z VAT ustanowionego na mocy rozporządzenia Ministra Finansów,

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano całość albo część zapłaty.

Przy fakturach na żądanie sprzedawca musi pamiętać o pewnych istotnych kwestiach. Żądanie musi wystąpić w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym:

• dostarczono towar lub
• wykonano usługę lub
• otrzymano należność bądź zaliczkę.

Jeżeli okres 3 miesięcy minął, a po tym okresie nabywca zgłasza żądanie, wówczas sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury na żądanie. Niemniej może to uczynić dobrowolnie.

W ustawie o VAT nigdzie nie występuje forma zgłoszenia żądania przez nabywcę. Może więc przybrać ona formę ustną czy pisemną a zatem może wystąpić w formie pisma, e-maila lub w innej materialnej lub niematerialnej postaci.

Oczywiście podatnik-sprzedawca lepiej, aby wymagał od nabywcy formy pisemnej/elektronicznej dla celów udokumentowania zgłoszenia takiego żądania.

W art. 106b ustawy o VAT prawodawca zawarł wyjątkowe sytuacje, w których podatnik – sprzedawca nie ma obowiązku wystawić faktury sprzedaży nawet na zgłoszone żądanie nabywcy towarów lub usług.

• Czynności (sprzedaży), dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury np. najem, dzierżawa, leasing, stała obsługa prawna i biurowa, usługi ochroniarskie, pozostałe
• Dostawa towarów i świadczenie usług rozliczana w procedurach szczególnych (unijna i nieunijna procedura rozliczania podatku VAT – VAT OSS) przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tych procedur, dla których państwem członkowskim identyfikacji (zgłoszenia do procedury) jest RP
• Sprzedaż na odległość towarów importowanych (SOTI), rozliczana w procedurze szczególnej rozliczania podatku VAT (VAT IOSS) przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tej procedury, dla których państwem członkowskim identyfikacji (zgłoszenia do procedury) jest RP

• Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)
• Czynności (sprzedaży), dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury np. najem, dzierżawa, leasing, stała obsługa prawna i biurowa, usługi ochroniarskie, pozostałe
• Dostawa towarów i świadczenie usług rozliczana w procedurach szczególnych (unijna i nieunijna procedura rozliczania podatku VAT – VAT OSS) przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tych procedur, dla których państwem członkowskim identyfikacji (zgłoszenia do procedury) jest RP
• Sprzedaż na odległość towarów importowanych (SOTI), rozliczana w procedurze szczególnej rozliczania podatku VAT (VAT IOSS) przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tej procedury, dla których państwem członkowskim identyfikacji (zgłoszenia do procedury) jest RP
• Dostawa towarów dokonywana na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika, obowiązek podatkowy powstaje w momencie zaakceptowania płatności