Czy można zaksięgować zwykły paragon fiskalny?

W nawiązaniu do art. 111 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) podatnicy (VAT czynni albo zwolnieni z VAT) dokonujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Należy w tym miejscu podkreślić, iż obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej dotyczy dokładnie sprzedaży na rzecz:

• konsumentów,
• rolników ryczałtowych,
• osób fizycznych, którzy wprawdzie są przedsiębiorcami (także wspólnikami lub osobami pełniącymi różne funkcje lub role), ale dokonują zakupu prywatnie – na cele osobiste.

Powyższy obowiązek dotyczy przedsiębiorców:

• u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz konsumentów oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwoty rocznego limitu 20.000 zł (zapłata gotówką lub przelewem), a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz konsumentów oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20.000 zł,
• rozpoczynających sprzedaż towarów lub usług wykluczających zwolnienie z kasy rejestrującej a zawartych 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625)h nawet, jeżeli u nich wartość sprzedaży nie przekroczyła kwoty limitu 20.000 zł.

W nawiązaniu do art. 106b ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 (zwanej dalej ustawą o VAT) paragon dokumentujący transakcję sprzedaży:

• której należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł (albo kwoty 100 euro), oraz
• zawiera numer NIP nabywcy, oraz dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku, oraz
• pozostałe dane wymienione w tym przepisie

– stanowi fakturę uproszczoną.

Faktura uproszczona stanowi podstawę do zaksięgowania jej wartości w kosztach uzyskania przychodów przez podatnika oraz daje prawo do odliczenia wynikającego z niej podatku VAT.

Jeżeli przedsiębiorca – nabywca otrzyma dokument w postaci paragonu z numerem NIP nabywcy, który dokumentuje transakcję o wartości powyżej 450 zł, to nie może ująć go w kosztach uzyskania przychodu ani nie ma prawa odliczyć z tego paragonu podatku VAT naliczonego.

Paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy dokumentujący transakcję o wartości powyżej 450 zł nie stanowi już faktury uproszczonej a zatem nie jest podstawą do ujęcia go w kosztach ani podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego.

W takiej sytuacji przedsiębiorca – nabywca musi poprosić sprzedawcę o wystawienie do tego paragonu standardowej faktury.

Aby odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób udokumentować wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów u podatników stosujących PKPiR należy sięgnąć do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie PKPiR).

Powyższe rozporządzenie informuje, iż podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe takie jak faktury, faktury RR, rachunki, dokumenty celne, dokumenty będące podstawą korekt kosztów a także inne dowody, wymienione w § 12 i § 13 rozporządzenia w skrawie PKPiR, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające, co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W § 12 rozporządzenia w skrawie PKPiR prawodawca wskazuje, że za dowody księgowe uważa się również:

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające powyżej wymienione dane.

Powstaje w tym miejscu pytanie – jakiego typu wydatki mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi?

Paragony dokumentujące wymienione w powyższej tabeli wydatki mogą stanowić podstawę do zaksięgowania w PKPiR za pomocą utworzenia dowodu wewnętrznego.

Należy w tym miejscu odnieść się jeszcze do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979), które to mówi, iż fakturę stanowi także bilet jednorazowy za przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Bilet ten musi jednak zawierać:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• numer (NIP), za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanego dokumentu potwierdzającego zakup towarów lub usług, jeżeli wydatek na zakup tych towarów lub usług przeznaczy na wykonanie sprzedaży opodatkowanej VAT (ewentualnie opodatkowanej i zwolnionej z VAT – wtedy ma miejsce odliczenie części VAT zgodnie ze stosowaną proporcją VAT).

W sytuacji, kiedy nabywca zakupi towar lub usługę i otrzyma paragon ze swoim numerem NIP o wartości transakcji powyżej 450 zł, nie ma prawa odliczyć podatku VAT wynikającego z tego paragonu. Nabywca musi poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury sprzedaży do tego paragonu i na tej podstawie będzie mógł odliczyć podatek VAT naliczony zawarty w tej fakturze.

Co natomiast z paragonami bez NIP nabywcy. Czy są one podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego?

Niestety nie.

Należy jednak ponownie wspomnieć o bilecie za przejazd autostradą płatną, który w świetle rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) jest uznawany za fakturę a zatem stanowi podstawę do odliczenia wynikającego z niego podatku VAT naliczonego.

W pozostałych przypadkach nabywca musi poprosić sprzedawcę o wystawienia faktury standardowej lub uproszczonej (wartość transakcji do 450 zł).