Business Intelligence (BI) w systemie ERP

Termin Business Intelligence oznacza koncepcję, która polega na zbieraniu, analizowaniu i interpretowaniu danych. Działania mają ułatwić kadrze zarządzającej podejmowanie istotnych biznesowych kroków. W węższym rozumieniu BI oznacza nowoczesne narzędzia technologiczne służące do analizy biznesowej. Porównywanie kosztów, wyczerpujące ekspertyzy, wyszukiwanie korelacji w różnych grupach danych czy prognozowanie scenariuszy zdarzeń – to tylko kilka przykładowych możliwości nowoczesnych systemów Business Intelligence.

Podstawą architektury BI są trzy elementy: hurtownie danych, analizatory oraz narzędzia do wizualizacji. W hurtowni danych przechowywane są dane analityczne. Są one grupowane w bloki tematyczne (m.in. finansowe, sprzedażowe, produkcyjne) i zawierają wymiar czasowy. Jednak zanim dane zostaną zaimportowane do hurtowni, należy je oczyścić i przekształcić (ETL – Extraction Transformation and Loading). Ustalane są źródła konkretnych informacji, część danych jest konwertowana, część usuwana, a część agregowana w większe grupy. Istotną rolę odgrywa też selekcja parametrów, czyli sprawdzanie danych pod kątem ich użyteczności.

Do analizy danych zgromadzonych w hurtowni stosuje się najczęściej programy OLAP (ang. OnLine Analytical Processing). Narzędzia umożliwiają analizowanie danych z różnych perspektyw, uwzględniając wymiar (operatorzy, czas, miejsce), miary (wskaźniki numeryczne – liczba, cena, zysk) oraz poziom (szczegółowość analiz). Wynik procesu ma postać kostki danych, którą użytkownik może obracać w dowolnym horyzoncie (oś x, oś y, oś dodatkowa), zyskując wgląd w interesujący go wymiar zestawienia, np. zyskowność danego towaru, ale wyłącznie w ostatnim kwartale.

Wszystkie uzyskane raporty mogą być prezentowane w uproszczonej – przystępnej dla użytkownika – postaci, zarówno w wersji desktopowej, jak i przeglądarce www

Źródłami danych dla hurtowni BI mogą być rozmaite systemy, m.in.: CRM, APS, MPS, HR czy ERP, a także zewnętrzne zasoby elektroniczne takie jak: strony internetowe, raporty kontrahentów czy instytucji publicznych. Co więcej, w hurtowni danych można gromadzić zarówno dane bieżące, jak i te pochodzące z poprzednich okresów działalności.

Duży potencjał analityczny zapewnia integracja Business Intelligence z systemem ERP. Wielomodułowe oprogramowanie służy do zarządzania wszystkimi obszarami firmy (od produkcji, przez logistykę, do finansów), dlatego dostarcza dużego wolumenu różnorodnych danych. Przenosząc je do BI, przedsiębiorca zyskuje możliwość prowadzenia szczegółowych analiz dot. całej firmy lub jej poszczególnych działów (m.in. produkcja, logistyka, sprzedaż).

Za pomocą algorytmów BI można badać tempo dystrybucji produktów, terminowość dostaw i wiele innych parametrów. Głęboka, wielowymiarowa analiza bieżących procesów umożliwia wprowadzanie precyzyjnych zmian tam, gdzie rzeczywiście są potrzebne. Przekłada się to na szybszą adaptację do zmian rynkowych i wzrost konkurencyjności. 

Z tego względu, że kluczowe dane firmy są gromadzone w jednej bazie danych, przesyłanie ich do hurtowni danych trwa krócej. Szybciej przebiega też proces oczyszczania i konwertowania. Zamiast plików w różnych formatach, firma dysponuje zazwyczaj zbiorem o ujednoliconych rozszerzeniach. Zestawienia są automatycznie przekształcane w raporty wyświetlane na interaktywnych pulpitach nawigacyjnych. Operatorzy mogą je szybko wywoływać, dostosowując wizualizacje do własnych preferencji i dzięki temu sprawnie analizować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI).

Poza tym dane w systemie ERP są zawsze aktualne. Dzięki temu analitycy i menadżerowie zyskują wgląd w bieżące wskaźniki efektywności i sytuację firmy „na teraz”.

Systemy Business Intelligence są z sukcesem stosowane w wielu branżach, m.in.: handlowej, produkcyjnej, czy logistycznej. Wynika to z faktu, że elastyczne algorytmy można konfigurować z uwzględnieniem specyficznych potrzeb firmy.

Poniżej kilka przykładów.

W finansach Business Intelligence (BI) pomaga np. w analizie przychodów i uzyskanej marży. Dzięki temu przedsiębiorcy lepiej kontrolują firmowy budżet i mogą błyskawicznie podejmować właściwe działania. Z wykorzystaniem BI można również zestawiać planowane wydatki z rzeczywistymi kosztami. Ułatwia to wykrywanie ewentualnych odchyleń i gwarantuje kompleksową kontrolę kosztów.

Dla przedsiębiorstw handlowych dużym wsparciem jest analiza rentowności produktów. Dzięki niej managerowie mogą szybko dowiadywać się, które produkty generują największe zyski. Poza tym BI dostarcza narzędzi do segmentacji klientów, umożliwiając precyzyjniejsze określanie grup docelowych. Firmy mogą więc dokładniej personalizować ofertę, zwiększając lojalność wobec marki.

BI pozwala również na zaawansowane prognozowanie popytu. W tym celu narzędzie analizuje m.in. dane dot. sprzedaży w poprzednich okresach. Bazowanie na szczegółowych prognozach jest skutecznym sposobem na utrzymywanie zbilansowanego poziomu zapasów, i tym samym drogą do minimalizacji kosztów magazynowania.

Funkcje analityczne BI pomagają w ocenie efektywności dostawców. Często stosowanym kryterium jest czas realizacji dostaw. W analizie uwzględnia się też średni koszt dostawy, czy ilość reklamacji. Poziom szczegółowości zestawienia zależy od potrzeb firmy. Dla przykładu część przedsiębiorców zadowala informacja o ilości reklamacji w całym kwartale, z kolei inni oczekują bardziej precyzyjnego ujęcia. Business Intelligence zintegrowany z ERP dostarcza rozwiązań zgodnych z potrzebami.

W przyszłości dużą rolę w rozwoju Business Intelligence będzie odgrywała sztuczna inteligencja, szczególnie uczenie maszynowe (machine learning). Standardem staną się precyzyjne analizy predykcyjne, inteligentne sugestie wizualizacji, czy automatyczne modyfikacje raportów w czasie rzeczywistym. Wzrosną także możliwości w zakresie personalizacji interfejsów oraz wykrywania korelacji i trendów w dużych zbiorach danych.

Integracja Business Intelligence (BI) z systemem ERP może być wyzwaniem, zwłaszcza dla firm z sektora z MŚP. Z perspektywy małych i średnich przedsiębiorców liczą się przede wszystkim niskie koszty instalacji i możliwość szybkiego rozpoczęcia pracy z nowym oprogramowaniem. Z drugiej strony wielu, zwłaszcza Ci, którzy planują intensywny rozwój firmy lub działają w branży o dużej sezonowości, zwraca szczególną uwagę na skalowalność architektury. Jaki model wdrożenia zaspokaja te potrzeby? Istnieje kilka rozwiązań.

Jednym ze sposobów jest podejście Minimum Viable Product (MVP), które polega na instalacji i włączeniu do systemu ERP tylko bazowych funkcjonalności BI. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą szybko rozpocząć korzystanie z narzędzia i to bez ponoszenia dużych nakładów finansowych. Kolejne funkcjonalności wdrażane są stopniowo, w odpowiedzi na rosnące potrzeby organizacji i zmiany na rynku.

Kolejny sposób polega na wdrożeniu systemu ERP z wbudowanym BI. Przykładem jest Streamsoft Prestiż, w którym Bussines Intelligence to jeden z modułów. Po pierwsze instalacja jest zawsze wdrażana z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb klienta. Po drugie, jeśli klient dysponuje pakietem odpowiednich danych, pracę z BI może rozpocząć praktycznie od razu. Poza tym choć generowane w systemie raporty i zestawienia bazują na danych gromadzonych w ERP, to tworząc je, BI korzysta z wyodrębnionej w tym celu hurtowni danych. Dzięki temu instalacja przez cały czas pracuje na „pełnych obrotach”.

Użytkownicy Streamsoft Prestiż, którym zależy przede wszystkim na analizach bieżących, mogą zdecydować się na Streamsoft Pivot, mniej rozbudowaną wersję Business Intelligence.  Narzędzie pozwala przekształcać dowolne okna z danymi systemowymi w analizę wielowymiarową. Każdą z nich można uzupełniać o kolejne kolumny, dostosowywać do preferencji użytkownika i w intuicyjny sposób eksportować, np. do formatu xls, html, a następnie rozsyłać do wybranych osób.

W oczekiwania firm z sektora MŚP wstrzeliwuje się też chmurowy model nabycia systemu ERP z BI (typu ASP). Zamiast kupować, klient wynajmuje oprogramowanie instalowane na serwerach zewnętrznych. Ponosi więc mniejsze koszty inicjalne, może szybko rozpocząć pracę z narzędziem oraz sprawnie skalować biznes, dodając kolejne stanowiska pracy i rozbudowując funkcje potrzebne na kolejnych etapach rozwoju.

Połączenie systemów ERP i Business Intelligence to ważny krok w rozwoju przedsiębiorstwa. Umożliwia transformację firmowych danych w cenną wiedzę strategiczną, i tym samym wnikliwe badanie różnych parametrów istotnych z perspektywy kadry zarządzającej. Takie praktyki to sprawdzony sposób na zwiększanie konkurencyjności na rynku.

Chcesz poznać więcej praktycznych korzyści, jakie może zapewnić Twojej firmie Integracja Business Intelligence z systemem ERP? Umów się na bezpłatną prezentację, wypełniając formularz.