Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub miejsce zamieszkania na terytorium Polski został wprowadzony ustawowo.

W Polsce funkcjonują gospodarstwa rolne o bardzo zróżnicowanej skali. Na gruncie ustawy o VAT rolnicy mogą występować zarówno jako podatnicy zwolnieni z VAT (tzw. rolnicy ryczałtowi), jak i jako zarejestrowani, czynni podatnicy VAT.

Wielu przedsiębiorców wystawia (i będzie wystawiało) faktury ustrukturyzowane przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W praktyce część tych faktur jest wystawiana w walutach obcych (np. EUR, USD, GBP).

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie nie tylko czynnych podatników VAT, lecz także podatników korzystających ze zwolnienia z VAT. Nie oznacza to jednak, że obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich podatników zwolnionych.

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawia się pytanie, czy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie podatników, którzy nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej oraz/lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników zadaje sobie pytanie, czy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie również osoby fizyczne uzyskujące przychody z tzw. najmu prywatnego. Pytanie jest istotne, ponieważ na gruncie ustawy o VAT wynajmujący może zostać uznany za podatnika VAT – nawet jeśli formalnie nie prowadzi zarejestrowanej działalności gospodarczej.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur KSEF będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT.
Obowiązek ten zaistnieje począwszy od 1 lutego 2026 r. w stosunku do większych firm (wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku kwotę 200.000.000 zł), a od 1 kwietnia 2026 r. w stosunku do pozostałych firm.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur niedługo stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców.
Do wystawionych faktur ustrukturyzowanych podatnicy będą mieli obowiązek w niektórych sytuacjach wystawić faktury korygujące ustrukturyzowane. W jakich konkretnie? Czy tego typu faktury będą podlegały ujęciu w VAT na dotychczasowych zasadach? Czy może na tym gruncie nastąpiły zmiany?

Już niebawem większość firm posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium RP będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek ten obejmie zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT, czyli wszystkich podatników posługujących się numerem NIP.

Wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwie to nie tylko włączenie wysyłki i odbioru dokumentów w systemie teleinformatycznym. To także implementacja wewnętrznych procedur dotyczących nowego sposobu wystawiania faktur.