System PIM – czyli jak uprościć zarządzanie danymi produktowymi?

System PIM (ang. Product Information Management) pełni funkcję rozbudowanego repozytorium danych o produktach. Dostarczane informacje spływają do centralnej bazy zintegrowanej ze wszystkimi punktami sprzedaży firmy. Pozwala to aktualizować dane produktowe w wielu kanałach jednocześnie (m. in.: sklepy online, social media, katalogi promocyjne).

Systemy PIM są zasilane danymi pochodzącymi głównie od dostawców, zaopatrzeniowców oraz biznesowych partnerów przedsiębiorstwa. Mogą być importowane bezpośrednio z ich baz lub systemów zintegrowanych z PIM, takich jak CMS czy ERP (np. Streamsoft Verto). Sposób pobierania zależy od ustalonej w firmie architektury przepływu informacji.

Kiedy dane spłyną już do systemu PIM, wyznaczeni pracownicy uzupełniają opisy o potrzebne informacje m.in.: nazwę, atrybuty, parametry techniczne, czasami także tłumaczenia i materiały multimedialne (zdjęcia w wysokiej rozdzielczości, zdjęcia 360^o, filmy). Dzięki regułom kompletności zgodnym z wymaganiami firmy system automatycznie weryfikuje, czy produkty mają wszystkie cechy. Minimalizuje to pomyłki i jednocześnie skraca czas pracy.

W tym etapie przede wszystkim określa się zakres dostępu do bazy produktowej dla poszczególnych pracowników. Administratorzy definiują też jasne ścieżki przepływu informacji tzw. workflow w PIM (czyli to, do jakich kanałów sprzedaży trafiają opisy i kto je zatwierdza) oraz reguły kompletności danych. Dzięki temu użytkownicy zyskują dostęp do czytelnych schematów zarządzania bazą produktów.

Opracowane i kompletne dane produktowe zgromadzone w PIM są przesyłane do zewnętrznych systemów sprzedaży (zarówno B2C jak i B2B: e-commerce, marketplace’y itd.),  POS (bazy punktów stacjonarnych), dostawców dropshipping czy katalogów i broszur firmowych (rozsyłanych online i offline). Transfer odbywa się za pośrednictwem API lub innych integratorów.

Czy warto wdrożyć system PIM? Poniżej najważniejsze korzyści, jakie zapewnia:

Centralne zarządzanie produktami, czyli standaryzacja sposobu zbierania, opisywania i weryfikowania informacji rozsyłanych bezpośrednio do określonych punktów sprzedaży, sprawia że system PIM ułatwia utrzymywanie spójności danych we wszystkich kanałach dystrybucji firmy.

Dzięki wysokiemu poziomowi automatyzacji system PIM skraca czas przygotowania produktów do dystrybucji. Wygląda to tak: operator z odpowiednim dostępem loguje się do programu, wprowadza informacje produktowe (np. kolor, gabaryt, wymiary) i akceptuje zmianę. W odpowiedzi system automatycznie udostępnia dany artykuł w wybranych kanałach sprzedaży, w efekcie odciążając użytkowników od żmudnego wrzucania zmian osobno w każdej lokalizacji.

System PIM dostarcza funkcji, które zapewniają sprawną współpracę między wszystkimi działami przedsiębiorstwa. Chodzi przede wszystkim o jasne schematy przepływu pracy, ułatwiające wykonywanie zadań współdzielonych, m.in. tworzenie kampanii promocyjnych, planowanie sprzedaży, czy ustalanie warunków promocji.

Profesjonalna prezentacja danych produktowych gwarantuje klientom lepsze doświadczenia podczas zakupów. Precyzyjne, rozbudowane opisy umożliwiają wielowymiarowe zapoznanie się z interesującym artykułem. Z kolei dzięki mechanizmowi, który weryfikuje kompletność danych produktowych przed publikacją, widoczne w sklepach opisy zawsze są poprawne. Wszystko to przekłada się na wyższą konwersję, sprzedaż i minimalizuje prawdopodobieństwo reklamacji lub zwrotu.

Utrzymanie spójności asortymentu w całej sieci jest wyzwaniem szczególnie dla firm o zasięgu międzynarodowym. Sprzedaż cross – border do kilku państw oznacza konieczność tłumaczenia opisów. A te wymagają czasu, lecz dzięki PIM czynność da się przyspieszyć. Wystarczy jedno polecenie, aby system PIM grupowo przetłumaczył rekordy, zostawiając użytkownikowi prostą czynność – publikację efektów pracy systemu.

System PIM jest polecany wszystkim firmom o szczególnych potrzebach w zakresie zarządzania danymi produktowymi, w tym:

• Firmy oferujące dużą liczbę produktów w różnych kanałach sprzedaży – np. w omnichannel z szeroką i różnorodną ofertą (wieloma produktami w różnych wariantach).
• Eksporterzy/cross-borderzy – firmy działające na wielu rynkach zagranicznych potrzebują opisów produktów w różnych wersjach językowych. Z tego względu mogą postawić na system PIM do katalogów produktów w wielu językach.
• Branże o szczególnych potrzebach w zakresie jakości danych: branża odzieżowa, elektroniczna, przemysłowa, FMCG, budowlana
• Firmy, które regularnie poszerzają ofertę produktową: jeśli sprzedawca rozszerza bazę produktów np. co miesiąc, kwartał czy pół roku, to przyda mu się oprogramowanie, które standaryzuje proces aktualizacji, czyniąc go szybkim, prostym i powtarzalnym.

Systemy ERP i PIM mogą współpracować, zapewniając firmie wiele korzyści. Razem tworzą zintegrowaną architekturę – model, w którym w zależności o celów i priorytetów firmy nadrzędną rolę odgrywa system PIM lub ERP.

Omawiamy oba modele.

W takim układzie dane produktowe spływają do bazy systemu ERP, który zarządza całym cyklem życia. W ERP powstaje tylko podstawowy opis przekazywany później do PIM w celu wzbogacenia i dystrybucji w różnych kanałach sprzedaży.

Warto podkreślić, że surowe informacje w ERP uwzględniają głównie dane techniczne i transakcyjne (budowa produktów, zamówienia itd.) uzupełniane później np. kolorem, gabarytem itd. – szczegółami kluczowymi dla przyszłych nabywców.

Jakie zalety ma taki układ?

Po pierwsze architekturę cechuje prosty, liniowy model przepływu informacji (ERP – PIM – sieć sprzedaży), więc łatwo ją kontrolować. Po drugie przed dystrybucją produkty zawierają tylko podstawowy techniczny opis (brak zbędnych danych), co ułatwia korzystanie z nich w ramach wewnętrznych nie stricte sprzedażowych zadań (weryfikacja parametrów, określanie ceny, analiza i raportowanie itd.).

W tym modelu brak liniowej ścieżki przekazywania danych produktowych. Rekord najpierw jest dodawany do bazy systemu PIM (w tym przypadku głównego repozytorium danych). Następnie trafia do ERP – za pośrednictwem interfejsu API lub middleware. Jednocześnie zwrotnie (i automatycznie) przesyłany jest do PIM unikalny identyfikator produktu (SKU).

Takie rozwiązanie pozwala na masowy import danych w różnych formatach (XML, CSV, XLS), bez obciążania bazy transakcyjnej systemu ERP, a więc bez spowalniania pracy całej firmy.

Który scenariusz lepiej sprawdza się w przedsiębiorstwie?

Zależy to od wielu czynników. Dobrze jednak uwzględniać zasadę ekonomiczności. W skrócie, jeśli firma ma już system ERP z wdrożonymi cyklami produktów (ang. Product Lifecycle Management), to lepszym modelem będzie architektura z ERP w roli mózgu kontrolującego resztę instalacji.

Skuteczna integracja ERP z PIM wymaga systemowego podejścia. Najlepiej podzielić proces na kilka etapów.

• Mapowanie procesów: polega na analizie procesów biznesowych w firmie. W tym celu wyłaniany jest zespół projektowy, który dokumentuje przebieg poszczególnych działań np. na diagramach procesów, następnie szuka tzw. wąskich gardeł, które wymagają usprawnienia. Na bazie zebranych informacji definiowane są cele projektu, w tym przypadku integracji: np. szybsze udostępnienie oferty dla zagranicy dzięki automatycznym tłumaczeniom opisów produktowych.
• Wybór systemu nadrzędnego: PIM czy ERP? Który system uzyska status tzw. „źródła prawdy”? Gdzie w pierwszej kolejności będą trafiać informacje produktowe od dostawców? To kilka pytań, na które warto odpowiedzieć przed integracją.

Stopniowe wdrażanie funkcjonalności: sprawdza się tu zasada małych kroków. Na przykład po synchronizacji danych dobrze przeprowadzić testy operacyjne funkcjonalności, a dopiero później wdrażać kolejne rozwiązania. Takie podejście gwarantuje, że podczas integracji zespół nie pominie żadnej funkcjonalności.