Zatrudnienie we własnej firmie członka rodziny – zasady

Przed wyborem formy zatrudnienia pełnoletniego dziecka warto przeanalizować, jakie konsekwencje wiążą się z poszczególnymi rodzajami umów. Z punktu widzenia kosztów zatrudnienia kluczowe znaczenie ma bowiem nie tylko sama umowa, lecz także to, czy dziecko zostanie uznane przez ZUS za osobę współpracującą.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych posługuje się pojęciem osoby współpracującej. Zgodnie z art. 8 ust. 11 tej ustawy za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami fizycznymi, wskazanymi w art. 18 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, o której mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4-5a, uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Oznacza to, że uznanie członka rodziny za osobę współpracującą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wymaga łącznego spełnienia trzech warunków. Po pierwsze, musi to być osoba należąca do kręgu członków rodziny wymienionych w art. 8 ust. 11 ustawy. Po drugie, musi pozostawać z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym. Po trzecie, musi faktycznie współpracować przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Brak choćby jednej z tych przesłanek oznacza, że dana osoba nie będzie uznana za osobę współpracującą w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych. 

Obowiązujące przepisy nie definiują pojęcia wspólnego gospodarstwa domowego. W orzecznictwie przyjmuje się jednak, że nie chodzi wyłącznie o wspólne zameldowanie czy zamieszkiwanie pod tym samym adresem. O prowadzeniu wspólnego gospodarstwa domowego świadczy przede wszystkim istnienie trwałej więzi gospodarczej, przejawiającej się we wspólnym zaspokajaniu codziennych potrzeb życiowych, współdziałaniu w prowadzeniu domu oraz wspólnym ponoszeniu kosztów jego utrzymania. Samo okazjonalne przebywanie razem, odwiedzanie się czy udzielanie sobie sporadycznej pomocy finansowej nie oznacza jeszcze prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego.

Warto zwrócić uwagę, że status osoby współpracującej może dotyczyć wyłącznie osób wymienionych w art. 8 ust. 11 ustawy. Katalog ten ma charakter zamknięty. Oznacza to, że nawet jeśli z przedsiębiorcą mieszka i stale pomaga przy prowadzeniu działalności inny członek rodziny, na przykład brat, siostra, wnuk, babcia, dziadek, teść, teściowa czy konkubent, nie zostanie uznany za osobę współpracującą wyłącznie na podstawie tego przepisu.

Mimo spełnienia warunku wspólnego gospodarstwa i faktycznej współpracy, siostra nie może zostać uznana za osobę współpracującą, ponieważ nie została wymieniona w zamkniętym katalogu osób określonym w art. 8 ust. 11 ustawy.

Przy zatrudnieniu członka rodziny w działalności gospodarczej należy pamiętać, że o tym, czy członek rodziny zostanie uznany za osobę współpracującą, nie decyduje wyłącznie stopień pokrewieństwa i prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego. Równie istotny jest rodzaj zawartej umowy oraz to, czy ma ona charakter odpłatny. Jeżeli członek rodziny współpracuje przy prowadzeniu działalności gospodarczej bez zawarcia umowy albo wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę i jednocześnie prowadzi z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe oraz spełnia pozostałe przesłanki określone w art. 8 ust. 11 ustawy, dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca.

Natomiast, gdy strony zawierają odpłatną umowę zlecenia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych w wydawanych interpretacjach konsekwentnie stoi na stanowisku, że członek rodziny jest w takim przypadku traktowany wyłącznie jako zleceniobiorca, a nie jako osoba współpracująca. Stanowisko to wynika z wykładni art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w powiązaniu z przepisami określającymi tytuły do ubezpieczeń społecznych oraz znajduje potwierdzenie w utrwalonej praktyce interpretacyjnej ZUS.

W takim przypadku podstawę wymiaru składek stanowi wynagrodzenie wynikające z umowy zlecenia. Co szczególnie istotne, zgodnie z utrwaloną praktyką interpretacyjną ZUS, jeżeli zlecenie miałoby charakter nieodpłatny, członek rodziny byłby traktowany jako osoba współpracująca, a składki byłyby ustalane na zasadach właściwych dla osób współpracujących.

Z powyższego wynika, że zawarcie z członkiem rodziny odpłatnej umowy zlecenia powoduje, że składki na ubezpieczenia społeczne są rozliczane na zasadach właściwych dla zleceniobiorcy, a nie osoby współpracującej. Nie oznacza to jednak, że sposób oskładkowania będzie w każdym przypadku taki sam.

Dla ustalenia obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym kluczowe znaczenie ma wiek członka rodziny oraz jego status ucznia lub studenta.

To właśnie połączenie tych okoliczności z przepisami dotyczącymi umowy zlecenia decyduje o tym, czy oraz w jakim zakresie powstanie obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

Status osoby współpracującej wiąże się z istotnymi konsekwencjami w zakresie ubezpieczeń społecznych. Osoba współpracująca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym na zasadach przewidzianych dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Oznacza to, że podstawa wymiaru składek jest ustalana według tych samych zasad, które obowiązują przedsiębiorcę, niezależnie od wysokości faktycznie wypłacanego wynagrodzenia.

Jednocześnie osoba współpracująca nie może korzystać z ulg w opłacaniu składek ZUS, takich jak ulga na start, preferencyjne składki ZUS czy Mały ZUS Plus. W praktyce oznacza to, że składki za osobę współpracującą są co do zasady opłacane w pełnej wysokości, nawet wtedy, gdy przedsiębiorca korzysta z jednej z tych preferencji.

Zgodnie z ogólną zasadą umowa zlecenia stanowi tytuł do objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi, wypadkowym oraz ubezpieczeniem zdrowotnym, natomiast ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny. Przepisy przewidują jednak wyjątek dla osób uczących się.

Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby określone w ust. 1 pkt 4, czyli osoby wykonujący pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby z nimi współpracujące nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat.

Oznacza to, że osoby będące uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, które nie ukończyły 26. roku życia, nie podlegają z tytułu umowy zlecenia obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. W praktyce oznacza to również brak obowiązku objęcia ich ubezpieczeniem zdrowotnym z tytułu tej umowy. Zwolnienie to nie ma jednak zastosowania do osoby wykonującej umowę zlecenia na rzecz własnego pracodawcy. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy umowa została zawarta bezpośrednio z pracodawcą, jak i wtedy, gdy formalnie zawarto ją z innym podmiotem, lecz praca jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy.

Przez szkoły ponadpodstawowe rozumie się licea ogólnokształcące, technika, szkoły branżowe I i II stopnia, szkoły specjalne przysposabiające do pracy oraz szkoły policealne o okresie nauczania nieprzekraczającym 2,5 roku. Studentem jest osoba przyjęta w poczet studentów uczelni wyższej. Status ten trwa do dnia ukończenia studiów albo skreślenia z listy studentów, przy czym za dzień ukończenia studiów przyjmuje się co do zasady dzień złożenia egzaminu dyplomowego. Tryb studiów, stacjonarny albo niestacjonarny, nie ma znaczenia, zwolnienie obejmuje studentów obu form.

W konsekwencji tych przepisów zleceniodawca nie zgłasza studenta do ZUS i nie odprowadza od jego wynagrodzenia składek ani w części finansowanej przez zleceniobiorcę, ani w części obciążającej płatnika. Nie ma również obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy ani Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zleceniodawca powinien dysponować dokumentem potwierdzającym status studenta. Legitymacja studencka potwierdza ten status jedynie przez okres swojej ważności, natomiast najbezpieczniejszym dowodem na potrzeby ewentualnej kontroli ZUS jest aktualne zaświadczenie wydane przez uczelnię. W przypadku umowy zawartej na kilka miesięcy wystarczy jedno zaświadczenie wydane przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia. Przy dłuższej współpracy należy odnawiać zaświadczenie, tak aby potwierdzało ono aktualny status studenta.

Osoby fizyczne, które nie ukończyły 26. roku życia, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, określanego powszechnie jako ulga dla młodych. Podstawę prawną stanowi art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnieniu podlegają między innymi przychody z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 tej ustawy, czyli zawieranych z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobą prawną albo jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł.

Limit ten ma charakter roczny i odnosi się do łącznej kwoty przychodów uzyskanych ze wszystkich źródeł objętych tym zwolnieniem, między innymi ze stosunku pracy, umów zlecenia, praktyk absolwenckich oraz staży uczniowskich. Limit nie jest dzielony na poszczególne miesiące. Wysokość miesięcznego wynagrodzenia nie ma znaczenia, o ile łączna kwota przychodów objętych zwolnieniem nie przekroczy w danym roku podatkowym kwoty 85 528 zł.

Zwolnienie z podatku nie jest uzależnione od posiadania statusu studenta. Przysługuje każdej osobie, która nie ukończyła 26. roku życia i uzyskuje przychody z jednego ze źródeł wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Status ucznia lub studenta ma znaczenie wyłącznie dla obowiązków ubezpieczeniowych związanych z wykonywaniem umowy zlecenia.

Ulga dla młodych nie ma natomiast zastosowania do przychodów opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Oznacza to, że w przypadkach, w których przepisy przewidują pobór zryczałtowanego podatku od umowy zlecenia, zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie znajduje zastosowania. Ulga dla młodych obejmuje wyłącznie przychody rozliczane na zasadach ogólnych.

Należy pamiętać, że przy umowie zleceniu obowiązuje minimalna stawka godzinowa, która od 1 stycznia 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto za godzinę. Dotyczy ona umów, w których wynagrodzenie jest lub może być uzależnione od liczby przepracowanych godzin. Zleceniodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji liczby godzin wykonania zlecenia.

Dla celów dowodowych umowa zlecenia z własnym dzieckiem powinna zostać zawarta na piśmie i określać w szczególności strony umowy, zakres wykonywanych czynności, wysokość wynagrodzenia oraz okres jej obowiązywania. Ponieważ jest to umowa zawierana z osobą bliską, ZUS oraz organy podatkowe mogą weryfikować, czy współpraca ma rzeczywisty charakter. Powierzone czynności powinny być faktycznie wykonywane, a ustalone wynagrodzenie powinno odpowiadać ich zakresowi oraz wartości rynkowej. Pozorne zatrudnienie lub sztuczne zawyżenie wynagrodzenia może zostać zakwestionowane.