Wielowalutowość w ERP: obsługa finansów w międzynarodowej firmie

Obecnie wiele firm jest częścią globalnego łańcucha dostaw. Transakcje przeprowadza się często pomiędzy jednostkami zlokalizowanymi w różnych krajach. W rozliczeniach operacji finansowych uwzględnia się zarówno walutę klienta, jak i zagranicznych dostawców. Poza tym należy przestrzegać międzynarodowych standardów rachunkowości, takich jak IFRS czy GAAP oraz lokalnych przepisów podatkowych, ponieważ gwarantuje to prawidłowe rozliczanie różnic kursowych.

Obsługa transakcji wielowalutowych w firmie wiąże się z korzyściami, np.:

• Minimalizacja pomyłek i szybsze operacje finansowe
• Rzetelne prowadzenie księgowości w zakresie działań międzynarodowych
• Lepsze zarządzanie ryzykiem związanym z dynamiczną zmianą kursów
• Efektywne planowanie operacji finansowych
• Wzrost atrakcyjności ofert kierowanych do klientów zagranicznych

Sprawna obsługa transakcji wielowalutowych wymaga odpowiedniej technologii, w tym rozbudowanych funkcji analitycznych, pomocnych w tworzeniu rzetelnych prognoz i dokładnych planów operacji finansowych. Przydaje się również wysoki poziom automatyzacji, szczególnie w zakresie obliczania kursów walutowych oraz repozytorium z miejscem na duży wolumen danych finansowych. Skutecznych narzędzi do obsługi wielowalutowości dostarcza system ERP.

Systemy ERP, które obsługują wiele walut, zapewniają duże wsparcie firmom działającym na arenie międzynarodowej. Wyposażone w szereg nowoczesnych funkcji automatyzują przeliczanie transakcji, tym samym minimalizując ryzyko pomyłek. Pozwalają także na wystawianie faktur oraz ustalanie cenników w różnych walutach, gwarantując sprawną współpracę z zagranicznymi klientami i dostawcami.

Nowoczesne systemy ERP są praktycznie ciągle aktualizowane. Każda kolejna wersja uwzględnia obowiązujące w danym czasie przepisy dot. rachunkowości. Dzięki temu różnice kursowe są naliczane i księgowane precyzyjnie.

W ERP dane dot. operacji finansowych (niezależnie od tego, w jakiej walucie zostały przeprowadzone) spływają do jednej centralnej bazy danych. Dzięki modułowi Business Intelligence można je szybko przekształcać w raporty pomocne w szczegółowej analizie wyników finansowych.

Warto też podkreślić, że system ERP integruje się z bankami i platformami płatności elektronicznych. Taka współpraca zwiększa efektywność operacyjną firmy i skraca czas realizacji przelewów. Wpływa to korzystnie na spójność finansową przedsiębiorstwa i jej pozycję na rynku międzynarodowym.

Zarządzanie wieloma walutami w systemach ERP wiąże się kilkoma wyzwaniami. Jednym jest konieczność synchronizacji danych finansowych we wszystkich modułach i obszarach organizacji. Sprzedaż, rozrachunki, obsługa reklamacji, wycena towaru – żeby poprawnie wykonywać każdą z tych operacji, pracownik potrzebuje wiedzy o bieżących finansach.

Kolejna sprawa – ochrona danych. Transakcje walutowe wiążą się z transferem wrażliwych informacji, które należy odpowiednio chronić. Oprócz wdrożenia profesjonalnej cyber-ochrony, warto przemyśleć sposób przydzielania dostępów do poszczególnych obszarów operacyjnych. Choć kontrola dostępów jest zadaniem wymagającym, to znacznie minimalizuje wyciek danych, zwłaszcza w międzynarodowej spółce o złożonej strukturze.

Odpowiednie strategie i funkcje dostępne w systemie ERP pozwalają sprostać tym wyzwaniom, i minimalizować ryzyko kursowe. Pomagają także realizować operacje finansowe zawsze zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Wybierając system ERP z obsługą wielowalutowości, warto rozważyć kilka istotnych kwestii. Przede wszystkim należy zweryfikować, czy narzędzie pozwala tworzyć elastyczne plany kont, otwarte na rozbudowę zgodnie z bieżącymi potrzebami firmy. Dla przykładu w Streamsoft Verto można definiować plany kont, uwzględniające dowolną ilość wielopoziomowych analityk (wymiarów) dla transakcji w walutach obcych. Taka struktura gwarantuje pełną kontrolę operacji finansowych.

Dobrze też upewnić się, że dany system ERP cechuje wysoki poziom automatyzacji. Przykładowo Streamsoft Verto automatycznie pobiera kursy walut z NBP i nalicza różnice kursowe. Znacznie przyspiesza to przebieg transakcji i rozliczeń w środowisku międzynarodowym.

Sprawna współpraca z bankami i bramkami płatności elektronicznych odgrywa z kolei ważną rolę w firmach, które obsługują duży wolumen transakcji. Integracja przyspiesza rozliczanie płatności, rejestrując środki praktycznie od razu po wykonaniu operacji. Dobrze, jeśli ERP integruje się z platformami płatniczymi za pośrednictwem XML czy webservice, ponieważ zapewnia to duży poziom bezpieczeństwa.

Ważne rolę odgrywają też funkcje raportujące i analityczne, które umożliwiają tworzenie wielowalutowych raportów potrzebnych do precyzyjnych analiz finansowych.

O czym jeszcze pamiętać?

O modelu licencjonowania oraz zakresie wsparcia wdrożeniowego. Porównując oferty, dobrze sprawdzić, czy wariant jest opłacalny przy rosnącym wolumenie transakcji. Warto zorientować się też, czy dostawca angażuje się w proces wdrożenia, a jeśli tak, to w jakim stopniu, ponieważ zależy od tego m.in. czas i jakość wdrożenia.

Wdrożenie systemu ERP rozpoczyna się od precyzyjnej analizy potrzeb biznesowych danej firmy oraz procesów związanych z obsługą transakcji. W tym celu dostawca systemu rozmawia z pracownikami wdrażanej firmy, dopytuje o specyfikę pracy, żeby uzyskać pełny obraz działań organizacji. W efekcie powstaje dokument analizy przedwdrożeniowej, czyli instrukcja postępowania wyznaczająca kierunek dalszego wdrożenia.

Trzymając się planu rozpisanego w analizie przedwdrożeniowej, zespół rozpoczyna główną część wdrożenia: zakłada odpowiednie konta, konfiguruje w systemie kursy walutowe oraz parametry dot. przeliczania transakcji zagranicznych. Wszystko po to, żeby operacje wielowalutowe były rozliczane zawsze zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Istotnymi etapami projektu są testy oraz szkolenia przyszłych użytkowników systemu. Dzięki tym ostatnim kadra może efektywnie korzystać z nowego narzędzia. Z kolei testy pozwalają oceniać działanie oprogramowania w kontrolowanych warunkach, jeszcze zanim zostanie on uruchomiony.

Po wystartowaniu system jest ciągle monitorowany. Eksperci przyglądają się działaniu poszczególnych opcji. Przeglądy pomagają precyzyjnie identyfikować miejsca wymagające ulepszeń i gwarantują stopniowe zwiększanie wydajności instalacji.

Czas i tempo realizacji takiego projektu zależy od złożoności firmowych procesów i dostępnych zasobów.

Przed wdrożeniem systemu ERP z obsługą wielowalutowości należy dobrze rozplanować budżet projektowy. To istotne, ponieważ ogólne koszty zakupu i implementacji systemu ERP uwzględniają wiele składowych, w tym wydatki na licencje i moduły, koszty integracji z bankami i platformami płatności oraz konfiguracji opcji importu kursów walut z NBP.

Wydatki generują też opieka powdrożeniowa oraz szkolenia i wsparcie w zarządzaniu zmianą.

Oba etapy wdrożenia są jednak konieczne, żeby profesjonalnie przygotować kadrę do pracy z nowym systemem.

Podsumowując, koszty obejmują wiele składowych. Z drugiej strony zyski przeważnie wielokrotnie przewyższają zainwestowane w ERP środki finansowe. Potwierdza to wysoki zwrot z inwestycji (ROI) notowany przez firmy z różnych branż.  

Systemy ERP z funkcją obsługi wielu walut skutecznie wspierają firmy działające na rynkach międzynarodowych. Automatyczne przeliczanie walut oraz integracja z systemami bankowymi pomagają firmom minimalizować pomyłki i lepiej zarządzać ryzykiem kursowym. Systemy są  zgodne z międzynarodowymi standardami rachunkowości, co jest istotne dla sprawnego działania na globalnym rynku.

Umów się na bezpłatną prezentację i poznaj więcej możliwości ERP w zakresie obsługi transakcji wielowalutowych.