Kiedy zaliczka jest przychodem?

W nawiązaniu do art. 744 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071) w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba, że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych.

Zaliczka dotyczy sytuacji, kiedy jeszcze przed sprzedażą towarów lub wykonaniem usługi sprzedawca otrzymuje od nabywcy część zapłaty należności (niekiedy otrzymuje nawet całość należności, jednakże zapłata całej należności z góry nie stanowi zaliczki poza pewnymi wyjątkami).

W niniejszej publikacji skupiono uwagę na otrzymaniu zaliczki w działalności gospodarczej.

Przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych – PIT to kwoty należne sprzedawcy i nawet, gdy nie zostały przez niego otrzymane po wyłączeniu wartości:

• zwróconych towarów,
• udzielonych bonifikat i skont,
• podatku VAT u czynnych, zarejestrowanych podatników VAT.

Mówi o tym, art. 14 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych  (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF).

Natomiast zgodnie z art. 14 ust. 1c oraz 1 e ustawy o PDOF za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo
• uregulowania należności

– a ta okoliczność, która nastąpi jako pierwsza, będzie musiała być u sprzedawcy rozpoznana, jako przychód z działalności w dacie jej wystąpienia.

Jeżeli natomiast strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.

Jak widać z powyższego otrzymanie pełnej albo częściowej należności powoduje powstanie przychodu z działalności podlegającego opodatkowaniu podatkiem PIT.

Natomiast zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PDOF do przychodów z działalności gospodarczej podlegających opodatkowaniu podatkiem PIT nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, a także otrzymanych lub zwróconych pożyczek (kredytów), w tym również uregulowanych w naturze, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów).

Otrzymanie zaliczki jak widać nie powoduje powstania przychodu do opodatkowania.

Są jednak pewne wyjątki od podstawowej reguły.

Zgodnie z art. 14c ust. 2 i 3 ustawy o PDOF u podatników, którzy stosują metodę kasową PIT za datę powstania przychodu uważa się dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż dzień:

• upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury, albo
• likwidacji działalności gospodarczej.

Na potrzeby metody kasowej rozliczania przychodów przez uregulowanie należności rozumie się również:

• częściowe uregulowanie należności;
• wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Metoda kasowa PIT polega na rozpoznaniu przychodu do opodatkowania, jak i wydatku do ujęcia w kosztach w dacie odpowiednio otrzymania oraz poniesienia.

Jak widać w metodzie kasowej PIT przychodem z działalności gospodarczej, podlegającym opodatkowaniu podatkiem PIT, jest otrzymanie zaliczki w dacie jej otrzymania.

Tak więc stanowi to jeden z wyjątków od ogólnej reguły, że otrzymanie zaliczki nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej podlegającego opodatkowaniu podatkiem PIT.

W wielu przypadkach sprzedawca otrzymuje przed wykonaniem usługi albo sprzedażą towaru tzw. zaliczki 100%.

Otrzymanie przez sprzedawcę zaliczki 100% nie stanowi przychodu do opodatkowania podatkiem PIT w momencie jej otrzymania, jeżeli nie ma ona charakteru definitywnego (ostatecznego).

Definitywne przysporzenie to otrzymanie całości należności albo części należności, ale nie otrzymanie zaliczki nawet opiewającej na sumę 100% zamówienia.

Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 15.10.2025r. o sygn. (0111-KDIB1-3.4010.491.2025.2.PC), w którym mówi, że – „(…) Odnosząc się do zadanego przez Państwa pytania zauważyć należy, że regulacja zawarta w art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT (art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT), stanowi odstępstwo od ogólnych reguł ustalania przychodów z działalności gospodarczej, a warunkiem jego zastosowania jest uznanie, że otrzymana kwota ma charakter zaliczki (zadatku) na poczet towarów i usług, które zostaną dostarczone (wykazane) w następnych okresach sprawozdawczych.

O kwalifikacji otrzymanej kwoty na poczet przyszłych okresów sprawozdawczych decyduje charakter tej zapłaty. Przysporzenie uważane za przychód podatkowy musi mieć charakter definitywny, podczas gdy kwoty niestanowiące na podstawie 12 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy przychodu, nie mają takiego charakteru ze względu na możliwość ich zwrotu przed terminem dostawy towaru czy wykonania usług, na poczet, których zostały wpłacone – przy zachowaniu warunków właściwych dla danego rodzaju przedpłaty. Fakt, że dana wpłata stanowi zadatek lub zaliczkę na poczet konkretnej dostawy towaru lub konkretnej usługi, która zostanie wykonana w przyszłości, musi, zatem wynikać z postanowień zawartej umowy i powinien znaleźć odzwierciedlenie w treści dokumentacji.

Co do zasady, zatem, kwoty otrzymanych zaliczek nie stanowią przychodu dla celów podatku dochodowego. Jeżeli jednak otrzymana zapłata „zaliczka” lub „przedpłata” ma charakter definitywny i ostateczny, tj. z góry następuje zapłata za zakupiony towar lub wykonanie usługi, to zgodnie z powyższym przepisem, zapłata ta, jako związana z uregulowaniem należności przed wysłaniem towaru lub wykonaniem usługi nie może być potraktowana, jako nieuznana za przychody podatkowe wpłata na poczet dostawy towarów czy usług, które dostarczone będą (wykonane) w okresie późniejszym.

Z opisu sprawy wynika, że otrzymana przez Państwa od kontrahenta kwota pieniężna dotyczy umowy zawartej z ww. podmiotem na remont (…) i obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją tego remontu oraz, co istotne, ma charakter definitywny (umowa nie zawiera zapisów dot. zwrotu zaliczki). Stwierdzić należy, zatem, że ww. kwota nie stanowi zaliczki, o której mowa w art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, a tym samym stanowi dla Państwa przychód w momencie jej otrzymania tj. (…) 2024 r. (…)”.

Jeżeli otrzymana zaliczka zmienia charakter prawny, np. na skutek jej zatrzymania, wówczas stanie się ona tzw. ostatecznym, definitywnym, bezzwrotnym przysporzeniem, a to będzie oznaczać zmianę kwalifikacji prawnej, a tym samym powstanie przychodu z działalności do opodatkowania podatkiem PIT w dacie tej zmiany.

Co więcej zapisy regulaminowe obowiązujące w firmie przedsiębiorcy nie mogą tworzyć sztucznej rzeczywistości w ramach realizacji danej transakcji. Liczy się rzeczywista, faktyczna kwalifikacja prawna otrzymanej wpłaty oraz ewentualna jej późniejsza zmiana.