Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF a koszty uzyskania przychodów

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF wszedł w życie z dniem 1 lutego 2026r. w przypadku podatników, u których wartość sprzedaży za 2024r. przekroczyła kwotę 200 mln zł.

Wobec pozostałych podatników obowiązek ten wszedł w życie od 1 kwietnia 2026r.

Natomiast u podatników, u których miesięczna wartość sprzedaży nie przekroczy kwoty 10 000 zł, obowiązek ten wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r.

Ten ostatni aspekt zwalniający tymczasowo niektórych podatników z KSeF oraz dodatkowo:

• wyjątki zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF, przewidziane przez ustawodawcę (np. sprzedaż na rzecz konsumentów, sprzedaż w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, sprzedaż z wykorzystaniem procedur szczególnych np. VAT OSS), oraz
• przypadki awarii i innej niedostępności KSeF

– spowodowały to, że w obiegu wciąż krąży (i będzie krążyć) znaczna ilość faktur wystawionych poza KSeF.

Skoro tak, to czy otrzymanie takiej faktury poza KSeF (wystawionej poza KSeF) nie będzie przeszkodą dla ujęcia jej wartości w kosztach uzyskania przychodów u przedsiębiorcy – nabywcy?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) wydatki poniesione na działalność, które stanowią u podatnika koszty uzyskania przychodów muszą spełniać poniższe warunki:

• zostały poniesione przez podatnika na cele prowadzonej działalności,
• zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie zostały wymienione w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów ( 23 ust. 1 ustawy o PDOF),
• są prawidłowo udokumentowane,
• nie zostały podatnikowi zwrócone w formie dotacji, subwencji, innego zwrotu kosztów.

Warto przypomnieć, iż to podatnik ponoszący koszty jest odpowiedzialny za udowodnienie, że dotyczy on prowadzonej działalności i jest niezbędny dla jej prowadzenia oraz że posiada związek z uzyskiwanymi przychodami (jest racjonalnie uzasadniony dla danej działalności).

Jak wskazano powyżej w bardzo wielu przypadkach podatnicy nadal mają możliwość wystawienia faktury poza KSeF. W niektórych okolicznościach mają wręcz obowiązek wystawienia faktury poza KSeF (awaria, inna niedostępność KSeF).  W jeszcze innych są zwolnieni z tego obowiązku. A w pozostałych pomimo obowiązku nie wystawiają faktury ustrukturyzowanej przy pomocy KSeF.

Czy nabywca towarów lub usług, który otrzymał fakturę poza KSeF może w ww. przypadkach zaliczyć jej wartość w swoich księgach do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności?

Jak najbardziej tak.

Na dzień dzisiejszy nie istnieją regulacje, które ograniczałyby możliwość ujęcia wartości faktury w kosztach uzyskania przychodów u nabywcy towarów lub usług ze względu na wystawienie faktury poza KSeF (z powodu korzystania ze zwolnienia z obowiązku, czy to z powodu nie wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF pomimo istnienia takiego obowiązku).

Co więcej aktualnie obowiązujące przepisy nie nakładają obowiązku weryfikacji przez nabywcę czy faktura została wystawiona w KSeF czy poza KSeF.

Powyższe potwierdzają liczne, najnowsze interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia:

• 03.2026r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.29.2026.2.EWJ,
• 03.2026r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.11.2026.1.AG,
• 01.2026r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.1.2026.1.LG,
• 02.2026r. o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.28.2026.2.PC
• 02.2026r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.622.2025.1.JM.

W interpretacji indywidualnej z dnia 16.03.2026r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.29.2026.2.EWJ wskazano, że „(…) Podsumowując, w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT (także w ustawie o PIT na gruncie obowiązku stosowania KSeF),
• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
• jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu – na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) – zostaną spełnione,

– to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. (…)”.

Tak więc faktura powinna dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział, aby nabywca mógł ją bez problemu ująć w kosztach uzyskania przychodów.

Na koniec należy jeszcze zaznaczyć, iż wystawianie faktur poza KSeF powinno stanowić wyjątek i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT.