KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT – kiedy powstaje obowiązek wystawiania e-Faktur?

Zgodnie z art. 106nd ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”), Krajowy System e-Faktur jest systemem służącym do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Zastosowanie KSeF powoduje, że przedsiębiorcy:

• wystawiają i odbierają faktury w postaci ustrukturyzowanej,
• mają stały dostęp do dokumentów w systemie,
• korzystają z jednolitego standardu faktury (XML).

Obwiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF będzie wprowadzany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podmiotów, tj. podatników, u których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (dotyczy zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem wyłączeń przewidzianych ustawą,

od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, u których wartość miesięcznej sprzedaży brutto w żadnym miesiącu nie przekroczyła kwoty 10 tys. zł (mechanizm

Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT podatnik posiadający siedzibę działalności w Polsce może korzystać ze zwolnienia z VAT, jeżeli wartość sprzedaży (bez VAT) w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 240 000 zł.

Niezależnie od zwolnienia podmiotowego, podatnik może korzystać ze zwolnienia z VAT ze względu na rodzaj sprzedawanych towarów lub świadczonych usług, na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Zasada jest następująca:

• podatnicy zwolnieni z VAT co do zasady są objęci KSeF (na równi z czynnymi podatnikami VAT),
• wyjątki od tej zasady wynikają z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT

W pierwszej kolejności należy wskazać szczególną grupę podatników, tj. podmioty:

• nieposiadające siedziby działalności gospodarczej w Polsce,
• korzystające w Polsce ze zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach procedury SME (art. 113a ust. 1 ustawy o VAT).

W przypadku tej grupy ustawodawca przewidział wyłączenie z obowiązku wystawiania e-Faktur ustrukturyzowanych.

Oznacza to, że podatnicy:

• nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce,
• korzystający ze zwolnienia SME,
  nie są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wskazano wyjątki od tej zasady. Wśród nich ustawodawca przewidział wyłączenie dla podatników korzystających ze zwolnienia SME (art. 113a), natomiast nie przewidział analogicznego wyłączenia dla podatników posiadających siedzibę w Polsce i korzystających ze zwolnienia:

• podmiotowego (art. 113 ustawy o VAT), lub
• przedmiotowego (art. 43 ustawy o VAT).

W konsekwencji podatnicy posiadający siedzibę działalności w Polsce i korzystający w Polsce ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego) są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, zgodnie z terminami ustawowymi.

Ustawodawca przewidział rozwiązanie przejściowe dla podatników objętych obowiązkiem KSeF.

W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury:

• elektroniczne (poza KSeF), lub
• papierowe,

jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

Zwolnienie to ma zastosowanie wyłącznie, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

1. dotyczy wyłącznie okresu od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.,
2. w żadnym miesiącu tego okresu wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 000 zł,
3. do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż udokumentowaną fakturami (nie uwzględnia się wpływów dokumentowanych np. dowodami wewnętrznymi).

Od 1 stycznia 2027 r. podatnicy posiadający siedzibę działalności w Polsce, korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT, będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF bez względu na wartość miesięcznej sprzedaży

1. KSeF obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT – z wyjątkiem grup wskazanych w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.
2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności w Polsce, korzystający ze zwolnienia:
   • podmiotowego (art. 113), lub
   • przedmiotowego (art. 43),
     są objęci obowiązkiem KSeF (zgodnie z terminami wdrożenia).
3. Podatnicy nieposiadający siedziby działalności w Polsce, korzystający w Polsce ze zwolnienia SME (art. 113a), są wyłączeni z obowiązku KSeF.
4. W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą korzystać z rozwiązania przejściowego, jeśli miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł.
5. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie miał zastosowanie bez względu na poziom sprzedaży.