KSeF a najem prywatny – czy wynajmujący będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Zgodnie z art. 106nd ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”), Szef Krajowej Administracji Skarbowej jest obowiązany prowadzić i zarządzać Krajowym Systemem e-Faktur.

KSeF służy do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• odbierania faktur ustrukturyzowanych,
• przechowywania faktur w systemie,
• obsługi załączników do faktur oraz innych dokumentów dotyczących tych faktur, przesyłanych do KSeF w formie ustrukturyzowanej.

Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uważa się za:

• wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, oraz
• otrzymaną w dniu przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę.

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, Dz. U. z 2025 r. poz. 1071), przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Najem prywatny charakteryzuje się tym, że:

• przedmiotem najmu jest składnik majątku prywatnego osoby fizycznej,
• nie jest to składnik majątku związany z działalnością gospodarczą.

W praktyce możliwa jest sytuacja, w której podatnik wycofuje składnik majątku firmowego do majątku prywatnego (np. lokal użytkowy), a następnie oddaje go w najem jako najem prywatny.

KSeF jest rozwiązaniem funkcjonującym w oparciu o przepisy ustawy o VAT, dlatego dla ustalenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych konieczne jest określenie statusu wynajmującego na gruncie VAT.

Przychody z najmu prywatnego należy uwzględniać przy ustalaniu limitu zwolnienia podmiotowego z VAT. W 2026 r. limit ten wynosi 240 000 zł.

Oznacza to, że jeżeli osoba fizyczna uzyska w roku podatkowym przychody z najmu prywatnego przekraczające 240 000 zł, będzie zobowiązana do rejestracji do VAT, a więc stanie się czynnym podatnikiem VAT.

Jeżeli osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, to przy ustalaniu limitu 240 000 zł:

• sumuje przychody z działalności gospodarczej,
• oraz przychody z najmu prywatnego.

Dopiero suma tych przychodów podlega porównaniu do limitu zwolnienia.

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT zwalnia się z podatku VAT usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.

Zwolnienie to ma zastosowanie, jeżeli spełnione są łącznie warunki:

1. przedmiotem najmu jest nieruchomość o charakterze mieszkalnym,
2. wynajem jest wykonywany na własny rachunek,
3. celem najmu są wyłącznie cele mieszkaniowe.

Jeżeli natomiast najem dotyczy:

• lokali użytkowych, lub
• lokali mieszkalnych wynajmowanych na cele inne niż mieszkaniowe (np. na potrzeby działalności gospodarczej),

wówczas usługa najmu co do zasady podlega opodatkowaniu VAT na zasadach ogólnych.

Niezależnie od tego, czy przychody z najmu prywatnego są:

• zwolnione z VAT, czy
• opodatkowane VAT,
  czynny podatnik VAT ma obowiązek wykazywania ich w ewidencji i deklaracji JPK_V7.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF należy analizować w kontekście tego, kto jest nabywcą usługi najmu.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (zarówno od 1 lutego 2026 r., jak i od 1 kwietnia 2026 r.) nie dotyczy sprzedaży na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Oznacza to, że jeżeli nabywcą usługi najmu jest konsument (osoba prywatna), wynajmujący:

• nie ma obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
• może jednak dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSeF.

Odmiennie wygląda sytuacja, gdy nabywcą usługi najmu jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

W art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT prawodawca nie przewidział zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla:

• podatników zwolnionych z VAT,
• ani czynnych podatników VAT,
  którzy świadczą usługi najmu prywatnego na rzecz firm.

W konsekwencji, jeżeli wynajmujący wystawia fakturę dla przedsiębiorcy, co do zasady będzie zobowiązany do wystawienia jej jako faktury ustrukturyzowanej w KSeF.

Należy podkreślić, że zarówno podatnicy zwolnieni z VAT, jak i czynni podatnicy VAT mogą korzystać w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. ze zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Warunkiem zastosowania zwolnienia jest:

• nieprzekroczenie kwoty przychodów udokumentowanych fakturami w danym miesiącu w wysokości 10 000 zł brutto.

Po przekroczeniu tego limitu w danym miesiącu lub od 1 stycznia 2027 r. faktury dla firm będą musiały być wystawiane w KSeF.

Ustawa o VAT traktuje odpłatny najem nieruchomości jako działalność gospodarczą dla celów VAT, a wynajmującego identyfikuje jako podatnika VAT, który może być:

1. podatnikiem zwolnionym podmiotowo z VAT (limit 240 000 zł),
2. podatnikiem zwolnionym przedmiotowo z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 36 – najem mieszkaniowy na cele mieszkaniowe),
3. czynnym podatnikiem VAT (np. najem lokalu użytkowego),
4. czynnym podatnikiem VAT, który jednocześnie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego w odniesieniu do części przychodów (np. najem mieszkaniowy na cele mieszkaniowe).

Jeżeli osoba fizyczna świadczy wyłącznie najem prywatny na rzecz firm (lub zarówno na rzecz firm, jak i konsumentów), ale nie posiada zarejestrowanej działalności gospodarczej, powinna uzyskać numer NIP.

W tym celu składa formularz NIP-7 (papierowo lub elektronicznie). Numer NIP jest w takim przypadku niezbędny m.in. dla prawidłowego wystawiania faktur (w tym faktur ustrukturyzowanych w KSeF) na rzecz podmiotów gospodarczych.

1. Jeżeli nabywcą usługi najmu jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument), wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
2. Jeżeli nabywcą usługi najmu jest firma, wynajmujący co do zasady będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF.
3. W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. możliwe jest korzystanie ze zwolnienia z obowiązku KSeF, jeżeli w danym miesiącu przychody udokumentowane fakturami nie przekroczą 10 000 zł brutto.
4. Od 1 stycznia 2027 r. (oraz wcześniej po przekroczeniu limitu w 2026 r.) faktury wystawiane dla firm będą musiały być wystawiane w formie ustrukturyzowanej w KSeF.