Jak system ERP usprawnia komunikację między oddziałami firmy?

W firmach wielooddziałowych wyzwaniami są zarówno komunikacja pionowa (między kierownictwem a pracownikami operacyjnymi), jak i pozioma (między działami). Wolny obieg informacji prowadzi m.in.: do opóźnień w realizacji zamówień. Poza tym decyzje mogą być podejmowane na podstawie nieaktualnych informacji. W efekcie wydajność prac spada, a koszty operacyjne rosną.

Komunikację w firmach wielooddziałowych usprawnia system ERP. Oprogramowanie ma wspólną bazę danych, do której spływają informacje ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Dostępna w czasie rzeczywistym baza zapewnia pracownikom szybki wgląd w spójne i aktualne dane, ułatwiając działania operacyjne.

W systemie ERP do każdego działu firmy (np. handlowy, magazynowy) przypisany jest odrębny moduł. Informacje przepływają między nimi automatycznie. Gwarantuje to sprawną wymianę danych między pracownikami oraz szybką synchronizację procesów w całej firmie.

Szczególne znaczenie dla płynnej pracy mają dostępne w systemie ERP moduły Workflow i DMS, które automatyzują obieg dokumentów (np. faktury, paragony i rozliczenia). Wszystkie pliki przepływają przez szczegółowo zaplanowane ścieżki akceptacji, co ułatwia wymianę dokumentacji między rozproszonymi oddziałami firmy, przyspieszając np. transakcje handlowe.

Dostępne w systemie ERP interfejsy API umożliwiają m.in. integrację z CRM (narzędzie do obsługi klienta). Służą także do komunikacji z partnerami firmy, m.in.: aukcjami, bankami czy platformami płatności. Dzięki temu do bazy systemu ERP na bieżąco spływają aktualne dane o klientach, dostawach, płatnościach i inne potrzebne do realizacji transakcji informacje.

Podsumowując, system ERP zapewnia poszczególnym oddziałom firmy dostęp do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym, umożliwiając efektywną współpracę.

W zarządzaniu firmą wielooddziałową pomaga odpowiedni model przetwarzania danych oraz schemat komunikacji w sieciach komputerowych. Sprawdzają się tu Chmura Obliczeniowa (ang. Software as a Service) oraz Architektura Klient – Serwer (ang. Client – Server Model). Oprogramowanie chmurowe cechuje duża elastyczność, więc firma może intensywnie skalować i zakładać kolejne oddziały, które dzięki Architekturze Klient – serwer mogą się sprawnie komunikować i korzystać z tych samych rozwiązań. Co ważne, rozbudowa firmy o nowe lokalizacje nie wymaga wstrzymywania bieżących działań, tak więc praca może przebiegać normalnym rytmem.

Z perspektywy firm wielooddziałowych duże znaczenie ma też cyfrowa replikacja danych. Polega na powielaniu plików i rozsyłaniu ich do wielu oddziałów. Dzięki temu wszystkie jednostki mają dostęp do identycznych i aktualnych informacji, co ułatwia zarządzanie organizacją o rozproszonej strukturze.

Wdrożenie systemu ERP trwa od kilku do kilkunastu miesięcy. Pierwszy etap polega na analizie potrzeb operacyjnych firmy, kolejny na konfiguracji i testach oprogramowania, ostatni na uruchomieniu. Ze względu na skalę projektu ważne są Dowód Koncepcji (ang. Proof of Concept, PoC) oraz testy pilotażowe. W obu etapach weryfikuje się wydajność technologii i szacuje opłacalność nowych rozwiązań przed wdrożeniem pełnej instalacji.

Ważne, żeby wybrać ERP skalowalny i elastyczny, pozwalający firmie ciągle się rozwijać i adaptować do dynamicznych zmian na rynku. Kluczowe są też integracje, dostępne dzięki interfejsom API. Zapewniają one efektywną współpracę między ERP, a zewnętrznymi programami.

Szkolenia pozwalają wdrożyć kadrę do obsługi nowej technologii. Profesjonalne programy szkoleniowe minimalizują opór przed zmianą i uczą przyszłych użytkowników efektywnej pracy z nowym rozwiązaniem.

Warto też zweryfikować, czy wybrany system zapewnia wysoki poziom cyber – ochrony oraz ma mechanizmy gwarantujące ciągłość działania. Ważne, żeby umożliwiał regularne tworzenie kopii zapasowych, chroniąc przed utratą danych. Z kolei odpowiednie procedury awaryjne gwarantują ciągłość pracy nawet po awarii. Oferowany przez dostawcę poziom wsparcia technicznego i dostępność usług serwisowych precyzyjnie określają umowy SLA (ang. Service Legal Agreement).

Koszty wdrożenia zależą m.in. od wybranego modelu zakupu: tradycyjny (zakup licencji) wiąże się z wyższymi kosztami inicjalnymi, niż Saas (wynajem abonamentu). W tym ostatnim całkowity koszt jest rozbijany na mniejsze płatności, które klient uiszcza co miesiąc w zamian za dostęp do systemu.

Ważne, żeby po uruchomieniu systemu kontrolować jego wydajność. Pomagają w tym Kluczowe Wskaźniki Efektywności (ang. Key Performance Indicators, KPI): czas realizacji zamówień, liczba błędów danych oraz koszty obsługi procesów. Dobrze też mierzyć poziom satysfakcji klientów, stosując Wskaźnik Lojalności Klientów (ang. Net Promoter Score, NPS), a po kilku miesiącach ocenić Zwrot z Inwestycji (ang. Return on Investment, ROI). Dzięki temu można uzyskać odpowiedź na pytanie o zyski płynące ze wzrostu wydajności.

Choć pierwsze korzyści z wdrożenia ERP (m.in. szybszy przepływ informacji) widać już po kilku miesiącach od uruchomienia, to efektywność instalacji warto monitorować również później. Dane i wyczerpujące raporty pomagają w ciągłym doskonaleniu procesów.

System ERP usprawnia przepływ danych i zapewnia lepszą komunikację w firmie wielooddziałowej. Centralizacja danych oraz automatyzacja procesów gwarantują precyzyjną,  szybką wymianę informacji i są sposobem na minimalizację kosztów operacyjnych oraz większą satysfakcję klientów. Nowoczesne moduły (m.in. DMS i Workflow) oraz otwarte interfejsy API zapewniają dynamiczny wielopoziomowy rozwój firmy na różnych rynkach.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak ERP ulepsza komunikację w firmie, skontaktuj się z ekspertami, którzy pomogą dostosować oprogramowanie do potrzeb Twojej organizacji.