Integracja systemu WMS z systemem TMS. Jakie daje korzyści?

Systemy WMS (Warehouse Management System) oraz TMS (Transport Management System) odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu łańcuchem dostaw.

WMS wspiera m.in.: procesy związane z kompletowaniem zamówień czy inwentaryzacją. Narzędzie gwarantuje także efektywne wykorzystywanie dostępnej przestrzeni magazynu i pozwala na precyzyjne śledzenie wszelkich ruchów magazynowych.

TMS jest platformą logistyczną, która pomaga w planowaniu transportu. Rozwiązanie wskazuje najszybszy sposób wysyłki towaru oraz odpowiedniego przewoźnika, uwzględniając m.in. wysokość kosztów i długość tras. Umożliwia też monitorowanie przesyłek w czasie rzeczywistym i zapewnia pełną kontrolę nad kosztami transportu.

Efektem integracji systemów jest ścisłe zespolenie „magazynu” z „wysyłką i transportem” i tym  samym możliwość kontrolowania pełnego obiegu towaru – od przyjęcia, przez kompletację, po wysyłkę i transport. Dzięki integracji dane dot. m.in. statusów i numerów paczek, tras transportu oraz innych kluczowych dla realizacji zamówień informacji są przesyłane między systemami na bieżąco i automatycznie.

Integracja systemów WMS i TMS zapewnia firmom szereg korzyści, które wynikają z automatyzacji przepływu danych o zamówieniach między magazynem a oddziałem wysyłkowym. Automatyzacja sprawia, że spada liczba procesów obsługiwanych ręcznie, dzięki czemu realizacja zamówień znacznie przyspiesza. To z kolei prowadzi do minimalizacji kosztów operacyjnych i ma korzystny wpływ na poziom satysfakcji klientów.

O integracji systemów WMS i TMS warto pomyśleć, kiedy liczba zamówień w firmie znacznie wzrasta. Obsługa dużego wolumenu zamówień wiąże się z koniecznością przenoszenia wielu danych z oprogramowania magazynowego do TMS ręcznie. Wymaga to od pracowników dużego nakładu pracy i wydłuża czas realizacji poszczególnych operacji. Wdrożenie integracji WMS – TMS automatyzuje transfer danych, odciążając operatorów.

Na integracji WMS i TMS zyskają także firmy wielooddziałowe i te działające w modelu multidystrybucji czy 3PL (Third Part Logistic), w których część zadań zleca się zewnętrznym operatorom. W tym przypadku rozwiązanie umożliwia śledzenie towaru również wtedy, kiedy znajduje się on w magazynie partnera, gdzie jest np. przygotowywany do dalszej trasy. Gwarantuje to przedsiębiorcy pełną kontrolę nad transportem niezależnie od jego bieżącej lokalizacji.

Integracja systemów WMS i TMS przebiega w kilku etapach. Projekt należy rozpocząć od precyzyjnej analizy firmowych procesów i identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji. Dzięki temu łatwiej wybrać system spełniający potrzeby danej firmy. Warto też przeznaczyć trochę czasu na wybór odpowiedniego producenta i dostawcy systemu. Najlepiej postawić na takiego, który oferuje wsparcie na każdym etapie integracji.

Po zakończeniu przygotowań zespół projektowy rozpoczyna pracę nad integracją. Konfigurowane są systemy i interfejsy wymiany danych między WMS a TMS.

Zespół przeprowadza też migrację plików, która polega na bezpiecznym przenoszeniu niezbędnych informacji do nowego środowiska technologicznego.

Po zakończeniu integracji przeprowadza się testy pilotażowe w celu weryfikacji działania systemów w kontrolowanych warunkach. Aby minimalizować ryzyko wstrzymania pracy w całym łańcuchu dostaw, testy przeprowadza się najczęściej w wybranym obszarze. Jeśli pilotaż przebiegnie pomyślnie, rozwiązanie jest wdrażane na szerszą skalę.

W kolejnym etapie pracownicy są uczeni obsługi nowej technologii. W tym celu zespół projektowy przeprowadza szkolenia, które uwzględniają różnorodne ćwiczenia i testy sprawdzające wiedzę.

Warto pamiętać, że po zakończeniu projektu należy cały czas weryfikować wydajność działania technologii. W ocenie jakości procesów pomagają kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), takie jak: koszty transportu na jednostkę (rentowność operacji), średni czas dostawy zamówień, czy ilość obsłużonych paczek przez konkretnych operatorów.

Wybór właściwych technologii integracji systemów WMS i TMS jest kluczowy dla sprawnej  i dynamicznej współpracy tych platform. Skuteczną wymianę danych gwarantuje protokół API (Application Programming Interface) pełniący funkcję warstwy pośredniej między systemami działającymi na innej architekturze.

Kolejna ważna kwestia techniczna –  sposób walidacji informacji. Dane przesyłane między systemami są potrzebne do realizacji kluczowych operacji zarówno po stronie WMS, jak i TMS, dlatego muszą być kompletne i aktualne. W tym celu przeprowadza się mapowanie pól oraz ujednolica formaty danych, dążąc do tego, żeby dashboardy obu narzędzi wyświetlały wartości w zbliżony sposób. Warto wdrożyć też mechanizmy monitorujące, które alarmują zawsze, kiedy wykryją rozbieżności między danymi w TMS a WMS.

Transfer danych należy też odpowiednio zabezpieczyć. Wymaga to wyposażenia systemów m.in. w mechanizmy szyfrujące komunikację i blokujące dostęp do wrażliwych informacji, a także te przeznaczone do tworzenia backupów plików w ustalonych odstępach czasu.

Skalowalność odgrywa ważną rolę dla większości firm. Wdrożona instalacja powinna charakteryzować się elastycznością i gotowością do obsługi rosnącej liczby zamówień. Z tego względu warto upewnić się, że oba systemy obsługują duże zbiory danych (Big Data), zapewniając sprawną obsługę zamówień nawet przy dużej liczbie transakcji.

Integracja systemów WMS i TMS wiąże się również z szeregiem wyzwań organizacyjnych. Jednym z nich są wspomniane już szkolenia pracowników wdrażające zarówno do obsługi nowej technologii, jak i opanowania nowej metodyki pracy. Ta ostatnia budzi szczególny opór. Z tego względu jeszcze przed wdrożeniem warto przygotować tzw. plan zarządzania zmianą, uwzględniający pełne zaangażowanie Zarządu, który w sposób przystępny omówi zalety zmiany i wymieni konkretne korzyści z tego wynikające.

Przykładowo, jeśli dotychczasowy sposób pracy zastąpiono metodą Agile, to warto wytłumaczyć kadrze, że w Agile stawia się na otwartość i swobodę. Zespół działa wg najbardziej efektywnych standardów, pomijając sztywne procedury. Z kolei pracę dzieli się na fazy zgodnie z zasadą, że stopniowe ulepszanie strategii stanowi dobry sposób na osiąganie coraz lepszych wyników.

Co jeszcze?

Czas potrzebny do zakończenie wdrożenia. Ze względu na złożoność projektu dobrze przygotować elastyczny harmonogram działań, który będzie można modyfikować wraz z postępem projektu.

Na rynku działają również firmy, które, choć obsługują mały wolumen zamówień, również szukają sposobu na przyspieszenie procesów transportowych. Alternatywą dla nich jest WMS z modułem Zarządzania Transportem. Rozwiązanie zapewnia płynny przebieg operacji logistycznych, a żeby współpracować z WMS wymaga tylko powiązania kartotek magazynowych z transportowymi.

Narzędzie pozwala w intuicyjny sposób tworzyć zlecenia pakowania, załadunku i rozładunku oraz definiować jednostki transportowe (np. palety, kontenery). Każdej można automatycznie nadawać etykiety (np. kody EAN), a także przypisywać właściwe miejsca logistyczne (budynki, samochody). Znacznie przyspiesza to i ułatwia przygotowanie transportu.

Kluczowe operacje transportowe można obsługiwać na urządzeniach mobilnych, np. kolektorach. Po załączeniu do aplikacji potrzebnych dokumentów użytkownik może np. automatycznie wypakowywać jednostki logistyczne, zgłaszać uwagi do zawartości czy zlecać usunięcie poszczególnych pozycji. Wykonywanie akcji ułatwia czytelny interfejs aplikacji.

Na każdym etapie rozwoju klient ma możliwość integracji z zewnętrznym systemem TMS. Efektywną współpracę zapewniają dostępne w ERP interfejsy API.

Integracja systemów WMS i TMS zapewnia firmom przede wszystkim pełną kontrolę nad przepływem towaru i szybszą obsługę dużego wolumenu zamówień. Dzięki temu klienci są bardziej zadowoleni, a przedsiębiorcy notują większą rentowność działań.

Warto wiedzieć, że dla firm, które obsługują na co dzień mniejszą ilość zamówień, lepszym wyborem jest narzędzie wyposażone w kilka kluczowych funkcji transportowych. Nie wymaga wdrażania złożonej integracji i wiąże się z mniejszą inwestycją, jednocześnie znacznie przyspiesza realizację zamówień.