Wystrój świąteczny w firmie a koszty działalności

W art. 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226, zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz w art. 15 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278, zwanej dalej ustawą o PDOP) ustawodawca zawarł kilka warunków, których wypełnienie pozwala ująć wydatek firmowy w kosztach uzyskania przychodów.

Wydatek na cele prowadzonej działalności będzie kosztem uzyskania przychodu, jeżeli:

• przedsiębiorca poniósł go na cele działalności a nie prywatnie,
• został poniesiony dla osiągnięcia, zachowania, zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest działalność,
• nie został zwrócony przedsiębiorcy w jakiejkolwiek formie (subwencje, dotacje, zwroty, inne),
• nie występuje w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,
• został właściwie udokumentowany.

To podatnik (i nikt inny) jest odpowiedzialny za uzasadnienie konieczności poniesienia każdego wydatku na cele prowadzonej działalności.

Analizując, który wydatek będzie oczywistym kosztem uzyskania przychodów, a który będzie wydatkiem wątpliwym (zakładając spełnienie ww. podstawowych warunków), podatnik musi odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

• czy rodzaj prowadzonej działalności jest w powiązaniu z dokonanym wydatkiem,
• czy poniesiony wydatek wpłynie na zysk, na utrzymanie zysku, utrzymanie kontrahenta, utrzymanie warunków umowy albo zabezpieczenie tego utrzymania,
• czy podatnik jest w stanie uzasadnić racjonalność poniesienia danego wydatku (czy posiada twarde argumenty na konieczność jego poniesienia),
• czy umowa z kontrahentem, z podwykonawcami, ze sponsorami, z innymi firmami wymaga poniesienia tego wydatku,
• czy wejście na rynek, dostanie się do konkretnego zlecenia wymaga poniesienie danego wydatku,
• i wiele innych pytań.

Wydatki na wystrój świąteczny w prowadzonej działalności będą kosztem uzyskania przychodów, jeżeli zostaną wypełnione łącznie wszystkie wcześniej wymienione przesłanki. Najmniejszy problem przedsiębiorcy mają zazwyczaj z prawidłowym udokumentowaniem takiego wydatku oraz z tym, że wydatek ten nie został sfinansowany z dotacji. Problemem nie jest także to, że z pewnością jest on poniesiony na cele prowadzonej działalności.

Co więcej tego typu wydatek nie występuje w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PDOF oraz art. 16 ustawy o PDOP).

Natomiast z kosztów uzyskania przychodów, o czym warto wspomnieć, wyłączone są wydatki o charakterze reprezentacyjnym.

Co rodzi wobec tego najwięcej wątpliwości?

• związek przyczynowo – skutkowy z uzyskiwanymi przychodami z działalności oraz w celu osiągnięcia, zachowania, zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest działalność,
• wydatek o charakterze reprezentacji (wyłączenie wydatków o charakterze reprezentacji z kosztów uzyskania przychodów występuje w 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP oraz w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF).

Należy zaznaczyć, iż gdy wystrój świąteczny będzie miał charakter luksusowy, zbyt wyrazisty, nadzwyczaj wystawny, ekskluzywny, co będzie też widoczne w wartości wydatku, wówczas organy podatkowe z pewnością uznają, iż nie jest to koszt uzyskania przychodu.

Jeżeli wystrój świąteczny będzie skierowany wyłącznie do budowania wizerunku firmy (np. luksusowe girlandy, dekoracje warte dużo, ekskluzywne dodatki), wówczas organy podatkowe mogą uznać te wydatki za koszt reprezentacji, a więc za wydatek wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli wystrój świąteczny znajduje się w przestrzeni firmowej dostępnej dla klientów (recepcja, poczekalnia, przestrzeń obsługi klienta), wówczas łatwiej argumentować, że to wydatek związany z funkcjonowaniem firmy. Jeżeli elementy ozdobne znajdują się tylko w pomieszczeniach użytkowanych przez pracowników, wtedy będzie trudno posługiwać się tym argumentem.

Kolejna kwestia to miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli działalność prowadzona jest w części mieszkania, części domu – wtedy także trudno jest obiektywnie rozdzielić przeznaczenie wystroju świątecznego tylko na cele firmowe i braku przeznaczenia na użytek prywatny.

Organy podatkowe przestrzegają zwłaszcza wyżej wymienionych aspektów. Jeżeli przedsiębiorca uwzględnia je przy ponoszeniu wydatków na wystrój świąteczny, wówczas będzie mógł je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

A co mówi fiskus? Potwierdza powyższe wnioski:

28. W interpretacji indywidualnej z dnia 28.09.2021r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.301.2021.3.EJ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że poniesione w tym wypadku wydatki na wystrój świąteczny (i nie tylko) stanowią koszty uzyskania przychodów.

„(…) W ramach prowadzonej przez Spółkę strategii społecznej odpowiedzialności biznesu, a także zrównoważonego rozwoju Wnioskodawca stara się uczestniczyć zarówno w świętach państwowych, jak i wydarzeniach ważnych dla społeczności lokalnych, a także w wydarzeniach istotnych dla swoich pracowników. W związku z takimi wydarzeniami Spółka dokonuje zakupu okolicznościowych wieńców lub kwiatów, które są przekazywane w imieniu Spółki przez jej przedstawicieli w ramach uroczystości państwowych, patriotycznych, religijnych czy też pracowniczych. Spółka ponosi również wydatki na kondolencje w prasie oraz innych mediach, a także wydatki na m.in. flagi, girlandy i ozdoby świetlne oraz multimedialne dekoracje okolicznościowe (wyświetlane na ścianach budynków np. jako łopoczące flagi, zdjęcia prezentujące wydarzenia rocznicowe, świąteczne animacje).

Zakupy wieńców, kwiatów oraz innych wskazanych powyżej wydatków ponoszonych przez Spółkę, związane są między innymi z następującymi wydarzeniami:

1. uroczystości o charakterze państwowym lub lokalnym,
2. uroczystości religijne,
3. odejście pracownika na emeryturę,
4. śmierć pracownika lub członka jego najbliższej rodziny.

Celem ich zakupu jest przede wszystkim budowanie marki Spółki jako przyjaznej społeczeństwu oraz promowanie szczególnie pożądanych wzorców zachowań.

Wydatki poniesione w związku ze wskazanymi okolicznościami finansowane są ze środków obrotowych. Wydatki udokumentowane są fakturami lub rachunkami.

Działalność gospodarcza Wnioskodawcy polega na wykonywaniu czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Wnioskodawca odlicza w pełni naliczony podatek od towarów i usług z tytułu wydatków ogólnych, tj. związanych z całością swojej działalności gospodarczej.

Odnosząc cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego należy uznać, że wszystkie wskazane we wniosku działania Spółki w zakresie CSR wpisują się w definicję społecznej odpowiedzialności biznesu i mogą przyczynić się do budowania długoterminowego zaufania pracowników i społeczności lokalnej. Większe zaufanie z kolei jest fundamentem tworzenia otoczenia, w którym Wnioskodawca podejmuje i może podejmować inicjatywy innowacyjne i rozwijać się.

Wobec tego zakup kwiatów, flag, girland i ozdób świetlnych oraz multimedialnych dekoracji okolicznościowych związanych z uroczystościami państwowymi, lokalnymi, religijnymi jako działania związane z realizacją CSR spełniają wymogi art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Ponadto nie znajdują się również w negatywnym katalogu zawartym w art. 16 u.p.d.o.p.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakupu kwiatów, flag, girland i ozdób świetlnych oraz multimedialnych dekoracji okolicznościowych na obchody uroczystości o charakterze państwowym, lokalnym, religijnym w ramach realizacji CSR należało uznać za prawidłowe. (…)”.

2. W innej interpretacji indywidualnej z dnia 02.04.2014r. o sygn. IBPBI/1/415-39/14/ESZ Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że poniesione w tym wypadku wydatki na wystrój stanowią koszty uzyskania przychodów, że –

„(…) Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą – świadczenie usług stomatologicznych. Z tytułu prowadzonej działalności opłaca „podatek liniowy”. Jest właścicielem budynku, w którym prowadzona jest działalność. W budynku tym zlokalizowana jest recepcja obsługująca pacjentów, poczekalnia oraz 4 gabinety stomatologiczne. Z uwagi na charakter prowadzonej działalności klienci Wnioskodawczyni (pacjenci) oczekują miłej i spokojnej atmosfery, która pomoże im przezwyciężyć stres podczas oczekiwania na wizytę u stomatologa. Dla osiągnięcia tego celu Wnioskodawczyni stara się dbać o właściwy i spokojny wystrój wnętrza części budynku przeznaczonej dla ww. osób. W 2014 r. Wnioskodawczyni planuje trzykrotnie zmienić dekorację w poczekalni i recepcji nawiązując do symboliki Świąt Wielkanocnych i Bożego Narodzenia; w międzyczasie zaś funkcjonować będzie całoroczna dekoracja.

Wnioskodawczyni podkreśla, że dekoracje nie będą miały wystawnego i ponadstandardowego charakteru, zmierzającego na wywołanie uczucia luksusu. Będą to normalne i powszechnie używane elementy dekoracyjne, takie jak stroiki świąteczne, choinki, kwiaty w wazonach i inne tego typu rzeczy. Dekoracje takie powszechnie pojawiają się w innych miejscach przeznaczonych dla publiczności jak sklepy, biura czy też inne placówki ochrony zdrowia. Pozwala to na stwierdzenie, że tego typu dekoracje są zwyczajowo przyjęte w naszej rzeczywistości gospodarczej. Jak wskazała Wnioskodawczyni opisane powyżej zdarzenia nastąpią w 2014 r. i w latach następnych. (…)”.

29. W kolejnej interpretacji indywidualnej z dnia 29.06.2009r. o sygn. IPPB3/423-253/09-2/KK Izba Skarbowa w Warszawie uznała, że poniesione w tym wypadku wydatki na wystrój stanowią koszty uzyskania przychodów, że –

„(…)Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka kupuje kwiaty doniczkowe, cięte, kompozycje kwiatowe oraz bukiety, jak też różnego rodzaju elementy dekoracyjne (np. bombki, stroiki, choinki) w celu wystroju recepcji oraz budynków należących do Spółki. Opisane wyżej działania Spółki nie odbiegają pod względem ceny i okazałości od wydatków zwyczajowo przyjętych w branży i w okolicy, w której Spółka prowadzi działalność. Ww. wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę należy zatem potraktować jak koszty związane z funkcjonowaniem firmy i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów, o ile są racjonalne i wykazują związek przyczynowo – skutkowy z przychodami oraz spełniają wymogi określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Gdyby ww. dekoracje przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących Spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. wydatki Spółki, na wystawne dekoracje, nie mogłyby zostać uznane przez Spółkę za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki na zakup kwiatów doniczkowych, ciętych, kompozycji kwiatowych oraz bukietów, jak też wydatki na różnego rodzaju elementy dekoracyjne (np. bombki, stroiki, choinki) mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, mając na uwadze fakt, że wystrój świąteczny jest w obecnych warunkach rynkowych wymogiem stawianym przez klientów. W świetle powyższego uznać należy, iż wydatki te nie wyczerpują wskazanej definicji reprezentacji i zgodnie z art. 15 ust. 4d należy je zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia.  (…)”.