Pozostawienie samochodu osobowego w działalności dłużej niż 12 miesięcy – skutki podatkowe (PIT i VAT)

Na mocy art. 5a pkt 19a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163, zwanej dalej ustawą o PDOF) samochód osobowy to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym:

• o dopuszczalnej masie całkowitej (zwanej dalej DMC) równej lub niższej niż 3,5 tony, oraz
• konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą,
• nieznajdujący się w wykazie pojazdów samochodowych niebędących samochodami osobowymi.

W praktyce oznacza to, że większość pojazdów do 3,5 tony spełnia definicję samochodu osobowego, chyba że spełnia warunki wskazane w katalogu wyłączeń.

Powyższy wykaz ma znaczenie dla prawidłowego ustalenia, czy dany pojazd spełnia definicję samochodu osobowego na gruncie ustawy o PDOF. W dalszej kolejności – z punktu widzenia rozliczeń podatkowych – kluczowe jest również ustalenie, czy pojazd spełnia definicję środka trwałego.

Składnik majątku stanowi środek trwały w działalności gospodarczej, jeżeli:

• stanowi własność lub współwłasność podatnika,
• jest nabyty lub wytworzony we własnym zakresie podatnika,
• jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• jego przewidywany okres używania w działalności przekracza rok,
• jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z działalnością gospodarczą.

Środek trwały może być oddany do używania również na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze.

Przedsiębiorca ma prawo nabyć samochód osobowy do firmy na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, kwalifikując go jako:

1. towar handlowy,
2. pozostały wydatek (wyposażenie),
3. środek trwały.

Warto zwrócić uwagę na dwie sytuacje, w których ograniczenie „12 miesięcy” w praktyce nie ma zastosowania:

• jeżeli przedsiębiorca handluje samochodami, a zakupione auto stanowi u niego towar handlowy,

jeżeli przedsiębiorca wprowadzi auto do ewidencji środków trwałych, czyli od początku potraktuje je jak składnik majątku firmowego używany dłużej.

Jeżeli przedsiębiorca nabywa samochód osobowy i nie wprowadza go do ewidencji środków trwałych, ponieważ przewiduje okres używania w firmie krótszy lub równy 12 miesięcy, wówczas:

1. nie ma obowiązku wprowadzania go do ewidencji środków trwałych (może jednak zrobić to dobrowolnie),
2. ma prawo ująć wydatek na zakup auta jednorazowo w kosztach uzyskania przychodów w dniu nabycia (co do zasady – w kwocie netto u czynnych podatników VAT),
3. nie obowiązują go limity amortyzacyjne (225.000 zł, 150.000 zł, 100.000 zł), ponieważ amortyzacja nie jest stosowana,
4. obowiązują go limity dotyczące wydatków eksploatacyjnych:
   • 75% kosztów – gdy auto jest wykorzystywane w firmie i prywatnie,
   • 100% kosztów – gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie w działalności,
5. może powstać obowiązek korekty VAT, jeśli dojdzie do zmiany przeznaczenia pojazdu (np. sprzedaży lub wycofania).

Kluczowe znaczenie ma art. 22e ust. 1 ustawy o PDOF.

Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik:

• nabył składnik majątku o wartości początkowej przekraczającej 10.000 zł,
• składnik ten spełnia cechy środka trwałego,
• podatnik nie wprowadził go do ewidencji środków trwałych, ponieważ zakładał, że będzie używany nie dłużej niż rok,
• a w praktyce okres używania przekroczył rok,

wówczas podatnik ma obowiązek wykonać określone ustawowe czynności.

Poniżej przedstawiam katalog obowiązków wynikających z art. 22e ustawy o PDOF.

Ustawowe obowiązki podatnika, u którego przewidywany okres używania w działalności auta osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych miał być krótszy niż rok, a rzeczywisty przekroczył okres roku.

1. Zaliczenie samochodu osobowego do środków trwałych przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia
2.  Zmniejszenie zaksięgowanej wartości kosztów uzyskania przychodów (cena nabycia auta) o różnicę między ceną nabycia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania (obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych – załącznik nr 1 do ustawy o PDOF)
3. Stosowanie przez podatnika takiej samej stawki amortyzacji przez cały okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych
4. Zapłata w terminie do 20-tego dnia pierwszego miesiąca następującego po upływie roku od dnia nabycia, do urzędu skarbowego odsetek od zaległości podatkowych naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie tego auta do dnia, w którym okres używania auta osobowego przekroczył rok (naliczoną kwotę odsetek podatnik ujmuje dopiero w zeznaniu rocznym).

Powyższe odsetki są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia samochodu osobowego do środków trwałych.

Powyższe obowiązki podatnik musi zrealizować w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym upłynął okres 12 miesięcy od dnia nabycia samochodu osobowego (wprowadzenia go do firmy).

W praktyce mechanizm wygląda następująco:

• podatnik w pierwszym roku zaliczył w koszty całą wartość zakupu auta (np. jednorazowo),
• po przekroczeniu 12 miesięcy musi potraktować auto tak, jakby od początku było środkiem trwałym,
• w konsekwencji należy:
  • wprowadzić auto do ewidencji środków trwałych,
  • przeliczyć „hipotetyczną” amortyzację za okres dotychczasowego używania,
  • skorygować koszty (zmniejszyć je o część, która nie powinna była być kosztem jednorazowym),
  • rozpocząć amortyzację według stawek z wykazu,
  • naliczyć odsetki.

W zakresie VAT kluczowa jest inna zasada:

prawo do odliczenia VAT od samochodu osobowego zależy od sposobu jego wykorzystania (50% albo 100%), a nie od tego, czy auto jest środkiem trwałym.

W konsekwencji:

• sam fakt wprowadzenia samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych nie powoduje obowiązku korekty VAT,
• sam fakt przekroczenia 12 miesięcy użytkowania również nie oznacza automatycznej korekty VAT,
• korekta VAT pojawia się dopiero wtedy, gdy dojdzie do zmiany przeznaczenia pojazdu (np. sprzedaży, wycofania z działalności, zmiany sposobu użytkowania).

1. Jeżeli podatnik kupił samochód osobowy o wartości powyżej 10.000 zł i zakładał używanie ≤ 12 miesięcy, mógł nie wprowadzać auta do środków trwałych.
2. Jeżeli jednak faktyczny okres używania przekroczył 12 miesięcy, pojawia się obowiązek wynikający z art. 22e PDOF.
3. Podatnik musi wówczas:
   • wprowadzić auto do ewidencji środków trwałych,
   • skorygować koszty,
   • rozpocząć amortyzację,
   • naliczyć i zapłacić odsetki.
4. Przekroczenie 12 miesięcy nie powoduje automatycznie korekty VAT – decydujące jest przeznaczenie pojazdu i sposób jego użytkowania.