Limit płatności gotówkowych w 2026 roku w praktyce

Limit płatności gotówkowej to kwota, której przekroczenie powoduje określone skutki podatkowe.

Limit płatności gotówkowej to kwota, do wysokości której można swobodnie płacić za transakcje w formie gotówkowej.

Limit płatności gotówkowej to kwota dotycząca pojedynczej, jednolitej transakcji.

W 2026 roku limit płatności gotówkowej wynosi 15 tys. zł.

Limit płatności gotówką odnosi się do kwoty brutto transakcji. Podatnicy porównują do tego limitu wartość transakcji w kwocie brutto.

Na mocy art. 19 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 zwanej dalej ustawą – Prawo przedsiębiorców) dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.

Pierwsza kwestia limit płatności gotówkowej dotyczy transakcji (zakupu, sprzedaży) dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami. Nie dotyczy ona transakcji pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą.

Dla przypomnienia na mocy art. 4 ustawy  – Prawo przedsiębiorców  przedsiębiorca to:

• osoba fizyczna,
• osoba prawna,
• jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną (odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną,

– którzy wykonują działalność gospodarczą.

A zatem limit płatności gotówkowych nie będzie dotyczyć np. osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną czy wynajmujących prywatnie nieruchomości lub ruchomości (chyba, że najem ten zostanie zaklasyfikowany, jako działalność gospodarczą na gruncie ustawy – Prawo przedsiębiorców).

Limit płatności gotówkowych nie będzie się odnosił także m.in. do rolnika ryczałtowego, chyba, że rolnik ten poza działalnością rolniczą będzie prowadził działalność gospodarczą.

Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Powyższy limit płatności gotówkowej nie dotyczy także płatności za transakcje realizowane pomiędzy konsumentami.

Druga kwestia to kwestia samego limitu. Zapłata za pojedynczą transakcję bez względu na liczbę wynikających z niej płatności nie może być większa niż 15 tys. zł a zatem limit dotyczy transakcji o wartości równej lub niższej niż 15 tys. zł.

Co więcej, jeżeli transakcja jest jedna, ale płatności jest kilka (rat składających się na jedną transakcję), to liczba płatności nie ma znaczenia. Jeżeli ta wartość tej jednej transakcji jest wyższa niż 15 tys. zł, wówczas nabywca ma obowiązek zapłacić wszystkie płatności jej dotyczące w formie przelewu.

Limit płatności gotówkowej dotyczy jednorazowej wartości transakcji. Co to oznacza?

Wyjaśnienia znaczenia tego wyrażenia podjął się NSA w wydanym wyroku z dnia 03.06.2025r. o sygn. II FSK 1190/22, w którym objaśnił, że „(…) Jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określoną w umowie. Zatem, istotna jest wartość całego kontraktu (umowy), a nie np. wartość poszczególnych, okresowych rozliczeń. Tym samym, dla oceny przestrzegania ww. obowiązku, decydująca jest suma wierzytelności przysługujących usługodawcy, tj. suma płatności przypadających usługodawcy za czas trwania umowy. Jeżeli w przypadku umowy zawartej na czas określony znana jest ogólna wartość transakcji, to do niej, a nie do poszczególnych okresów rozliczeniowych (zlecenia-płatności), odnosić będzie się pojęcie jednorazowej wartości transakcji. Jeżeli zatem suma płatności wynikająca z kontraktu (umowy) przekroczyłaby limit 15.000 zł, to w przypadku płatności dokonywanych w formie gotówkowej, wydatków tych nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 22p ust. 1 u.p.d.o.f. i art. 22p ust. 1 zmienionej u.p.d.o.f.), a w przypadku ich zaliczenia zastosowanie znajdzie art. 22p ust. 2 u.p.d.o.f. i art. 22p ust. 2 zmienionej u.p.d.o.f. (…)”.

Przedsiębiorcy przyjmujący i dokonujący zapłaty w formie gotówkowej często zadają sobie pytanie – jakie będą skutki podatkowe na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych w sytuacji przekroczenia limitu płatności gotówkowych 15 tys. zł?

Zgodnie z art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji między przedsiębiorcami w kwocie równej lub większej niż 15 000 zł została zrealizowana:

• nie przez rachunek płatniczy,
• przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów VAT – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług, jako podatnik VAT czynny, lub
• pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności”, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w 108a ust. 1a ustawy o VAT.

Pierwszy przypadek dotyczy zapłaty za transakcję o wartości powyżej 15 tys. zł gotówką tzn. bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Jeżeli transakcję o wartości powyżej 15 tys. zł podatnik opłacił gotówką, to nie zaliczy jej do kosztów uzyskania przychodów (u czynnych podatników VAT w kwocie netto, u podatników zwolnionych z VAT w kwocie brutto).

Jeżeli natomiast transakcję o wartości powyżej 15 tys. zł podatnik opłacił w części gotówką, a w części przelewem, to nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów części opłaconej gotówką (u czynnych podatników VAT w kwocie netto, u podatników zwolnionych z VAT w kwocie brutto).

Warto wspomnieć, iż przedsiębiorca, który dokonał zapłaty gotówkowej, może podjąć próbę uzyskania zwrotu tej zapłaty i dokonania jej ponownie już w formie przelewu.

Limit płatności gotówką 15 tys. zł odnosi się również do zapłaty za zakup składników majątkowych stanowiących u podatnika środki trwałe.

Jeżeli podatnik zapłacił gotówką za zakup środka trwałego a wartość transakcji przekroczyła 15 tys. zł , to nie może on ująć (a jeżeli już ujął musi skorygować) części lub całości kwoty odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodów.

Drugi przypadek dotyczy zapłaty za transakcję o wartości powyżej 15 tys. zł wprawdzie przelewem, ale na rachunek sprzedawcy zupełnie inny niż ten, który widnieje (na dzień zlecenia przelewu) na białej liście podatników VAT.

Jeżeli nabywca otrzyma fakturę od sprzedawcy – czynnego podatnika VAT i zapłaci za nią przelewem na rachunek tego sprzedawcy inny niż występujący w dniu dokonania przelewu na białej liście, wówczas nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów:

• całości wartości transakcji, jeżeli całą wartość transakcji opłacił na nieprawidłowy rachunek, albo
• część wartości transakcji, jeżeli jedynie część wartości transakcji opłacił na nieprawidłowy rachunek.

Jeżeli podatnik złoży, przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten nieprawidłowy rachunek sprzedawcy, zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu, to nie będzie zobligowany do dokonania zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik uniknie też ww. korekty kosztów, jeżeli zapłaci za daną transakcję z użyciem mechanizmu podzielonej płatności.

Korekty kosztów w powyższym przypadku nie dokonuje podatnik nabywca, jeżeli faktura dotyczyła wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.

Trzeci przypadek dotyczy zapłaty za transakcję o wartości powyżej 15 tys. zł z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

Jeżeli nabywca otrzyma fakturę od sprzedawcy – czynnego podatnika VAT i zapłaci za nią przelewem bez użycia komunikatu mechanizmu podzielonej płatności, wówczas nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów:

• całości wartości transakcji, jeżeli cała wartość transakcji powinna być opłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, albo
• część wartości transakcji, jeżeli jedynie część wartości transakcji powinna być opłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Zgodnie z art. 22p ust. 2 ustawy o PDOF, w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej została dokonana płatność dotycząca jednorazowej transakcji między przedsiębiorcami o wartości powyżej 15 tys. zł, prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:

1. zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo
2. w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody

– w miesiącu, w którym odpowiednio: dokonano płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego, zlecono przelew albo dokonano płatności z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

Obowiązek ww. korekty kosztów dotyczy także:

1. nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych;
2. dokonania płatności:
3. a) po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej,
4. b) po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym

– przy czym zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.