Kto będzie upoważniony do wglądu danych zawartych w KSEF?

Poza przedsiębiorcami i urzędami skarbowymi bardzo wiele podmiotów będzie uprawnionych do wglądu do danych, które są zawarte w KSEF. Tymi danymi będą oczywiście faktury ustrukturyzowane, ale nie tylko. Będą to także załączniki do tych faktur także w postaci ustrukturyzowanej, ale i niekiedy inne dokumenty również wyłącznie w postaci ustrukturyzowanej.

Dostęp do danych zawartych w KSEF będzie miało bardzo wiele różnych podmiotów. Poza tym wiele innych podmiotów będzie mogło uzyskać dostęp do danych zawartych w KSEF na mocy zainicjowanych różnego rodzaju postępowań, czynności administracyjnych, kontroli, rozpraw i innych czynności. Podmioty te zostały wymienione w ustawie o VAT, ale także w ustawie z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Przykładowo w art. 297 – Ordynacji podatkowej ustawodawca zaznacza, że faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do KSEF oraz wystawione przy użyciu KSEF oraz inne dane wynikające z KSEF, są udostępniane wyłącznie:

1) organom Krajowej Administracji Skarbowej – w celu realizacji ich ustawowych zadań,

2) pozostałym organom wymienionym w art. 297 § 1 pkt 2a-3 i 7-9, art. 299g § 1 i art. 299h § 1 – Ordynacji podatkowej na zasadach określonych w tych przepisach.

Wszystko się zgadza, jednak wiele innych podmiotów może otrzymać dostęp do KSeF na etapie różnego rodzaju postępowań. Jakie podmioty zatem będą miały wgląd do danych zawartych w KSeF?

• Wszystkie Ministerstwa oraz podległe im podmioty administracji państwowej z urzędu, ale również na mocy prowadzonych różnego rodzaju postępowań np. w sprawach o wykroczenia skarbowe, przestępstwa skarbowe
• Sądy lub prokuratorzy – w związku z toczącym się postępowaniem
• Prokurator generalny na wniosek właściwego prokuratora w przypadkach określonych w dziale IV Kodeksu postępowania administracyjnego oraz w związku z udziałem prokuratora w postępowaniu przed sądem administracyjnym
• Wszelkie organy administracji skarbowej z urzędu ale także na mocy prowadzonych różnego rodzaju czynności, kontroli czy postępowań np. Szef KAS, Dyrektor izby administracji skarbowej, urzędy skarbowe, urzędy celno-skarbowe, izby skarbowe, pozostałe
• Inni naczelnicy urzędów skarbowych lub naczelnicy urzędów celno-skarbowych – w związku ze wszczętym postępowaniem podatkowym, postępowaniem w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe, kontrolą podatkową, kontrolą celno-skarbową lub w związku z postępowaniem przejętym
• Rzecznik Praw Obywatelskich – w związku z jego udziałem w postępowaniu przed sądem administracyjnym
• Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Agencja Wywiadu, Służba Wywiadu Wojskowego, Centralne Biuro Antykorupcyjne, Policja, Żandarmeria Wojskowa, Straż Graniczna, Służba Więzienna, Służba Ochrony Państwa (także posiadający sporządzone na piśmie upoważnienie funkcjonariusze lub żołnierze w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania sprawdzającego na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych)
• Inspektor Nadzoru Wewnętrznego – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w 11a ust. 3 pkt 7 ustawy z dnia 21 czerwca 1996 r. o szczególnych formach sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 309 i 1222)
• Przewodniczący Komisji Nadzoru Finansowego – w zakresie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym
• Organy egzekucyjne
• Urzędy miasta, gmin, ZUS, KRUS, upoważnione jednostki i zakłady budżetowe, pozostałe
• Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w celu realizacji zadań wynikających m.in. z ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów czy z ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych
• Organy Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa w celu realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 13 lutego 2020 r. o Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 288 i 412)
• Generalny Inspektor Informacji Finansowej
• Prezes Urzędu Regulacji Energetyki w związku z prowadzonym postępowaniem lub kontrolą zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 października 2022 r. o środkach nadzwyczajnych mających na celu ograniczenie wysokości cen energii elektrycznej oraz wsparciu niektórych odbiorców w latach 2023-2025 (Dz. U. z 2024 r. poz. 1622 i 1831)
• Inne organy

Na koniec należy podkreślić jeszcze jedną rzecz. Informacje uzyskane od państw członkowskich Unii Europejskiej lub akta zawierające takie informacje mogą być udostępniane nie tylko organom tych państw, ale również innym organom, jeżeli prowadzone przez nie postępowanie lub wykonywane czynności są związane z prawidłowym określaniem podstaw opodatkowania, wysokości zobowiązania podatkowego albo innych należności, które — zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji — mogą być dochodzone na wniosek obcego państwa.

Tak więc także inne kraje (nie tylko państwa UE) mogą wystąpić o udostępnienie danych z KSeF w związku z prowadzonym przez siebie postępowaniem.