Usługa e-Doręczenia charakteryzuje się kilkoma kluczowymi cechami takimi jak umożliwienie bezpiecznego, uwierzytelnionego przesyłania korespondencji urzędowej czy zapewnienie pewności doręczenia dzięki cyfrowemu dowodowi nadania i odebrania.
Po aktywacji adresu elektronicznej skrzynki, wszystkie pisma urzędowe – w tym pisma organów podatkowych – będą kierowane na ten wskazany adres, a nie jak do tej pory na adres siedziby firmy.
Warto więc nieco więcej dowiedzieć się na temat usługi e-Doręczenia.
Czym jest elektroniczna skrzynka pocztowa e-Doręczenia?
Podstawami prawnymi usługi e-Doręczenia jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS) a także ustawa z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045).
Usługa e-Doręczenia to możliwość przesyłania korespondencji (na wzór rejestrowanego listu poleconego) z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego to jedna z usług e-Doręczeń, w których przesyłka listowa jest realizowana od skrzynki e-Doręczeń podmiotu publicznego do skrzynki e-Doręczeń innego podmiotu.
Publiczna usługa hybrydowa to druga z usług e-Doręczeń, w których przesyłka listowa jest realizowana od skrzynki e-Doręczeń podmiotu publicznego do tradycyjnej skrzynki pocztowej drugiego podmiotu (dostarczenie przesyłki listowej następuje w formie papierowej).
Usługa e-Doręczenia realizuje więc wysyłkę „klasycznego” elektronicznego listu (poleconego), który od momentu wysyłki do momentu dostarczenia jest monitorowany. Zarówno moment wysyłki jak i dostarczenia (odebrania) listu jest rejestrowany w usłudze.
Usługa e-Doręczenia realizowana jest za pośrednictwem publicznego operatora pocztowego Poczta Polska przy pomocy elektronicznych adresów (trochę na wzór adresów e-mail) do doręczeń elektronicznych.
Każdy podmiot, który ma obowiązek albo chce korzystać z usługi e-Doręczeń, jest zobligowany do założenia specjalnej elektronicznej skrzynki dedykowanej dla usługi e-Doręczeń.
Wpis adresu elektronicznej skrzynki do usługi e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych oznacza żądanie doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Podmiot występujący o utworzenie adresu do e-Doręczeń (powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego) lub wpis tego adresu, jest informowany o skutkach prawnych wpisu albo utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych.
Funkcjonowanie elektronicznej skrzynki adresowej dla e-Doręczeń
Posiadając już adres skrzynki do e-Doręczeń powstaje fundamentalne pytanie. W jakim momencie można uznać, iż korespondencja została dostarczona / odebrana?
W nawiązaniu do art. 42 ustawy o doręczeniach elektronicznych, w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (za pomocą usługi e-Doręczenia), korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili:
- odebrania korespondencji – w przypadku odebrania korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
- wpłynięcia korespondencji – w przypadku wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego.
W przypadku upływu 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.
Przez odebranie dokumentu elektronicznego należy rozumieć każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu.
Natomiast przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych należy rozumieć zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.
Kto jest zobligowany do korzystania z usług e-Doręczenia i od kiedy?
Większość organów administracji rządowej i samorządowej w tym ZUS, KRUS, NFZ, uczelnie, różnego rodzaju agencje, fundusze, państwowe, inne podmioty publiczne miały obowiązek rejestracji i wykorzystywania elektronicznej skrzynki dla e-Doręczeń już od stycznia 2025r.
Tak samo osoby takie jak:
- adwokat wykonujący zawód;
- radca prawny wykonujący zawód;
- doradca podatkowy wykonujący zawód;
- doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
- rzecznik patentowy wykonujący zawód;
- notariusz wykonujący zawód;
- podmiot niepubliczny wpisany do KRS,
- podmiot niepubliczny wpisany do CEIDG
– miały obowiązek rejestracji i wykorzystywania elektronicznej skrzynki dla e-Doręczeń już od stycznia 2025r.
Posiadanie adresu elektronicznej skrzynki do korzystania z usługi e-Doręczenia nie jest wymagane w przypadku niewykonywania zawodu, zawieszenia prawa do wykonywania zawodu, zawieszenia w czynnościach zawodowych, zawieszenia w czynnościach służbowych, zawieszenia stosunku pracy lub zawieszenia praw wynikających z licencji.
Co ciekawe sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna jak i Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej mają czas na rejestrację i wykorzystywanie elektronicznej skrzynki dla e-Doręczeń od października 2029r.
Powstaje w tym miejscu pytanie, od kiedy przedsiębiorcy mają obowiązek założenia skrzynki do usługi e-Doręczenia?
Obowiązek rejestracji do usługi e-Doręczenia wobec przedsiębiorców:
Firmy z KRS
- Od stycznia 2025r. – Rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r.
- Od kwietnia 2025r. – Zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
Firmy z CEIDG
- Od stycznia 2025r.- Składające wniosek o wpis do CEIDG
- Od lipca 2025r. – Zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. jeżeli do 30 czerwca 2025r. dokonują aktualizacji wpisu CEIDG
- Od października – Zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi prowadzącymi samodzielnie działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółki cywilnej osób fizycznych, którzy dopiero rejestrują działalność, będą musieli założyć już w momencie dokonywania elektronicznego wpisu do CEIDG elektroniczną skrzynkę dla usługi e-Doręczeń.
Podobnie przedsiębiorcy, którzy dokonają wpisu do KRS dotyczącego utworzenia spółki osobowej lub kapitałowej. Niebawem więc wszyscy przedsiębiorcy będą posiadali elektroniczną skrzynkę dla usługi e-Doręczeń.
Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy
Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy