Rolnik a KSeF – czy rolnicy muszą wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Zgodnie z art. 106nd ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”), Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, służącym do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

W ramach KSeF realizowane są m.in.:

• nadawanie i odbieranie uprawnień do systemu,
• uwierzytelnianie oraz weryfikacja uprawnień podmiotów,
• wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych,
• nadawanie fakturom numeru identyfikującego,
• przechowywanie faktur w systemie,
• obsługa zdarzeń technicznych (np. odrzucenie faktury, niedostępność systemu).

Rolnik prowadzący gospodarstwo rolne na terytorium RP może być podatnikiem na gruncie ustawy o VAT. W praktyce rolnik występuje najczęściej w jednym z dwóch statusów:

1. rolnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT,
2. rolnik zwolniony z VAT – rolnik ryczałtowy (zwolnienie szczególne przewidziane w ustawie).

Od tego statusu zależy, czy rolnik będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Część rolników decyduje się na rejestrację do VAT jako podatnicy czynni, m.in. w związku z możliwością odliczania VAT naliczonego od zakupów (np. paliwo, środki produkcji, maszyny, usługi serwisowe) oraz ubiegania się o zwrot nadwyżki VAT.

Rejestracja do VAT oznacza jednak również obowiązki analogiczne do tych, które mają inni czynni podatnicy VAT, w tym:

• rozliczanie VAT od sprzedaży,
• prowadzenie ewidencji VAT oraz składanie JPK_V7,
• stosowanie zasad korekt VAT (gdy występują),
• stosowanie KSeF w zakresie, w jakim przepisy przewidują obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Rejestracja do VAT wymaga posługiwania się numerem NIP. Jeżeli rolnik nie posiada NIP, powinien uzyskać go poprzez złożenie formularza NIP-7.

Rolnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF na zasadach ogólnych (tj. zgodnie z terminami wdrożenia obowiązkowego KSeF przewidzianymi w ustawie).

Należy jednocześnie pamiętać, że sprzedaż na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumenta) nie jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W takich przypadkach rolnik (tak jak inni podatnicy) może ewentualnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną dobrowolnie – jeżeli przepisy na to pozwalają w danej sytuacji.

Rolnik ryczałtowy korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT (zwolnienie dotyczące dostawy produktów rolnych oraz świadczenia usług rolniczych przez rolnika ryczałtowego). Zasady rozliczeń rolnika ryczałtowego są szczególne, m.in. dlatego, że:

• rolnik ryczałtowy co do zasady nie prowadzi ewidencji VAT i nie składa JPK_V7,
• nie nalicza VAT od sprzedaży,
• w typowym modelu nie wystawia faktur sprzedaży, ponieważ dokumentowanie transakcji odbywa się przez nabywcę.

Rolnik ryczałtowy co do zasady posługuje się numerem PESEL.

Zgodnie z art. 116 ustawy o VAT nabywca będący czynnym podatnikiem VAT, który nabywa produkty rolne od rolnika ryczałtowego, dokumentuje zakup poprzez wystawienie faktury VAT-RR.

Faktura VAT-RR może zostać wystawiona w postaci papierowej lub elektronicznej, zgodnie z art. 116 ust. 3a ustawy o VAT, oraz wymaga podpisów obu stron transakcji.

Rolnik ryczałtowy nie jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF. W konsekwencji nabywca nie ma obowiązku wystawiania w jego imieniu faktur VAT-RR w postaci ustrukturyzowanej w KSeF.

Możliwe jest jednak wystawienie VAT-RR w KSeF, jeżeli spełnione są warunki ustawowe, w szczególności:

• rolnik ryczałtowy przed transakcją składa w KSeF oświadczenie o posiadanym statusie rolnika ryczałtowego oraz wskazuje dane nabywcy uprawnionego do wystawienia VAT-RR w jego imieniu,
• faktura VAT-RR zawiera oświadczenie dostawcy produktów rolnych o treści wynikającej z art. 116 ust. 3 ustawy o VAT (o statusie rolnika ryczałtowego i podstawie zwolnienia).

W praktyce, jeżeli rolnik ryczałtowy chce korzystać z VAT-RR w KSeF, to jest zobligowany do uzyskania numeru NIP. Jeżeli rolnik nie posiada NIP, może uzyskać go poprzez złożenie formularza NIP-7.

Jeżeli rolnik ryczałtowy nie przekaże wymaganego oświadczenia do KSeF, nabywca nie będzie mógł wystawić faktury VAT-RR w postaci ustrukturyzowanej w KSeF.

1. Obowiązek KSeF zależy od statusu rolnika na gruncie ustawy o VAT: inaczej traktuje się rolnika czynnego VAT, a inaczej rolnika ryczałtowego.
2. Rolnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT podlega obowiązkom VAT na zasadach ogólnych, w tym obowiązkowi stosowania KSeF – zgodnie z terminami wdrożenia przewidzianymi w przepisach.
3. Sprzedaż na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
4. Rolnik ryczałtowy co do zasady nie stosuje KSeF, a nabywca nie ma obowiązku wystawiania VAT-RR w KSeF.
5. VAT-RR może być wystawiona w KSeF dobrowolnie, ale wymaga spełnienia warunków ustawowych (w tym wcześniejszego oświadczenia rolnika w systemie oraz wymaganych elementów faktury i uzyskania numeru NIP przez rolnika ryczałtowego jeżeli posiada tylko numer PESEL).