Faktura w walucie obcej a KSeF – zasady przeliczenia na gruncie VAT i PIT

Zgodnie z art. 106nd ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”), Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, służącym do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

W ramach KSeF realizowane są w szczególności następujące czynności:

• zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu,
• uwierzytelnianie podmiotów oraz weryfikacja uprawnień,
• wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych,
• nadawanie fakturom numeru identyfikującego,
• przechowywanie (archiwizacja) faktur w systemie,
• powiadomienia o zdarzeniach technicznych (np. brak uprawnień, odrzucenie faktury, niedostępność systemu).

Na gruncie KSeF szczególne znaczenie ma data wystawienia faktury.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Oznacza to, że w przypadku faktury ustrukturyzowanej:

• data wprowadzona przez podatnika w treści faktury nie jest rozstrzygająca,
• decydujące znaczenie ma moment przesłania faktury do systemu.

Wejście w życie KSeF nie zmieniło zasad przeliczania faktur wyrażonych w walutach obcych ani na gruncie VAT, ani na gruncie podatku dochodowego.

Przeliczenia na potrzeby VAT dokonuje się zgodnie z art. 31a ustawy o VAT, natomiast przeliczenia na potrzeby podatku dochodowego – zgodnie z przepisami właściwymi dla danego podatnika (np. ustawa o PIT).

Zasady przeliczenia faktury ustrukturyzowanej wyrażonej w walucie obcej zależą od tego, czy faktura została wystawiona:

1. w dniu powstania obowiązku podatkowego w VAT lub po tym dniu, albo
2. przed dniem powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Dla przypomnienia: obowiązek podatkowy w VAT to moment, w którym podatnik jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT należnego od danej czynności.

Najczęściej powstaje on w dniu:

• dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, albo
• otrzymania zaliczki (w zakresie, w jakim ją otrzymano).

Wyjątkowo obowiązek podatkowy może powstać także np.:

• z chwilą wystawienia faktury (dla niektórych usług, np. najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony),
• z upływem okresu rozliczeniowego (jeżeli został określony w umowie lub na fakturze).

Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli faktura została wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego w VAT lub po tym dniu, podatnik przelicza podstawę opodatkowania według:

• średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego,

albo (opcjonalnie):

ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego
(waluty inne niż EUR przelicza się względem EUR).

Podatnik wystawił fakturę sprzedaży w USD w KSeF w dniu 15.04.2026 r. Dostawa towaru nastąpiła 09.04.2026 r. (w tym dniu powstał obowiązek podatkowy w VAT).

W takim przypadku podatnik przelicza podstawę opodatkowania na PLN według średniego kursu NBP dla USD z dnia 08.04.2026 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Zgodnie z art. 31a ust. 2 ustawy o VAT, jeżeli faktura została wystawiona przed dniem powstania obowiązku podatkowego w VAT, podatnik przelicza podstawę opodatkowania według:

• średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury,

albo (opcjonalnie):

• kursu EBC z ostatniego dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury
  (waluty inne niż EUR przelicza się względem EUR).

Czynny podatnik VAT wystawił fakturę w EUR w dniu 10.04.2026 r., natomiast do KSeF przesłał ją 11.04.2026 r. Usługa została wykonana 18.04.2026 r. (w tym dniu powstał obowiązek podatkowy w VAT).

Ponieważ faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF 11.04.2026 r., to właśnie ten dzień należy uznać za dzień jej wystawienia (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT).

W konsekwencji podatnik przelicza podstawę opodatkowania według średniego kursu NBP dla EUR z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień 11.04.2026 r.

Ustawodawca dopuścił możliwość stosowania w VAT zasad przeliczenia właściwych dla podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 31a ust. 2a ustawy o VAT kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania VAT wyrażone w walucie obcej mogą być przeliczane na PLN zgodnie z zasadami przeliczania przychodu określonego w walucie obcej wynikającymi z przepisów o podatku dochodowym, obowiązującymi podatnika dla danej transakcji.

W praktyce oznacza to, że podatnik może stosować jednolite przeliczenie:

• dla przychodu na gruncie PIT,
• oraz dla podstawy opodatkowania VAT (wartości netto).

Zgodnie z art. 31a ust. 2c ustawy o VAT podatnik, który wybierze tę metodę, jest zobowiązany stosować ją przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od miesiąca, w którym ją wybrał.

Jeżeli podatnik zrezygnuje z tej metody, ponowny wybór jest możliwy nie wcześniej niż po upływie 12 kolejnych miesięcy, licząc od miesiąca następującego po miesiącu rezygnacji.

1. KSeF nie zmienił zasad przeliczania faktur w walucie obcej – nadal stosuje się art. 31a ustawy o VAT.
2. W VAT decydujące znaczenie ma to, czy faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, czy w dniu obowiązku lub po nim.
3. W przypadku faktury ustrukturyzowanej dniem jej wystawienia jest dzień przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), co ma bezpośredni wpływ na dobór kursu waluty.
4. Podatnik może stosować kurs NBP albo kurs EBC – zgodnie z ustawą.
5. Podatnik może także przeliczać podstawę opodatkowania VAT według zasad właściwych dla podatku dochodowego, ale wybór tej metody wiąże się z obowiązkiem stosowania jej przez co najmniej 12 miesięcy.