Faktura ustrukturyzowana w KSeF a odliczenie VAT – kiedy powstaje prawo do odliczenia?

Zgodnie z art. 106nd ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”), Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, służącym do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

W ramach KSeF realizowane są m.in. następujące zadania:

• zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu,
• uwierzytelnianie i weryfikacja uprawnień podmiotów,
• wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych,
• nadawanie fakturom numeru identyfikującego,
• przechowywanie faktur w systemie,
• powiadomienia o zdarzeniach technicznych (np. brak uprawnień, odrzucenie faktury, niedostępność systemu).

Zgodnie z art. 86 ustawy o VAT czynny (zarejestrowany) podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury, jeżeli nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Warunkiem odliczenia jest również to, aby faktura została wystawiona przez podatnika VAT, który dokonuje sprzedaży w ramach działalności gospodarczej (działalność gospodarcza na gruncie VAT to także ta, która nie jest zarejestrowana w CEIDG ale nosi znamiona czynności wykonywanych ciągle, cyklicznie, w sposób zorganizowany przy wykorzystaniu zasobów majątkowych).

Prawo do odliczenia VAT powstaje co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym:

• u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy w VAT, oraz
• nabywca otrzymał fakturę (lub dokument celny).

Oznacza to, że przy krajowym zakupie nabywca nie może odliczyć VAT wcześniej niż w okresie, w którym otrzymał fakturę.

Dla ustalenia momentu odliczenia VAT istotne jest określenie, kiedy u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy.

Najczęściej obowiązek podatkowy powstaje w dniu:

• dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, albo
• otrzymania zaliczki (w zakresie otrzymanej kwoty).

Wyjątkowo obowiązek podatkowy może powstać np.:

• z chwilą wystawienia faktury (dla określonych usług, m.in. najmu, dzierżawy, leasingu, stałej obsługi prawnej, ochrony),
• z upływem okresu rozliczeniowego (jeżeli został wskazany w umowie lub na fakturze).

Jeżeli sprzedawca wykonał usługę 15.04.2026 r. (i wcześniej nie otrzymał zaliczki), obowiązek podatkowy w VAT powstaje 15.04.2026 r. Nabywca może odliczyć VAT najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę.

Jeżeli nabywca nie dokonał odliczenia VAT w okresie, w którym spełnione zostały warunki odliczenia, może odliczyć podatek:

• w deklaracji za jeden z trzech następnych miesięcy rozliczeniowych, albo
• w deklaracji za jeden z dwóch następnych kwartałów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń kwartalnych).

Zasady te nie uległy zmianie po wdrożeniu KSeF.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych kluczowe znaczenie mają zasady wynikające z ustawy o VAT dotyczące daty wystawienia i otrzymania faktury w systemie KSeF.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za:

• wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF,
• otrzymaną w dniu przydzielenia jej w KSeF numeru identyfikującego.

W praktyce w większości przypadków dzień przesłania faktury do KSeF oraz dzień przydzielenia numeru identyfikującego będą tożsame.

W przypadku faktury ustrukturyzowanej otrzymanej w KSeF prawo do odliczenia VAT powstaje u nabywcy w rozliczeniu za okres, w którym:

• u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy w VAT, oraz
• faktura została uznana za otrzymaną, tj. w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF.

Oznacza to, że dla celów odliczenia VAT u nabywcy kluczowa jest data otrzymania faktury w rozumieniu KSeF, czyli data nadania numeru identyfikującego.

W sytuacji, gdy sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej (np. sprzedaż na rzecz konsumenta) i udostępnia fakturę nabywcy w sposób inny niż poprzez KSeF, za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.

Zasady dotyczące daty otrzymania faktury w KSeF obowiązują również w sytuacji awarii lub innej niedostępności systemu, z uwzględnieniem szczególnego przypadku praktycznego.

Jeżeli z powodu awarii sprzedawca przesyła fakturę do KSeF dopiero po zakończeniu niedostępności systemu, prawo do odliczenia VAT u nabywcy powstaje w dniu przydzielenia tej fakturze numeru identyfikującego w KSeF.

Jeżeli w czasie awarii sprzedawca przekazał nabywcy fakturę wystawioną poza KSeF (np. w formie elektronicznej lub papierowej), a dopiero po zakończeniu awarii przesłał ją do KSeF, wówczas prawo do odliczenia VAT u nabywcy powstaje już w dniu faktycznego otrzymania tej faktury poza KSeF.

1. Wdrożenie KSeF nie zmieniło zasad odliczenia VAT wynikających z art. 86 ustawy o VAT.
2. Nabywca może odliczyć VAT najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym:
   • u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, oraz
   • nabywca otrzymał fakturę.
3. W przypadku faktury ustrukturyzowanej za datę jej otrzymania uznaje się dzień przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF.
4. W większości przypadków dzień przesłania faktury do KSeF oraz dzień przydzielenia numeru identyfikującego są tożsame.
5. W razie awarii KSeF co do zasady liczy się dzień nadania numeru identyfikującego, jednak jeżeli nabywca otrzymał fakturę poza KSeF w czasie awarii, prawo do odliczenia powstaje już w dniu faktycznego otrzymania tej faktury.