Urlop na żądanie – kiedy pracownik może z niego skorzystać?

Urlop to dzień wolny od pracy, a więc dzień lub dni, w których pracownik — zgodnie z obowiązującym go wymiarem czasu pracy wynikającym z umowy — nie wykonuje pracy.

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 zwanej dalej Kodeksem pracy) przewiduje bardzo wiele rodzajów urlopów (dni wolnych od pracy) jak np.:

• wypoczynkowy,
• dzień wolny za pracę w niedzielę,
• dzień wolny za pracę w sobotę,
• urlop okolicznościowy,
• działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych,
• urlop ojcowski,
• dni wolne na poszukiwanie pracy,
• dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat,
• dni wolne z tytułu sprawowania opieki nad członkiem rodziny,
• późny powrót z delegacji,
• dzień wolny za oddanie krwi,
• urlop na żądanie.

Jednym z rodzajów dni wolnych od pracy jakie przewiduje Kodeks Pracy jest tzw. urlop na żądanie.

Podstawą prawną urlopu na żądanie jest art. 167² Kodeksu pracy. Przepis ten mówi, iż pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (niezależnie od wymiaru czasu pracy oraz systemu czasu pracy np. zadaniowy).

Te 4 dni wchodzi oczywiście w roczny wymiar urlopu, który wynosi:

• 20 dni rocznie jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, albo
• 26 dni rocznie jeżeli pracownik jest zatrudniony przynajmniej 10 lat.

Zatem urlop na żądanie nie jest odrębnym, dodatkowym urlopem ponad roczny wymiar urlopu pracownika. Tak więc w stosunku do tego typu urlopu należy wciąż stosować ogólne zasady udzielania urlopu jak i jego rozliczania ale z pewnymi wyjątkami.

Urlop na żądanie udzielany jest dniach ale standardowo przelicza się go w wymiarze godzinowym.

Pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Limit ten przysługuje w każdym roku kalendarzowym.

Należy jednak podkreślić jedną bardzo ważną zasadę.

Pracownik, który chce rozpocząć jakikolwiek urlop, musi uzyskać na to zgodę albo akceptację pracodawcy.

Pracownik nie może samowolnie rozpocząć urlopu.

Pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop albo odmówić jej udzielenia.

Urlop na żądanie stanowi część rocznego wymiaru urlopu pozostawioną do dyspozycji pracownika w wymiarze do 4 dni w roku kalendarzowym. To pracownik decyduje, kiedy chce z niego skorzystać. Urlopu na żądanie nie ujmuje się w planie urlopów.

Pracownik jest jednak zobowiązany zgłosić pracodawcy chęć skorzystania z urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Powinien zrobić to do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu na żądanie, ale tylko wtedy, gdy pracownik skutecznie poinformuje go o zamiarze jego wykorzystania.

Pracodawca może także odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jednak tylko w wyjątkowych przypadkach.

Powyższe potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28.10.2009r. o sygn. akt. II PK 123/09 w którym to stwierdzono, że – „(…) Urlopu wypoczynkowego co do zasady udziela pracodawca, a zgodnie z art. 161 k.p., „jest obowiązany udzielić pracownikowi” urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Na tle tego przepisu nie budzi wątpliwości, że wyrażony w nim obowiązek pracodawcy nie ma charakteru bezwzględnego. Do udzielania urlopu mają bowiem zastosowanie ogólne reguły, w tym także ta z art. 163 § 11 k.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący.

Pracodawca powinien go uwzględnić, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Znaczy to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy, koniecznością obecności pracownika w zakładzie.

Tezę tę potwierdza dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu w razie zaistnienia okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia urlopu, a wymagających jego obecności w zakładzie (art. 167 k.p.). O jej zasadności świadczy również regulacja § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), który termin udzielenia urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów z przyczyn uzasadniających jego przesunięcie nakazuje stronom uzgodnić.

Uzgodnienie terminu to wspólne jego ustalenie, wspólne stanowisko co do jego określenia. Wynika stąd, że nie może go jednostronnie wyznaczyć ani pracodawca wbrew woli pracownika, ani pracownik bez akceptacji pracodawcy.

Udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy.

Przepisy nie przewidują możliwości zastąpienia jej żadnym oświadczeniem pracownika.

Skoro pracownik sam sobie nie może skutecznie udzielić urlopu, zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy. W ocenie Sądu Najwyższego, nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 167² pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 1672 k.p. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udziel mu takiego urlopu.

Obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest więc bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. (…)”.

Pracownik zgłasza pracodawcy żądanie udzielenia urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

To sformułowanie nadal budzi wiele wątpliwości zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców.

Dlaczego?

Dzień rozpoczęcia urlopu może oznaczać różne godziny. Pracownik może więc próbować zgłosić żądanie urlopu o różnych porach dnia, w którym chciałby rozpocząć urlop.

W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 15.11.2006r. o sygn. akt I PK 128/06 jednoznacznie wskazano, że – „(…) Wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” (art. 167² k.p.) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

Regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu „na żądanie”. (…)”.

W uzasadnieniu tego wyroku Sąd Najwyższy wskazał, że pracownik powinien zgłosić wniosek o urlop na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed rozpoczęciem swojego dnia pracy. Chodzi więc o czas przed godziną, od której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem.

Jednocześnie zgłoszenie powinno nastąpić w takich godzinach, w których pracodawca — przez osoby uprawnione — może realnie udzielić urlopu. Dotyczy to także zakładów pracy działających całodobowo, jeżeli pracodawca nie zapewnia całodobowej obecności osób uprawnionych do podejmowania decyzji o udzieleniu urlopu.

Może się oczywiście zdarzyć, że z powodu nadzwyczajnych okoliczności życiowych pracownik nie będzie w stanie zgłosić wniosku o urlop w tym terminie. Takie okoliczności mogą jednak wyłączać winę pracownika w razie nieobecności w pracy i spóźnionego zgłoszenia wniosku urlopowego.

Warto natomiast podkreślić, że pracodawca może w regulaminie pracy określić termin zgłaszania urlopu na żądanie w sposób korzystniejszy dla pracownika.

Taki sposób:

1. nie może być mniej korzystny dla prac ownika niż zasady wynikające z Kodeksu pracy, np. nie można wymagać zgłoszenia urlopu na żądanie najpóźniej poprzedniego dnia roboczego,
2. może przewidywać zgłoszenie urlopu na żądanie, w ramach regulacji Kodeksu pracy, nawet do końca dniówki roboczej w dniu, w którym pracownik faktycznie już skorzystał z tego urlopu, albo następnego dnia kalendarzowego czy w następnej dobie pracowniczej.

Zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Pracodawca ma także obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.