Skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę a porozumienie o wcześniejszym terminie rozwiązania umowy o pracę

Zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 zwanej dalej Kodeksem Pracy) okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Do okresu zatrudnienia wlicza się pracownikowi także:

• okresy zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach związanych z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, oraz
• inne przypadki, w których z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę.

W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie strony mogą ustalić w umowie o pracę dłuższy okres wypowiedzenia.

W takiej sytuacji okres wypowiedzenia może wynosić:

• 1 miesiąc — jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 3 miesiące — jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 6 miesięcy.

Zanim przejdziemy do skrócenia okresu wypowiedzenia, warto wyjaśnić inną możliwość, czyli ustalenie wcześniejszego terminu rozwiązania umowy o pracę.

Takie rozwiązanie wymaga zgody obu stron — pracownika i pracodawcy.

Bardzo ważne jest to, że ustalenie wcześniejszej daty rozwiązania umowy nie zmienia trybu jej rozwiązania.

Oznacza to, że skrócenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę i porozumienie co do wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę to dwie różne sytuacje. Pracodawcy często traktują je zamiennie, ale nie jest to prawidłowe.

Zgodnie z art. 36 § 6 Kodeksu pracy, jeżeli jedna ze stron złożyła wypowiedzenie, strony mogą później uzgodnić wcześniejszy termin rozwiązania umowy.

Takie porozumienie nie zmienia jednak trybu rozwiązania stosunku pracy. Nadal jest to rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem, a nie rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Zmienia się wyłącznie data rozwiązania umowy — będzie ona wcześniejsza niż pierwotnie zakładano.

W tym przypadku konieczna jest zgoda obu stron, czyli pracownika i pracodawcy.

Ustalenie wcześniejszego terminu rozwiązania umowy może dotyczyć nie tylko 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ale także okresu 1-miesięcznego lub 2-tygodniowego.

Porozumienie co do wcześniejszego terminu rozwiązania umowy o pracę sprawdzi się szczególnie wtedy, gdy:

• obie strony chcą szybko i bez sporu zakończyć współpracę,
• nie ma podstaw do jednostronnego skrócenia okresu wypowiedzenia, np. okres wypowiedzenia jest krótszy niż 3 miesiące,
• pracodawca chce uniknąć obowiązku wypłaty odszkodowania.

Dla przypomnienia — okres wypowiedzenia przysługujący pracownikowi należy ustalać na dzień rozwiązania umowy, a nie wyłącznie na dzień wręczenia wypowiedzenia. Ma to znaczenie, ponieważ może przesądzić o tym, czy możliwe będzie zastosowanie trybu skrócenia okresu wypowiedzenia.

W praktyce wcześniejsze zakończenie umowy za porozumieniem stron często następuje wtedy, gdy pracownik znalazł nową pracę.

Pracodawca powinien pamiętać, że takie porozumienie najlepiej zawrzeć na piśmie. Dokument powinien zawierać:

• dane stron,
• informację, że wcześniej zostało złożone wypowiedzenie,
• zgodne ustalenie wcześniejszej daty rozwiązania umowy,
• ewentualne dodatkowe ustalenia, np. zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, rozliczenie urlopu, odprawę lub dodatkowe świadczenie,
• podstawę prawną, czyli 36 § 6 Kodeksu pracy.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21.02.2019r. o sygn. akt I PK 243/17 w którym mówi, iż – „(…) Uprawnione jest, zatem końcowe stwierdzenie, że ustawowe uregulowanie, iż okres wypowiedzenia umowy pracę obejmujący miesiąc albo jego wielokrotność kończy się w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 21 k.p.) nie powoduje nieważności aneksu do umowy o pracę, w którym strony zgodnie przyjęły, że okres wypowiedzenia skończy się z końcem roku kalendarzowego. Porozumienie stron jest podstawowym sposobem rozwiązania umowy o pracę, wypowiedzenie jest kolejnym sposobem, co potwierdza, że w drodze porozumienia strony mogą modyfikować końcowy okres wypowiedzenia indywidualnego z zachowaniem terminu z art. 30 § 21 k.p. (…)”.

Skrócenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę to odrębne rozwiązanie. Jest to jednostronna decyzja pracodawcy, która nie wymaga zgody pracownika.

Można ją jednak zastosować tylko przy 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia i tylko z przyczyn wskazanych w ustawie.

Skutkiem takiego skrócenia jest obowiązek wypłaty pracownikowi odszkodowania za tę część okresu wypowiedzenia, która została skrócona.

Podstawą prawną skrócenia okresu wypowiedzenia o pracę jest art. 36¹ Kodeksu pracy.

Zgodnie z tym przepisem, jeżeli wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony albo określony następuje z powodu:

• ogłoszenia upadłości pracodawcy,
• likwidacji pracodawcy,
• innych przyczyn niedotyczących pracowników,

pracodawca może skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia, aby wcześniej rozwiązać umowę o pracę. Okres ten można skrócić najwyżej do 1 miesiąca.

W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi do okresu zatrudnienia, jeżeli w tym czasie pozostawał bez pracy.

Przepis ten pozwala więc pracodawcy jednostronnie skrócić wyłącznie 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Nie można jednak skrócić go bardziej niż do 1 miesiąca.

Pracodawca nie może w tym trybie skrócić:

• 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia,
• 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia.

Skrócenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę najlepiej sporządzić oczywiście w formie pisemnej i zawrzeć je bezpośredni w wypowiedzeniu umowy o pracę. Treść tej adnotacji może przybrać np. taką postać – „ Pracodawca skraca 3-miesięczny okres wypowiedzenia do 1 miesiąca na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu Pracy.

Ten tryb pozwala skrócić okres wypowiedzenia o 1 albo 2 miesiące. Po dokonaniu skrócenia okres wypowiedzenia nie może być krótszy niż 1 miesiąc.

Warto też podkreślić, że zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy nie jest tym samym co skrócenie okresu wypowiedzenia.

Jeżeli pracodawca jednostronnie skraca okres wypowiedzenia, pracownikowi z mocy Kodeksu pracy przysługuje odszkodowanie. Odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Przykładowo, jeżeli okres wypowiedzenia został skrócony z 3 miesięcy do 1 miesiąca, odszkodowanie obejmuje 2 miesiące.

Odszkodowanie za jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę:

• ustala się tak jak ekwiwalent za urlop,
• >należy wypłacić najpóźniej przy rozliczeniu końcowym,
• >nie jest świadczeniem za zgodę pracownika na skrócenie wypowiedzenia, lecz ustawową rekompensatą za utratę możliwości zarobkowania w skróconym okresie.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 05.11.2013r. o sygn. akt II PK 42/13 w którym wskazano, że – „(…) Odszkodowanie to jest rekompensatą zarobków utraconych przez pracownika wskutek skrócenia okresu wypowiedzenia. Jest, więc wypłacane nie tyle z uwagi na samo rozwiązanie stosunku pracy, co w następstwie jego wcześniejszego rozwiązania ma mocy jednostronnej decyzji pracodawcy.

Służy, więc naprawieniu szkody, jaką pracownik poniósł przez wcześniejsze niż z upływem pełnego okresu wypowiedzenia, zakończenie stosunku pracy. Odszkodowanie to nie rekompensuje zaś tej części szkody, jaką pracownik poniósł w związku z samą decyzją pracodawcy o wypowiedzeniu umowy. Nie można go, zatem traktować, jako świadczenia ściśle związanego z rozwiązaniem umowy o pracę.

Dlatego w razie restytucji stosunku pracy nie staje się ono świadczeniem nienależnym podlegającym zwrotowi. W tej sytuacji pozwany pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu stronie powodowej otrzymanego uprzednio odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia. Skoro podstawą orzeczenia restytuującego stosunek pracy było zakwestionowanie przez sąd likwidacji stanowiska pracy powoda, to należy przyjąć, że tym samym została podważona możliwość skrócenia przez pracodawcę okresu wypowiedzenia za odszkodowaniem.

W ten sposób odszkodowanie, które zostało pozwanemu wypłacone na mocy art. 361 k.p. uzyskało charakter bezzwrotnego wynagrodzenia za pracę należnego za okres wypowiedzenia. (…)”.

Co więcej, okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie, wlicza się do okresu zatrudnienia, ale tylko wtedy, gdy pracownik w tym czasie pozostaje bez pracy. Ma to duże znaczenie m.in. przy ustalaniu uprawnień zależnych od stażu pracy.

Na koniec warto podkreślić jeszcze jedną ważną rzecz.

Jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę to nie to samo co wcześniejsze rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

Jeżeli strony uzgodnią wcześniejsze zakończenie umowy, pracownikowi nie przysługuje ustawowe odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia.

Gdy pracownik dobrowolnie zgadza się na wcześniejsze odejście z pracy, pracodawca nie ma obowiązku wypłacania mu rekompensaty za niewykorzystaną część wypowiedzenia.

Strony mogą jednak w takim porozumieniu ustalić dodatkowe świadczenie dla pracownika. Nie będzie to ustawowe odszkodowanie, ale świadczenie przyznane na podstawie wspólnych ustaleń pracownika i pracodawcy.