Tomasz Olejniczak
Księgowy w Biurze Rachunkowym
Podróże służbowe zatrudnionych pracowników to już codzienność w przedsiębiorstwach. Menedżerowie, szefowie, przełożeni wysyłają w podróże służbowe swoich pracowników z bardzo różnych powodów, np.:
- Spotkania biznesowe i konferencje, aby reprezentowali firmę, nawiązywali kontakty biznesowe czy prezentowali produkty/usługi.
- Rozwój relacji z klientami, aby utrzymywać relacje z istniejącymi klientami, negocjować kontrakty, rozwiązywać problemy czy zapewniać obsługę posprzedażową.
- Szkolenia i rozwój zawodowy, aby podnieść ich kwalifikacje lub przeszkolić ich z nowych umiejętności związanych z pracą.
- Projekty międzynarodowe – kiedy firma pracuje nad projektem zespołowym, często niezbędne jest podróżowanie pracowników między różnymi lokalizacjami w celu koordynacji, współpracy i rozwoju projektu.
- Badania rynku i eksploracja biznesowa w celu analizy konkurencji lub oceny potencjalnych partnerów biznesowych w innych krajach.
- Wsparcie techniczne i serwisowe w celu naprawy lub konserwacji urządzeń, świadczenia usług technicznych lub wsparcia klientów na miejscu.
Wyżej wymienione powody podróży służbowych mogą być całkiem inne a przede wszystkim zależnie od strategii firmy oraz celów, jakie chce osiągnąć.
Dieta za odbycie podróży służbowej krajowej i zagranicznej
W związku z aktywnością pracowników na terenie kraju ale i za granicą, pracownikowi przysługuje dieta za odbycie krajowej lub zagranicznej podróży służbowej. Jak wiemy z artykułów publikowanych wcześniej na naszym portalu, ale i również bezpośrednio z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wysokość przysługującej pracownikowi diety jest inna w przypadku podróży krajowej i inna w przypadku podróży zagranicznej.
Podczas odbywania krajowej podróży służbowej wysokość pełnej diety wynosi obecnie 45 zł. Natomiast w przypadku podróży zagranicznej dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Zmniejszenie diety o posiłki w podróży krajowej
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli pracownikowi podczas krajowej podróży służbowej zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, to w takim przypadku pracownikowi nie przysługuje wskazana dieta. Mogą zdarzyć się przypadki, że pracownikowi zapewniono tylko część wyżywienia. W takiej sytuacji przysługującą dietę za odbycie podróży służbowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
Jeśli pracownik korzystał z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, to potrąceń również dokonuje się według wyżej wymienionej proporcji.
Zmniejszenie diety o posiłki w podróży zagranicznej
Podczas odbywania służbowej podróży zagranicznej zasada wyliczania i dokonywania zmniejszeń różni się od tych obowiązujących w podróżach krajowych.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety;
- obiad – 30% diety;
- kolacja – 30% diety.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe przepisy stosuje się odpowiednio. Natomiast pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
