Streamsoft Prestiż

Gwarantowany rozwój biznesu

Planowanie produkcji

Planowanie produkcji to szerokie zagadnienie, wykraczające poza obszar wyłącznie związany z produkcją. Wokół tego tematu krąży wiele mitów i nieporozumień. Często można spotkać się z dyskusją o różnych aspektach planowania w firmach produkcyjnych, które są wynikiem realizacji produkcji a nie procesem jej planowania.

Planowanie produkcji to element strategii

Planowanie produkcji to przede wszystkim proces ściśle powiązany z planowaniem działań strategicznych całego przedsiębiorstwa produkcyjnego.  Trudno jest oderwać tworzenie planu produkcyjnego w horyzoncie np. dwóch lat od analizy trendów sprzedaży, posiadanych mocy produkcyjnych czy planów marketingowych. Plany firmy działającej w realiach gospodarki rynkowej muszą być nieustannie dostosowywane do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Planowanie produkcji jest procesem podporządkowanym strategii biznesowej a nie wyłącznie odbiciem możliwości produkcyjnych przedsiębiorstwa.

Popytem rządzą trendy

Niestety mamy już dawno za sobą czasy, kiedy produkcja nie nadążała za popytem. W sklepach można było oglądać puste witryny, pod którymi tworzyły się komitety kolejkowe. Obecnie liczy się elastyczne dostosowanie do zmieniającego się popytu. Coraz większe znaczenia ma tzw. personalizacja produktu. To trend, który wchodzi w coraz to nowe branże produkcji. Klient może wybierać w dostępnych wzorach ozdabiania a nawet określać kształt i rozmiar wyrobów. To duże wyzwanie dla produkcji. Nie wystarczy już operować paletą farb. Poprzez kształt i wymiary klienci mogą wpływać na konstrukcję i technologię wytwarzania produktu.

Co można zaplanować?

Bez względu na to jak daleko wychodzimy naszym klientom naprzeciw, firma produkcyjna musi planować, żeby sprostać rosnącym wymaganiom rynku. Punktem wyjścia do planowania produkcji jest prognoza sprzedaży i opracowany na jej podstawie plan sprzedaży. Prognozy sprzedaży powstają zazwyczaj w działach marketingu. Tam opracowywane są analizy rynku, kreowane są wizje nowych produktów, powstaję plany kampanii marketingowych oraz inne narzędzia do sterowania popytem. Plany sprzedaży opracowuje się w działach handlowych. Dla firmy produkcyjnej plan sprzedaży to inaczej planowane przychody w czasie. Jest to zobowiązanie jakie przyjmują na siebie osoby odpowiedzialne za sprzedaż, poczynając od dyrektorów a kończąc na osobach bezpośrednio zaangażowanych w obsługę kanałów sprzedaży czy opiekę handlową nad poszczególnymi klientami. Planując sprzedaż analizuje się okresy z lat ubiegłych i planuje się rozwój firmy.

Sprzedaż vs produkcja

Z punktu widzenia działów produkcyjnych plan sprzedaży jest często oceniany jako zbyt ogólny. Planowanie sprzedaży rządzi się innymi prawami niż planowanie produkcji. W sprzedaży chodzi przede wszystkim o wypracowanie odpowiednich przychodów. Szacowana jest sprzedaż zazwyczaj w podziale na grupy produktowe. Grupy produktowe opracowywane są na potrzeby kanałów sprzedaży, kampanii marketingowych, etc. Z produkcją konkretnych wyrobów zazwyczaj ma to niewielki związek. Co więcej założenia sprzedażowe często zmieniają się w okresie realizacji. Produkcja oczekuje konkretów – listy produktów jakie ma wyprodukować. Sprzedaż może zazwyczaj podać szacowaną wartość sprzedaży z dokładnością do grupy. Dla firmy produkcyjnej są to dwa rozbieżne spojrzenia.

Konfrontacja czy współdziałanie?

Etapy planowania poprzez poszczególne działy firmy, poczynając od marketingu, poprzez dział sprzedaży, działy produkcyjne, zaopatrzenie itd. można zintegrować w jeden proces tzw. planowania zintegrowanego, określanego w literaturze fachowej mianem S&OP. Idea takiego podejścia do planowania polega na zaangażowaniu członków poszczególnych działów w przygotowanie spójnych i powiązanych ze sobą planów, które realizują strategię firmy a nie interesy poszczególnych działów.

Od teorii do praktyki…

Oczywiście idea integrowania działów w realizacji wspólnych celów organizacji zawsze jest słuszna. Tylko jak to przeprowadzić w praktyce? Stanęliśmy na tym, że dział handlowy „wyprodukował” plan sprzedaży. Ogólny zarys ilości i wartości przychodów, jakie chce wypracować na rynku. Dalej trzeba to przełożyć na plany produkcji. Produkcja chciałaby rozłożyć plan sprzedaży na indeksy produktów. Tutaj Excel może już nie wystarczyć. Budowanie planów na arkuszach kalkulacyjnych ma szereg wad. Przede wszystkim są to arkusze edytowane osobno w każdym z działów. Pracuje się na danych okresowo pobieranych lub wprowadzanych ręcznie z systemów ERP. Trudno utrzymać aktualność i spójność danych. Arkusze nie są w stanie przeliczać i kontrolować na bieżąco odniesień do danych z okresów poprzednich, odniesień do planów innych działów wprowadzanych w innych plikach. Bardzo trudno wdrożyć planowanie zintegrowane bez odpowiednich narzędzi.

Narzędzia do planowania

Szukając narzędzi do planowania należy wyjść od sprawdzenia czy takie narzędzia są w systemie ERP. Jeżeli system ERP pozwala planować, to nie musimy się martwić o aktualny dostęp do bieżących i archiwalnych danych. System ERP gromadzi w bazie danych informacje o wszystkich transakcjach. Możemy prześledzić trendy z lat ubiegłych, sprawdzić aktualną sprzedaż, zapasy i zaawansowanie produkcji. Mamy też w zasięgu ręki technologie, marszruty i BOM’y  – wszystko co potrzebujemy do planowania w pozostałych działach.

definicja-planu-sop-narzedzia-do-planowania

Czego jeszcze brakuje żeby planować, Excela? No tak, potrzebny jest mechanizm, który pozwoli konstruować powiązane ze sobą arkusze, podobne do takich jakie można przygotować w oderwanych od systemów ERP programach kalkulacyjnych. Narzędzia takie posiada np. system ERP Streamsoft Prestiż. W systemie tym każdy z działów definiuje arkusz planowania w uzgodnionym horyzoncie planistycznym: rok, miesiąc, kwartał, itp. Arkusze działów mają dostosowany poziom agregacji danych do możliwości poszczególnych działów.

zarzadzanie-produkcja-narzedzia-do-planowania

Dla marketingu i działu sprzedaży planowanie będzie prowadzone na poziomie grup produktowych, produkcja będzie planować na poziomie indeksów produktowych. Co więcej, plany te będą ze sobą powiązane, tzn. dział produkcji będzie miał w swoim arkuszu zagregowany plan sprzedaży pobrany z arkusza działu sprzedaży. W arkuszach definiowane są kolumny wyliczające dowolne dane pomocnicze z okresów bieżących lub poprzednich oraz potrzebne do planowania wskaźniki. Arkusze można wyposażyć w formuły definiowane w wewnętrznym języku systemu i wykorzystać je do przeliczania danych wg zadanych algorytmów. Plany definiowane w systemie ERP na bieżąco wyliczają postęp realizacji z transakcji jakie są wprowadzane podczas sprzedaży czy raportowania z produkcji.

plan-sprzedazy-na-kartoteki-hm-narzedzia-do-planowania

Zaprzęgamy narzędzia do pracy

W kolejnym etapie potrzebny będzie nam algorytm, który rozłoży plan sprzedaży na planowane indeksy wyrobów gotowych – algorytm deagregacji. W praktyce dąży się do określenia matematycznego modelu rozkładu planowanej sprzedaży zagregowanej w grupach produktowych. Analizuje się przy tym okresy poprzednie, często wielokrotnie dłuższe od okresu planowanego. W ten sposób następuje wstępne uśrednienie chwilowych odchyleń. Bardzo dobrze się składa, jeżeli model ten zbliżony jest np. do modelu rozkładu normalnego, tzw. rozkładu Gaussa, który zgodnie z centralnym twierdzeniem granicznym często występuje w otaczającym nas świecie. Jeżeli badany przez nas rozkład jest mocno zbliżony do rozkładu normalnego, to możemy skorzystać z pokaźnego arsenału matematyki statystycznej. W prosty sposób można np. odrzucić niestandardowe wyniki sprzedaży, kierując się regułą trzech sigm. Wystarczy obliczyć z otrzymanego rozkładu normalnego średnią i wartość odchylenia standardowego. Dla rozkładu normalnego reguła trzech sigma mówi, że 99,7 % wyników (w tym wypadku sprzedaży) mieści się w granicach odchylenia trzech odchyleń standardowych od średniej. Wszystko co leży dalej od średniej należy traktować jako wynik niestandardowy.

wykres-zaprzegamy-narzedzia-do-pracy

Jeżeli nasz rozkład podlega niestandardowym wahaniom, to przyjmuje się zazwyczaj za punkt wyjścia do deagregacji wyliczenie struktury sprzedaży dla poszczególnych grup produktowych. Mając do dyspozycji ilość sprzedaży w grupie, w analizowanym przedziale czasu wylicza się procent sprzedaży dla tej grupy, każdego z wyrobów. Planowaną ilość produkcji w tej samej grupie deagreguje się na poszczególne wyroby, wyliczając ilość wyrobu jako iloczyn wcześniej wyliczonego procentu sprzedaży i ilości planowanej w grupie.

zarzadzanie-produkcja-zaprzegamy-narzedzia-do-pracy

Co możemy jeszcze zaplanować?

Po deagregacji mamy w systemie opracowany plan produkcji. Do czego możemy taki plan wykorzystać? Przede wszystkim taki plan daje przybliżony obraz sytuacji z jaką trzeba będzie się zmierzyć w planowanym okresie. Jest to bardzo istotna informacja dla działów zaopatrzenia. Wychodząc od planu wyrobów gotowych, systemy ERP potrafią wyliczyć z tych danych jakie mają pokrycie w półproduktach na planowaną ilość wyrobów gotowych. Dalej wyliczają jakie jest zapotrzebowanie na materiały i surowce. W końcu można też znaleźć odpowiedź na pytanie czy mamy wystarczające moce produkcyjne, żeby wyprodukować to, co deklaruje sprzedać dział handlowy.

Sprawdź, jak nasz system ERP może usprawnić działanie Twojej firmy

Umów się z naszym konsultantem na bezpłatną prezentację systemu ERP.

Przedstawimy oferowane przez nas rozwiązania, dobrane pod kątem specyfiki branży, w której działa firma. Prezentacja jest jedną z najbardziej efektywnych form uzyskania informacji o możliwościach systemu ERP i korzyściach po jego wdrożeniu.

Wypełnij poniższy formularz: